Zaprimanje hitne žalbe i zahtjeva za pristup informacijama u glavnom uredu
U ponedjeljak, 16. lipnja 2025., u 15:50, glavni ured Ministarstva prostornoga uređenja zaprima veliku žutu omotnicu. Na omotnici piše „HITNO – žalba na rješenje“, ali je adresirana na Ministarstvo, dok je rješenje donio Gradski ured za prostorno uređenje Grada Splita. U omotnici su: žalba stranke, preslika rješenja od 2. lipnja 2025., liječnička potvrda i CD s fotografijama. Uz to, u istom je sandučiću ostavljen i zahtjev za pristup informacijama od novinara, bez potpisa i bez adrese. Službenica za uredsko poslovanje sutra ide na godišnji odmor, a zamjena nije upoznata s predmetom. Ured koristi elektronički sustav, ali papirnata pismena još nisu skenirana. U Ministarstvu vlada gužva zbog izrade novog zakona. Pitanja: kako postupiti s pošiljkom i rokovima?
1. Kako službenica mora postupiti s pristiglom pošiljkom: otvaranje, registracija, klasifikacija i prosljeđivanje? Obrazložite.
Read the worked answer
1. Otvaranje i pregled
- Pošiljku treba otvoriti odmah jer je označena kao hitna. Iznimka su pismena označena kao „osobno“ ili „povjerljivo“ koja se predaju ovlaštenoj osobi, ali to ovdje nije slučaj.
- Iz omotnice treba izdvojiti sve priloge, pregledati ih i provjeriti je li sadržaj potpun. CD s fotografijama treba zaštititi od oštećenja i evidentirati kao prilog.
2. Registracija i klasifikacija
- Pismeno se mora odmah upisati u elektronički sustav uredskog poslovanja: datum i vrijeme zaprimanja, pošiljatelj, vrsta pismena, broj priloga i oznaka „hitno“.
- Dodjeljuju se klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj. Ako je riječ o žalbi, predmet se povezuje s postojećim spisom ako postoji.
- Papirnato pismeno treba skenirati i povezati s elektroničkim zapisom. Ako skeniranje odmah nije moguće, u sustav se upisuje da je izvornik u papirnatom obliku i gdje se nalazi.
3. Provjera nadležnosti i prosljeđivanje
- Ministarstvo je vjerojatno drugostupanjsko tijelo za žalbu protiv rješenja Gradskog ureda. Zato se žalba ne šalje automatski Gradskom uredu, nego se registrira i od Gradskog ureda zatraži cijeli spis.
- Ako se utvrdi da Ministarstvo nije nadležno, pismeno se bez odgađanja prosljeđuje nadležnom tijelu i o tome obavještava pošiljatelj.
- Zamjenu treba pisano upoznati s predmetom, rokovima i mjestom gdje se nalaze prilozi. Samo usmena predaja nije dovoljna.
4. Hitnost
- Oznaka „hitno“ znači da se predmet rješava prioritetno. Ako službenica odlazi na godišnji odmor, mora imenovati zamjenu i predati joj predmet uz potpis.
2. Je li žalba podnesena u roku i koje je tijelo nadležno? Kako utječe datum zaprimanja u Ministarstvu?
Read the worked answer
Nadležnost: žalba protiv rješenja Gradskog ureda za prostorno uređenje podnosi se drugostupanjskom tijelu, u ovom slučaju ministarstvu nadležnom za prostorno uređenje. Stranka je žalbu poslala izravno Ministarstvu, što je dopušteno. Ministarstvo tada zatraži spis od prvostupanjskog tijela i odlučuje o žalbi.
Rok:
- Žalba se podnosi u roku od 15 dana od dostave rješenja. Za ocjenu pravodobnosti nije odlučan datum rješenja (2. lipnja 2025.), nego datum kada je rješenje dostavljeno stranci.
- Ako je rješenje dostavljeno, primjerice, 5. lipnja, rok je istekao 20. lipnja, pa je žalba zaprimljena 16. lipnja pravodobna.
- Ako je rješenje dostavljeno ranije, treba provjeriti je li žalba ipak predana u roku, primjerice predajom na poštu. Kod pošte se kao datum predaje uzima datum predaje pošti, a ne datum zaprimanja u Ministarstvu.
- Liječnička potvrda može biti relevantna ako je stranka propustila rok zbog opravdanog razloga. Tada se može razmatrati povrat u prijašnje stanje, ali se to mora zatražiti na propisani način i u propisanom roku.
Datum zaprimanja u Ministarstvu: ako je žalba upućena izravno drugostupanjskom tijelu, danom podnošenja smatra se dan kada je Ministarstvo zaprimilo žalbu. Zato je važno točno evidentirati 16. lipnja 2025. u 15:50. Ako je žalba poslana poštom, treba sačuvati omotnicu i provjeriti poštanski žig.
Zaključak: bez datuma dostave rješenja ne može se konačno utvrditi pravodobnost. Ministarstvo mora zatražiti dostavnicu od Gradskog ureda i tek tada odlučiti. Žalbu ne treba odbaciti samo zato što je adresirana na Ministarstvo.
3. Što učiniti sa zahtjevom za pristup informacijama koji nema potpis ni adresu i koji je ostavljen u sandučiću?
Read the worked answer
Zahtjev treba evidentirati, ali se ne može odmah meritorno riješiti. Zakon o pravu na pristup informacijama traži da zahtjev sadrži podatke o podnositelju i opis tražene informacije. Zahtjev bez potpisa i bez adrese ne omogućuje dostavu odgovora.
Postupanje:
- Evidentirati zaprimanje u uredskom sustavu, s napomenom da je ostavljen u sandučiću i da nema podataka o podnositelju.
- Provjeriti je li zahtjev anoniman. Ako se ne može utvrditi identitet ni adresa, tijelo nije dužno postupati po njemu kao po zahtjevu. Ipak, sadržaj treba pregledati kako bi se utvrdilo traži li se možda informacija koja je već javno objavljena.
- Ako je novinar poznat iz drugih kontakata, službenik ga može kontaktirati i zatražiti dopunu. No to ne smije činiti na štetu zaštite podataka.
- Ako se zahtjev može dopuniti, uputiti poziv za dopunu s rokom i upozorenjem da će se, ako dopuna ne stigne, zahtjev odbaciti.
- Rok od 15 dana za odgovor teče od zaprimanja potpunog zahtjeva, a ne od zaprimanja nepotpunog. Zato je važno zabilježiti kada je dopuna primljena.
Posebna pažnja: CD s fotografijama i liječnička potvrda mogu sadržavati osobne podatke. Ne smiju se javno objavljivati bez pravne osnove. Ako se traži pristup tim podacima, treba primijeniti test razmjernosti i zaštititi osobne podatke trećih osoba.
Zaključak: zahtjev se ne smije ignorirati, ali se ne mora odmah odgovoriti na nepotpun ili anoniman zahtjev. Treba ga registrirati, pokušati utvrditi podnositelja i dokumentirati svaki korak.