Permis d'exploiter : un délai, une signature, un lien de parenté
Vous êtes fonctionnaire stagiaire depuis quatre mois au ministère, au service des autorisations d'établissement. Trois éléments arrivent le même mardi matin :
- Le dossier « Nordic Snacks S.à r.l. », demande d'autorisation d'exploiter un commerce de restauration. Vous découvrez que le gérant est le beau-frère de votre chef de service, lequel a visé le dossier « vu et transmis ».
- Votre collègue, en congé jusqu'à lundi, vous laisse une décision à signer à sa place. Le délai de rigueur de trois mois expire vendredi à minuit. Or le dossier ne contient ni l'avis obligatoire de la commune ni la preuve que la société a été entendue sur les griefs relevés.
- Le conseil de la société vous invite jeudi à un déjeuner de travail (valeur estimée 120 €) « pour préparer l'audition ».
Vous n'avez aucune délégation de signature. Le chef de service est injoignable jusqu'à mercredi 14h00.
1. Traitez le conflit d'intérêts et l'invitation au déjeuner : que faites-vous, que ne faites-vous pas, sur quels principes ?
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Faits à qualifier. Le gérant est un parent par alliance du chef de service, qui a déjà visé le dossier : le risque d'impartialité porte d'abord sur lui, mais aussi sur vous dès lors que vous instruisez sous son autorité. L'invitation émane d'une partie intéressée à une décision que vous contribuez à préparer.
Principe applicable. Le statut général des fonctionnaires (loi du 16 avril 1979) impose impartialité, probité et réserve ; le principe du « retrait » de l'agent qui a un intérêt personnel, direct ou indirect, à l'affaire découle de l'exigence d'impartialité. L'apparence compte autant que la réalité : une décision favorable signée par un proche serait attaquable même prise honnêtement.
Ce que je fais.
- Je signale la situation par écrit, le jour même, à la direction (chef de service absent : son supérieur ou le directeur), en demandant que le dossier soit réattribué à un autre agent et que le visa du chef soit lui-même réexaminé.
- Je refuse l'invitation par un courriel bref et tracé : « Pour des raisons déontologiques, je ne peux pas accepter une invitation d'un demandeur pendant l'instruction de son dossier ; l'audition se tiendra dans nos locaux. »
- Si un cadeau arrive malgré tout, je le remets au service selon la procédure interne et je le consigne.
Ce que je ne fais pas. Ni accepter, ni reporter l'information à plus tard ; ne pas me contenter d'un accord oral du chef ; ne pas instruire seul le dossier en espérant que « ce ne sera pas remarqué ».
2. Le délai expire vendredi et vous n'avez pas de délégation de signature. Analysez les options et dites ce que vous faites concrètement.
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Verrou 1 - la signature. Sans délégation, signer serait une usurpation de fonction : l'acte serait irrégulier et ma responsabilité personnelle engagée. Signer « pour » la collègue, ou antidater, est exclu sans discussion.
Verrou 2 - le fond. Le dossier est incomplet sur deux points procéduraux : avis communal obligatoire et contradictoire non documenté. Signer maintenant exposerait la décision à l'annulation, même si elle était favorable.
Options, par ordre de préférence.
- Obtenir le signataire compétent : alerter dès mardi 8h30 le directeur ou son suppléant, par courriel avec accusé, en exposant la date-butoir. Le congé de la collègue ne prive pas l'administration de tout signataire : il existe une suppléance à activer.
- Compléter en 48 heures : appeler la commune pour l'avis (souvent un simple courriel suffit), envoyer à la société une lettre d'observation avec délai de réponse court et preuve de réception. Si le contradictoire est établi avant vendredi, le signataire peut décider.
- Assumer le silence : si rien n'est possible, ne pas fabriquer d'acte. Vérifier le régime applicable au silence gardé par l'administration pour ce type d'autorisation (le plus souvent un refus implicite ouvrant recours). Le cas échéant, informer le demandeur par écrit de l'état du dossier et de ses voies de recours - c'est la loyauté procédurale.
Traçabilité. Un courriel récapitulatif mardi matin : faits, délai, pièces manquantes, démarches engagées. C'est ce document qui protégera l'administration en cas de contentieux, pas une signature arrachée.
3. Rédigez la note (8 à 10 lignes) que vous adressez mercredi au chef de service à son retour, en restant factuel et sans dramatiser.
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Note à l'attention de M. le chef de service - objet : dossiers en cours, situation au mardi soir
- Dossier Nordic Snacks S.à r.l. Le gérant est votre beau-frère. Afin de préserver l'apparence d'impartialité, j'ai saisi la direction mardi matin pour proposer une réattribution du dossier et un réexamen de votre visa « vu et transmis ». Aucune démarche n'a été faite auprès du demandeur en dehors de l'accusé de réception.
- Décision dont le délai expire vendredi. Le dossier est incomplet : avis communal absent, contradictoire non documenté. Je n'ai pas de délégation de signature et je n'ai donc rien signé. J'ai alerté la direction, relancé la commune par téléphone et par courriel, et adressé au demandeur une demande d'observations avec accusé de réception.
- Invitation. Le conseil de la société m'a proposé un déjeuner jeudi (environ 120 €). J'ai décliné par écrit au motif de l'instruction en cours ; l'audition est maintenue dans nos locaux.
Je reste à votre disposition pour reprendre ces trois points dès votre retour. (Signature)
Pourquoi cette forme : trois paragraphes numérotés, un fait par paragraphe, aucune appréciation sur les personnes, mentions horodatées des démarches. La note informe et protège, elle ne reproche rien.