Manajemen Data, Dokumentasi, dan Sistem Informasi Mutu
Domain ini menguji kemampuan memastikan bahwa data yang dipakai asesor akurat, mutakhir, dan terlacak. Banyak temuan gagal dipertahankan karena dokumen yang diajukan bukan versi berlaku atau angkanya berbeda antarsistem.
Dokumentasi mutu
Dokumen SPMI lazim berjenjang: kebijakan, manual, standar, formulir, dan bukti atau rekaman pelaksanaan. Dokumen harus dikendalikan: ada nomor, versi, tanggal berlaku, pemilik, persetujuan, dan masa simpan. Tanpa kontrol versi, dua dokumen kurikulum yang berbeda dapat sama-sama diklaim berlaku.
Sistem informasi dan kualitas data
Sumber data utama mencakup PDDikti, SISTER, sistem akademik, dan sistem informasi mutu internal. Prinsipnya one data: definisi, periode, dan populasi harus konsisten. Kualitas data dinilai dari akurasi, kelengkapan, konsistensi, ketepatan waktu, dan validitas. Perhatikan pula keamanan: akses berbasis peran, jejak audit, cadangan yang diuji, serta perlindungan data pribadi sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Contoh kerja
Prodi menyerahkan dua versi dokumen kurikulum: versi 2022 tanpa nomor persetujuan dan versi 2023 dengan tanda tangan dekan. Asesor tidak memilih yang paling menguntungkan. Langkahnya: periksa daftar induk dokumen, cari surat penetapan, cocokkan dengan data kurikulum di PDDikti, dan konfirmasi kepada unit penjaminan mutu. Jika versi 2023 yang sah, semua penilaian butir kurikulum memakai versi itu; versi 2022 hanya boleh dipakai sebagai bukti historis dengan catatan statusnya.
Jebakan
- Menggunakan tangkapan layar tanpa metadata, tanggal, atau alamat sistem.
- Mencampur data semester berbeda tanpa menyebut periode.
- Menganggap cadangan aman tanpa pernah diuji pemulihannya.
- Mengakses atau membagikan data pribadi di luar kewenangan penugasan.
- Menerima angka dari dua sistem yang berbeda tanpa rekonsiliasi.
- Menyimpan salinan data prodi di perangkat pribadi setelah penugasan selesai.