औपचारिक शिकायत-पत्र के प्रारंभ और ‘प्रति/सेवा में’ का प्रयोग
कक्षा 10 की हिंदी परीक्षा में 12 विद्यार्थियों को ‘नगर पालिका आयुक्त को मोहल्ले में जलभराव की शिकायत’ पर औपचारिक पत्र लिखना था। तीन प्रारंभिक पंक्तियाँ सामने आईं:
- “सविनय निवेदन यह है कि मैं आपका ध्यान अपने मोहल्ले की ओर आकर्षित करना चाहता हूँ।”
- “प्रति, नगर पालिका आयुक्त महोदय, विषय: जलभराव।”
- “महोदय, आपको यह बताना है कि हमारे मोहल्ले में पानी भर गया है।” शिक्षक को 5-बिंदु रूब्रिक (विषय-पंक्ति, संबोधन, औपचारिकता, तथ्य, कार्य-सुझाव) से 10 अंक देने हैं। 7 विद्यार्थियों ने ‘प्रति’ और ‘सेवा में’ दोनों लिखे; 4 ने विषय-पंक्ति नहीं लिखी; 2 ने ‘तुम/आप’ मिलाया। पत्र में तारीख और हस्ताक्षर की जगह भी निर्धारित है; एक छात्र ने ‘भवदीय’ के स्थान पर केवल ‘आपका’ लिखा। शिक्षक चाहते हैं कि मूल्यांकन केवल वाक्य-सुंदरता पर न हो, बल्कि प्रारूप और उद्देश्य पर हो।
1. तीनों प्रारंभिक पंक्तियों को औपचारिक पत्र के मानकों पर क्रम दीजिए और बताइए कौन-सी पंक्ति सबसे कम उपयुक्त है।
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क्रम: 1 सबसे उपयुक्त, 3 मध्यम, 2 सबसे कम उपयुक्त-यदि इसे ‘प्रारंभ’ माना जाए।
पंक्ति 1 में ‘सविनय निवेदन’ से औपचारिकता है और ‘ध्यान आकर्षित करना’ उद्देश्य बताता है; हालाँकि इसमें ‘मैं’ है और शिकायत अभी स्पष्ट नहीं, फिर भी यह आगे बढ़ने लायक विनम्र शुरुआत है। पंक्ति 3 में ‘महोदय’ ठीक है, पर ‘आपको यह बताना है’ आदेशात्मक और अनौपचारिक लगता है; शिकायत का तथ्य है, पर विनम्रता कम है। पंक्ति 2 प्रारूप का टुकड़ा है, प्रारंभ नहीं: ‘प्रति’ पत्र के भीतर पता/संदर्भ के लिए होता है, संबोधन के लिए ‘सेवा में’ उपयुक्त है; ‘प्रति’ और ‘सेवा में’ दोनों एक साथ संबोधन में नहीं लिखे जाने चाहिए।
2. पत्र का पहला पैराग्राफ (संबोधन, विषय, उद्देश्य) 60-80 शब्दों में लिखिए।
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सेवा में, श्रीमान नगर पालिका आयुक्त महोदय, नगर पालिका कार्यालय, [नगर का नाम]
विषय: मोहल्ले में जलभराव की समस्या के निवारण हेतु।
महोदय, सविनय निवेदन है कि हमारे मोहल्ले में पिछले तीन दिनों से वर्षा का पानी भरा हुआ है। गलियों में कीचड़ और जलभराव के कारण बच्चों, वृद्धों तथा रोगियों को आने-जाने में कठिनाई हो रही है। कृपया नालियों की सफाई कराकर पानी निकासी की व्यवस्था शीघ्र कराने की कृपा करें।
भवदीय, [नाम], [पता], [तारीख]।
3. ‘प्रति’ और ‘सेवा में’ के प्रयोग पर 3-बिंदु स्पष्टीकरण दीजिए; साथ में बताइए कि रूब्रिक का कौन-सा बिंदु किस पंक्ति में प्रभावित होता है।
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- ‘सेवा में’ संबोधन का हिस्सा है; यह पत्र के आरंभ में अधिकारी को संबोधित करने के लिए आता है। 2. ‘प्रति’ का प्रयोग पत्र के भीतर संदर्भ, पता या प्रेषण-सूचना के लिए होता है; इसे ‘सेवा में’ के साथ संबोधन की तरह नहीं रखना चाहिए। 3. यदि ‘प्रति’ और ‘सेवा में’ दोनों लिखे जाएँ तो प्रारूप दोहरा और भ्रमित करने वाला हो जाता है; इससे ‘संबोधन’ और ‘औपचारिकता’ दोनों बिंदु प्रभावित होते हैं।
पंक्ति 2 में ‘प्रति’ का गलत स्थान ‘संबोधन’ बिंदु को कमजोर करता है; पंक्ति 3 में ‘बताना है’ ‘औपचारिकता’ बिंदु को; और विषय-पंक्ति न लिखने पर ‘विषय-पंक्ति’ बिंदु प्रभावित होता है। ‘तथ्य’ और ‘कार्य-सुझाव’ अलग से देखे जाने चाहिए, क्योंकि अच्छी शुरुआत भी अधूरे तथ्यों की भरपाई नहीं कर सकती।