तीन मसौदों में से एक सूचना चुनना (हदबंदी सूचना)

मसौदा-1 अशुद्ध - कर्ता-क्रिया वचन-संबंध। 'सभी किसान ... लाना है' में कर्ता बहुवचन है पर क्रिया एकवचन। शुद्ध: 'सभी किसानों को अपने-अपने दस्तावेज लाने चाहिए।' या आदेशात्मक रूप में: 'सभी किसान अपने-अपने दस्तावेज लाएँ।' सरकारी सूचना में 'लाना है' जैसा अनौपचारिक प्रयोग नहीं चलता।

मसौदा-2 में दो दोष। पहला, 'के द्वारा' अनावश्यक है - कर्ता कारक स्वयं 'द्वारा' से बनता है, 'के' जोड़ना अशुद्ध प्रयोग है। दूसरा, 'सूचना' स्त्रीलिंग है, अतः 'जारी किया जा रहा है' नहीं, 'जारी की जा रही है'। शुद्ध: 'यह सूचना तहसील कार्यालय द्वारा जारी की जा रही है।'

मसौदा-3 व्याकरण की दृष्टि से शुद्ध है - संबंधवाचक 'जिन ... उन्हें' का युग्म ठीक है और 'अनिवार्य' का प्रयोग उपयुक्त है। इसे आधार बनाकर पहले दो मसौदों को सुधारा जा सकता है। लिपिक का यह कहना कि लिंग-भेद से अर्थ नहीं बदलता, गलत है: औपचारिक सूचना में व्याकरण ही प्रामाणिकता का संकेत है।

'15 जून को' उचित है। 'तक' सीमा सूचक है - उसका अर्थ है कि किसान 15 जून को किसी भी समय, सायंकाल तक भी, आ सकता है। हदबंदी एक नियत समय पर होने वाली कार्यवाही है, अतः तिथि और समय दोनों बँधे होने चाहिए: '15 जून को प्रातः 10 बजे उपस्थित रहें।' 'तक' लिखने से बाद में यह विवाद उठेगा कि किसान देर से आया और कार्यवाही उसकी अनुपस्थिति में हो गई; सूचना ही दोषी मानी जाएगी।

'अनिवार्य' चुनें। 'अनिवार्य' का अर्थ है जिसका निवारण न हो सके, अर्थात् जो टाला न जा सके - उपस्थिति के संदर्भ में यही सटीक है। 'अपरिहार्य' भी 'जिसका परिहार न हो सके' के अर्थ में प्रयुक्त होता है, पर सरकारी पत्राचार में उपस्थिति के लिए 'अनिवार्य' ही स्थायी प्रयोग है। सूचना में एक ही शब्द दोहराएँ, पर्यायवाची बदलें नहीं, अन्यथा पाठक अर्थ-भेद खोजता है।

प्रश्न को दो हिस्सों में बाँटना होगा, क्योंकि दोनों के नियम भिन्न हैं।

दस्तावेज जमा कराना - यह कार्य प्रतिनिधि के माध्यम से हो सकता है, बशर्ते मूल दस्तावेज, किसान का पहचान-पत्र, भाई का पहचान-पत्र और किसान की लिखित अधिकृति (हस्ताक्षर सहित) साथ हों। सूचना में यह सूची स्पष्ट लिखें, ताकि काउंटर पर विवाद न हो।

हदबंदी में पक्षकार की उपस्थिति - सीमांकन पर सीमा-विवाद न होने की सहमति संबंधित पक्षकार स्वयं देता है। यदि किसान स्वयं उपस्थित नहीं हो सकता तो सूचना में लिखें कि वह पूर्व सूचना देकर नई तिथि ले सकता है, या लिखित अधिकृति के साथ प्रतिनिधि भेज सकता है, जिसे संबंधित नियम के अंतर्गत स्वीकार किया जाएगा।

सूचना में 'भाई को भेजना मान्य है' जैसा अस्पष्ट वाक्य न लिखें - शर्तें लिखें, छूट नहीं। बाद में यही सूचना प्रमाण बनेगी।