পত্রলেখন: ব্যক্তিগত ও আনুষ্ঠানিক পত্র
পত্রলেখন বিভাগে ব্যক্তিগত পত্র ও আনুষ্ঠানিক পত্রের বিন্যাস, ভাষা ও উদ্দেশ্য যাচাই করা হয়। আবেদনপত্র, অভিনন্দন, সমবেদনা বা অনুরোধ-প্রতিটির আলাদা ভঙ্গি আছে।
মূল নিয়ম
- বিন্যাস: প্রেরকের ঠিকানা, তারিখ, প্রাপকের ঠিকানা, সম্বোধন, বিষয় (আনুষ্ঠানিক পত্রে), মূল বক্তব্য, সমাপ্তি, স্বাক্ষর।
- ব্যক্তিগত পত্রে হৃদ্যতা ও সহজ ভাষা; আনুষ্ঠানিক পত্রে সংক্ষিপ্ততা, স্পষ্টতা ও বিনয়।
- একটি পত্রে একটি মূল উদ্দেশ্য; অপ্রাসঙ্গিক বিবরণ বাদ দিন।
- আবেদনে কারণ, তারিখ/সময় ও অনুরোধ স্পষ্টভাবে লিখুন।
- সম্বোধন ও সমাপ্তি সুসংগত রাখুন: ‘জনাব’ এর সঙ্গে ‘নিবেদক’।
নমুনা
প্রধানশিক্ষকের কাছে অসুস্থতাজনিত ছুটির আবেদন। বিষয়: ‘অসুস্থতার জন্য ছুটির আবেদন’। বক্তব্য: অসুস্থতার কারণ, ছুটির তারিখ, missed কাজ পূরণের আশ্বাস, বিনীত অনুরোধ। যুক্তি: বিষয় ও কারণ একসঙ্গে থাকলে প্রাপক দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারেন; তারিখ না দিলে আবেদন অসম্পূর্ণ।
যে ভুলে নম্বর কাটে
- তারিখ বা বিষয় বাদ দেওয়া।
- আনুষ্ঠানিক পত্রে অতিরিক্ত আবেগ।
- সম্বোধন ও সমাপ্তির অসংগতি।
- স্বাক্ষরের জায়গায় নাম না লেখা।