Trois demandes, trois régimes : transparence, données personnelles, proportionnalité

Demande a - journaliste. Le contrat est un document administratif : accès de principe au titre de la loi de 2018 sur l'administration transparente et ouverte. La liste nominative des agents est en revanche une donnée personnelle : elle ne suit pas le même régime.

• Contrats : communication, avec occultation des mentions sans lien avec la transparence (comptes bancaires, signatures manuscrites, données personnelles de salariés, secrets d'affaires identifiables). Le montant, l'objet, la durée, les pénalités restent communicables.
• Liste nominative : refus, ou communication sous forme agrégée (« 6 agents affectés, dont 4 à temps partiel »). Aucun texte n'oblige à nommer des agents non décisionnaires.

Demande b - père. Ce n'est pas une demande d'accès à un document mais un traitement de données (vidéosurveillance). Base légale à vérifier dans la délibération/le règlement qui a autorisé la caméra ; finalité = sécurité des biens et des personnes, non l'identification d'enfants pour un différend privé. Demande à rejeter en l'état : elle détourne la finalité et implique des données de mineurs.

Demande c - administré. Le rapport disciplinaire est un document interne portant sur un agent identifiable ; il touche à la vie privée, au dossier personnel et à la présomption d'innocence. Refus, avec une réponse positive sur ce qui est communicable : l'existence de la procédure, l'état d'avancement, le fait qu'une réponse lui sera adressée, et l'indication de la voie de recours (plainte hiérarchique). Neutre : ne jamais confirmer ni infirmer qu'une sanction a été prise.

Réflexe transversal : vérifier dans le texte applicable la liste exacte des exceptions et l'existence d'une commission d'accès aux documents avant de notifier, et tracer chaque refus par écrit avec motivation.

Test en quatre temps.

1. Finalité. La caméra a été installée pour la sécurité des personnes et des biens dans un lieu d'accueil d'enfants. La demande poursuit un but différent : établir la responsabilité d'un enfant dans une bousculade. Une finalité nouvelle exige une base légale nouvelle - elle n'existe pas.
2. Nécessité. Le visionnage n'est pas nécessaire : le père peut obtenir la même information par la procédure interne de la maison relais (rapport d'incident, entretien avec la direction) ou, en cas de dommage corporel, par les canaux appropriés (constat, assurance, autorité judiciaire).
3. Proportionnalité stricte. L'extraction montrerait un mineur identifiable, filmé dans un lieu protégé, pour un fait de faible gravité. Le coût pour les droits de l'enfant (image, vie privée, stigmatisation) excède largement le bénéfice recherché.
4. Minimisation et délai. La conservation de 72 heures signifie que la demande arrive peut-être après effacement : ne jamais restaurer une séquence effacée pour répondre à une demande de particulier.

Réponse à formuler : refus motivé, écrit, non humiliant, avec alternatives concrètes :

« Je comprends votre inquiétude. Les images ne peuvent pas être utilisées pour identifier un enfant dans ce cadre : la caméra sert à la sécurité, pas à établir des responsabilités individuelles. Je vous propose un rendez-vous avec la direction de la maison relais dès demain, qui établira un rapport d'incident ; si votre fils a été blessé, ce rapport vous sera utile. »

Garde-fou interne : remonter le cas au délégué à la protection des données et vérifier que l'affichage informatif et le registre des activités de traitement sont à jour. Si les faits sont graves (violence), la direction saisit qui de droit - ce n'est pas au guichet de visionner.

Structure en six blocs.

1. Accusé et délai. Date de réception, délai de réponse annoncé, référence du dossier. Une demande d'accès se traite dans un délai déterminé : l'annoncer par écrit protège l'administration.
2. Objet et qualification. « Votre demande porte sur deux éléments distincts : des documents administratifs (les contrats) et des données personnelles (la liste nominative des agents). » Qualifier séparément est la clé : c'est ce qui rend la décision compréhensible et attaquable sur le bon terrain.
3. Décision 1 - communication partielle des contrats. Version occultée jointe, avec énumération des occultations et de leur motif (données personnelles de salariés, comptes bancaires, secrets d'affaires). Ne pas occulter en bloc : chaque occultation doit être justifiée, sinon la décision tombera.
4. Décision 2 - refus pour la liste nominative. Motivation : données personnelles d'agents n'exerçant pas de fonction de direction, aucun intérêt public supérieur démontré. Donner à la place l'information agrégée demandée.
5. Voies et délais de recours. Indiquer la possibilité de saisir l'autorité de contrôle ou la commission compétente en matière d'accès aux documents, ainsi que le recours contentieux, avec les délais. Une décision sans indication des voies de recours est une décision incomplète.
6. Ton et traçabilité. Courrier neutre, sans commentaire sur le journaliste ; copie au collège échevinal et au délégué à la protection des données ; conserver la version intégrale et la version occultée dans le dossier.

Erreur à éviter : répondre oralement « on va voir » puis laisser filer le délai - le silence est une décision implicite, et elle se retourne contre l'administration.