E-mail o pleśni: stanowczo, ale bez groźby wstrzymania czynszu
Joanna przygotowuje się do pisemnej części egzaminu na poziomie B2. Ma napisać formalny e-mail do wynajmującego w sprawie zawilgocenia i pleśni w sypialni. Limit wynosi 180–220 słów. W poleceniu trzeba uwzględnić trzy fakty: pleśń pojawiła się trzy tygodnie temu, w sypialni śpi dwoje dzieci, a Joanna ma zdjęcia i protokół oględzin z 12 stycznia. Trzeba też sformułować dwie prośby: o naprawę do 15 lutego i o pisemne potwierdzenie terminu. Joanna nie ma potwierdzenia, że wynajmujący odebrał wcześniejsze wiadomości. Zastanawia się, czy dopisać groźbę wstrzymania czynszu i zgłoszenia do inspekcji sanitarnej, czy raczej poprosić o obniżkę czynszu. Obawia się, że zbyt ostre sformułowania pogorszą relacje, ale chce, by e-mail był stanowczy. Musi też zdecydować, czy użyć formy „Pani” czy „Szanowna Pani”, i czy podać numer umowy.
1. Które dwie prośby Joanna powinna sformułować wprost, a które żądania lepiej zostawić poza e-mailem? Uzasadnij.
Read the worked answer
Wprost należy sformułować naprawę do 15 lutego oraz pisemne potwierdzenie terminu. Są konkretne, wykonalne i mieszczą się w limicie 180–220 słów. Obniżkę czynszu można dodać jako prośbę do rozważenia, ale nie jako główne żądanie. Wstrzymanie czynszu i zgłoszenie do sanepidu lepiej zostawić poza e-mailem, bo brzmią jak groźba i mogą osłabić współpracę. Zamiast tego można napisać, że brak odpowiedzi zmusi Joannę do rozważenia dalszych kroków, bez wymieniania ich. To zachowuje stanowczość i nie zamyka drogi do porozumienia.
2. Jakie elementy formalne powinny znaleźć się w nagłówku i pierwszym akapicie, aby e-mail był skuteczny?
Read the worked answer
W nagłówku: formuła Szanowna Pani lub Szanowna Pani z nazwiskiem, data, temat Zgłoszenie wady i prośba o naprawę - lokal przy ul. .... W pierwszym akapicie: kim jest Joanna, jaka umowa, jaki lokal, od kiedy problem, że wcześniejsze próby kontaktu nie przyniosły odpowiedzi. Nie należy zaczynać od emocji ani od ogólnych oskarżeń. Potem fakty: pleśń trzy tygodnie, dzieci śpiące w sypialni, zdjęcia i protokół z 12 stycznia. Na końcu dwie prośby, termin odpowiedzi, podpis i dane kontaktowe. Numer umowy warto podać, bo identyfikuje sprawę.
3. Joanna waha się między „Pani” a „Szanowna Pani”. Co wybrać i dlaczego?
Read the worked answer
W piśmie formalnym do wynajmującego, zwłaszcza w sporze, bezpieczniejsza jest forma Szanowna Pani. Sama forma Pani może być zbyt bezpośrednia lub poufała, choć nie jest obraźliwa. Jeśli wcześniej strony używały imion, można napisać Szanowna Pani Anno, ale w egzaminie lepiej zachować dystans. Ważna jest spójność: przy Szanowna Pani kończy się list Z poważaniem, a nie Pozdrawiam. To nie jest pytanie o pamięć, tylko o rejestr i konsekwencję stylistyczną.