Pemecahan Paket dan Harga Katalog Elektronik di Atas Harga Pasar
PPK pada Dinas Kesehatan merencanakan pengadaan tiga jenis bahan medis habis pakai untuk satu rumah sakit: alat suntik, sarung tangan, dan cairan infus. Total kebutuhan setahun Rp570 juta, dengan kebutuhan masing-masing jenis sekitar Rp190 juta dan akan digunakan pada periode yang sama di gudang yang sama. Seluruh barang tersedia dalam katalog elektronik. Karena nilai tiap jenis berada di bawah batas Rp200 juta untuk pengadaan langsung, staf mengusulkan tiga transaksi e-purchasing terpisah agar tidak perlu tender. Saat memeriksa katalog, PPK menemukan harga alat suntik di katalog sekitar 12% lebih tinggi daripada hasil survei pasar dan HPS, sementara cairan infus yang dibutuhkan memiliki spesifikasi berbeda dari yang tersedia di katalog. Penyedia dalam katalog menyatakan harga sudah ditetapkan dan menolak bernegosiasi.
1. Apakah pemecahan menjadi tiga transaksi e-purchasing dapat dibenarkan? Jelaskan uji yang harus digunakan.
Read the worked answer
Pemecahan paket untuk menghindari metode atau prosedur yang seharusnya berlaku merupakan praktik yang dilarang, meskipun setiap transaksi secara individual memenuhi ambang pengadaan langsung.
Uji yang digunakan bukan pada nilai per jenis barang, melainkan pada kesatuan kebutuhan:
- Apakah barang memiliki fungsi dan tujuan yang sama untuk satu unit pengguna?
- Apakah digunakan pada lokasi dan periode yang sama?
- Apakah direncanakan dalam satu anggaran dan satu rencana pengadaan?
- Apakah jika digabung akan mengubah metode yang seharusnya dipakai?
Dalam kasus ini, tiga jenis bahan medis untuk satu rumah sakit, dengan periode dan gudang yang sama, merupakan satu paket kebutuhan yang tidak wajar dipecah. Penggabungan menghasilkan nilai Rp570 juta sehingga tidak dapat lagi menggunakan pengadaan langsung dan harus melalui metode yang sesuai, misalnya tender atau e-purchasing sebagai satu paket.
Pemecahan hanya dapat dibenarkan jika kebutuhan memang benar-benar terpisah, misalnya waktu penggunaan berbeda jauh atau unit pengguna berbeda, dan alasannya didokumentasikan. Risiko pemecahan adalah temuan audit, pembatalan transaksi, dan potensi kerugian negara dari harga yang tidak kompetitif.
2. Apa yang dapat dilakukan PPK menghadapi harga katalog alat suntik yang 12% lebih tinggi dari survei pasar?
Read the worked answer
Katalog bukan harga mati yang tidak dapat diuji. PPK tetap wajib memastikan nilai pengadaan wajar.
- Lakukan negosiasi harga dengan penyedia dalam katalog. Pada e-purchasing, PPK memiliki ruang untuk menegosiasikan harga, terutama ketika terdapat bukti pembanding berupa survei pasar dan HPS. Ajukan data pembanding secara tertulis, bukan sekadar permintaan potongan.
- Gunakan penyedia katalog lain yang menawarkan barang dengan spesifikasi setara dan harga lebih rendah. Katalog biasanya memuat lebih dari satu penyedia untuk produk sejenis.
- Dokumentasikan perbandingan: hasil survei pasar, HPS, dan penawaran katalog disimpan sebagai dasar negosiasi dan bahan audit.
- Jangan membeli di luar katalog selama barang tersedia di katalog dan e-purchasing merupakan prosedur yang diwajibkan, karena akan menjadi pelanggaran prosedur.
Jika penyedia tetap menolak dan tidak ada alternatif, PPK dapat melanjutkan dengan catatan alasan tertulis mengapa harga tersebut diterima, atau mengusulkan peninjauan harga katalog kepada pengelola katalog melalui UKPBJ. Yang tidak boleh adalah menyetujui harga tinggi tanpa analisis dan tanpa jejak dokumen.
3. Bagaimana PPK menangani cairan infus yang spesifikasinya tidak tersedia di katalog?
Read the worked answer
Ketidaktersediaan produk yang sesuai tidak boleh diselesaikan dengan membeli barang yang tidak memenuhi spesifikasi, karena akan membahayakan layanan medis dan menjadi temuan.
Langkah yang dapat dipertanggungjawabkan:
- Pastikan kebutuhan klinis: verifikasi bersama instalasi farmasi apakah spesifikasi tersebut benar-benar diperlukan atau ada produk setara di katalog. Perbedaan spesifikasi harus diuji secara teknis, bukan administratif.
- Dokumentasikan ketidaktersediaan: simpan tangkapan layar katalog, hasil pencarian, dan keterangan pengelola katalog sebagai bukti bahwa produk tidak tersedia.
- Gunakan metode lain sesuai nilai dan ketentuan yang berlaku untuk bagian yang tidak tersedia di katalog, dengan dokumen pemilihan dan evaluasi yang tetap mengacu pada spesifikasi klinis.
- Usulkan penambahan produk ke katalog melalui UKPBJ kepada pengelola katalog agar kebutuhan serupa tidak berulang.
- Jaga konsistensi paket: bagian yang tersedia di katalog dan bagian yang tidak tersedia perlu dikelola agar tidak menimbulkan kesan pemecahan paket. Jika memungkinkan, gabungkan dalam satu strategi pengadaan dengan justifikasi tertulis.
Inti pertanggungjawabannya adalah adanya bukti bahwa PPK telah menguji alternatif sebelum memilih prosedur di luar katalog.