Uredsko poslovanje i upravljanje dokumentacijom
Ova cjelina provjerava kako se u javnopravnom tijelu zaprima, evidentira, označava, dostavlja i čuva dokumentacija, u papirnatom i u elektroničkom obliku, te kako se izdvaja arhivsko gradivo.
Evidentiranje i označavanje
- Svaki primitak evidentira se u urudžbeni zapisnik istoga dana kada je zaprimljen; ne evidentira se „naknadno“.
- Spis dobiva klasifikacijsku oznaku (Klasa) i urudžbeni broj (URBROJ); oznaka sadrži ustrojstvenu jedinicu, godinu, predmet i redni broj.
- Elektroničko uredsko poslovanje vodi se u sustavu (e-Spis); zaprimanje u informacijskom sustavu bilježi se s vremenom zaprimanja i identitetom pošiljatelja.
- Dostava se obavlja prema pravilima postupka; elektronička dostava traži odgovarajuću razinu pouzdanosti (kvalificirani elektronički potpis ili pečat, vremenska oznaka).
Rokovi i čuvanje
- Rokovi za postupanje teku od zaprimanja urednog podneska; za zahtjev za pristup informacijama rok je 15 dana, uz mogućnost produljenja u složenim predmetima.
- Registraturni plan određuje rokove čuvanja i sudbinu gradiva; arhivsko gradivo izdvaja se i predaje nadležnom arhivu, a o izdvajanju se vodi arhivska knjiga.
Primjer s obrazloženjem
Zahtjev za pristup informacijama zaprimljen je 12. veljače. Tijelo ga istog dana evidentira, dodjeljuje oznaku i određuje rok od 15 dana, koji istječe 27. veljače. Ako bi 27. veljače bio neradni dan, rok bi se pomaknuo na prvi sljedeći radni dan.
Zamke
- Evidentiranje podneska tek kad ga preuzme zaduženi službenik.
- Tumačenje URBROJA kao pukog rednog broja bez veze sa spisom.
- Slanje osjetljivih podataka običnim e-mailom bez zaštite.
- Čuvanje kopija „zauvijek“ mimo registraturnog plana.