دانش تخصصی شغلی
این بخش بر پایه «شرح شغل» و «گروه شغلی» آگهی طراحی می‌شود و برای مشاغل اداری، مالی، فنی و بهداشتی متفاوت است. نخست منابع اعلام‌شده و شرح شغل را بخوانید؛ سپس مفاهیم مشترک دفتری و اداری را تمرین کنید.
امور اداری
- نامه اداری: ارتباط با یک واحد یا شخص مشخص.
- بخشنامه: دستور کلی و لازم‌الاجرا برای واحدهای زیرمجموعه.
- دستورالعمل: جزئیات روش اجرای یک کار.
- صورتجلسه: زمان، مکان، حاضران و مصوبات جلسه.
- بایگانی: تفکیک پرونده‌ها بر پایه شماره و موضوع.
ساختار سازمانی و مالی
- سلسله‌مراتب از مدیرکل به معاون و کارشناس.
- هر پست باید شرح شغل و شرح وظایف داشته باشد.
- گردش کار باید مکتوب و قابل پیگیری باشد.
- در گروه مالی: بودجه سالانه، حسابداری دولتی و کنترل داخلی.
مثال حل‌شده
پرسش: برای ابلاغ یک رویه جدید به همه واحدهای استان، کدام سند مناسب است؟ نامه شخصی، اطلاعیه، بخشنامه یا صورتجلسه؟ چون مخاطب همه واحدها و محتوا الزام‌آور است، بخشنامه درست است. اطلاعیه آگاهی‌بخش است و الزام اجرایی ندارد؛ صورتجلسه ثبت مذاکره است.
دام‌های آزمون
- یکی گرفتن بخشنامه با اطلاعیه.
- نوشتن صورتجلسه بدون مصوبات.
- نادیده گرفتن شرح شغل در پرسش‌های تخصصی.
- فرض کردن یک منبع واحد برای همه مشاغل.