Permohonan Pasport Pertama bagi Remaja Bawah Umur
21 Februari, Pejabat Imigresen Negeri Sembilan. Seorang wanita berusia 37 tahun hadir untuk memohon pasport Malaysia pertama bagi anak perempuannya yang berusia 16 tahun 8 bulan. Anak itu tidak hadir; ibunya menyatakan anak demam. Dokumen yang diserahkan ialah MyKad ibu, MyKid anak, dan sijil lahir. Sijil lahir mencatatkan nama Nur Aisya Sofea binti Ahmad Zaki manakala MyKid mencatatkan Nur Aisyah Sofea binti Ahmad Zaki. Ibu dan bapa bercerai pada 2019; salinan perintah Mahkamah Syariah memberi hadhanah kepada ibu dan hak lawatan kepada bapa, yang kini bekerja di Singapura dan tidak dapat hadir menandatangani persetujuan. Ibu membawa surat akuan bersumpah yang ditandatangani olehnya sendiri, bukan oleh bapa. Semakan sistem menunjukkan ibu pernah membuat laporan kehilangan pasport pada 2022; pasport itu kemudian ditemui semula dan diserahkan kepada pejabat. Ibu mendesak permohonan diproses hari ini kerana dia sudah membeli tiket ke Jeddah untuk umrah pada 3 Mac.
1. Bolehkah permohonan ini diproses hari ini? Senaraikan setiap kekurangan dan asas pentadbiran atau perundangannya.
Read the worked answer
Jawapan ringkas: tidak boleh diproses sepenuhnya hari ini. Terdapat empat kekurangan berasingan yang mesti diselesaikan satu demi satu, bukan digabungkan sebagai satu alasan penolakan.
- Kehadiran pemohon. Gambar dan pengesahan identiti diambil di kaunter, jadi kehadiran remaja itu diperlukan. Ketiadaan kerana demam bukan alasan yang boleh diterima untuk memproses tanpa gambar; beri tarikh baharu.
- Persetujuan ibu bapa. Pemohon bawah 18 tahun memerlukan persetujuan ibu bapa atau penjaga. Perintah hadhanah memberi ibu hak jagaan, tetapi ia tidak semestinya memberi kuasa tunggal untuk memohon dokumen perjalanan. Surat akuan bersumpah yang ditandatangani ibu sendiri tidak menggantikan persetujuan bapa; yang diperlukan ialah persetujuan bapa yang disahkan, atau peruntukan jelas dalam perintah mahkamah, atau kebenaran bertulis pegawai yang diberi kuasa.
- Percanggahan nama. Sijil lahir dan MyKid tidak sepadan. Pegawai tidak boleh memilih mana-mana satu ejaan secara budi bicara.
- Sejarah laporan kehilangan pasport ibu. Ini bukan penghalang, tetapi status kes (sama ada pasport ditemui, dikompaun, atau masih dalam siasatan) mesti disahkan dan direkod sebelum permohonan anak diproses.
Tindakan: keluarkan notis dokumen tidak lengkap bertulis, senaraikan dokumen yang perlu dibawa, tetapkan temujanji baharu, dan eskalasikan kepada pegawai bertanggungjawab kerana ada isu persetujuan penjaga.
2. Bagaimanakah percanggahan ejaan nama antara sijil lahir dan MyKid patut dikendalikan, dan apakah yang tidak boleh dilakukan oleh pegawai?
Read the worked answer
Prinsip: dokumen perjalanan mesti mencerminkan identiti rasmi pemohon. Apabila dua dokumen rasmi bercanggah, pegawai tidak berkuasa menyelesaikan percanggahan itu sendiri; kuasa membetulkan maklumat kelahiran dan pengenalan terletak pada Jabatan Pendaftaran Negara.
Langkah yang betul:
- Terangkan kepada ibu bahawa percanggahan ini akan menyebabkan masalah di kaunter imigresen negara lain dan di pintu masuk Malaysia kelak - bukan sekadar masalah pentadbiran kecil.
- Minta ibu mendapatkan pengesahan atau ekstrak daripada JPN yang menyatakan ejaan yang betul, atau pembetulan pada dokumen berkenaan.
- Jika JPN mengesahkan ejaan dalam sijil lahir sebagai betul, MyKid perlu dibetulkan dahulu; jika MyKid yang betul, ekstrak JPN diperlukan untuk menyokong permohonan.
- Rekod dalam sistem bahawa permohonan ditangguhkan kerana percanggahan dokumen, dengan salinan dokumen yang diserahkan.
Yang tidak boleh dilakukan: menukar ejaan secara manual dalam sistem tanpa sokongan dokumen; menampal atau memadam dokumen; memilih ejaan MyKid semata-mata kerana ia lebih baharu; memproses pasport dengan ejaan yang berbeza daripada dokumen pengenalan; atau menerima surat akuan bersumpah ibu sebagai pengganti pengesahan JPN. Kesilapan sebegini menghasilkan pasport yang tidak sepadan dengan MyKad kemudian hari dan menimbulkan masalah yang jauh lebih besar kepada pemohon.
3. Ibu itu semakin marah, menyalahkan pegawai, dan menawarkan bayaran tambahan supaya permohonan diselesaikan hari ini kerana tarikh umrah semakin hampir. Bagaimanakah pegawai harus bertindak dari segi perkhidmatan pelanggan dan integriti?
Read the worked answer
Dari segi perkhidmatan:
- Duduk semula, rendahkan nada, dan akui tekanan masa yang dihadapi tanpa mengakui kesilapan jabatan. Gunakan ayat yang memisahkan orang daripada masalah: 'Saya faham tarikh umrah Puan penting; yang menghalang bukan Puan, tetapi dokumen yang perlu diselaraskan.'
- Terangkan dengan jelas dan bertulis senarai dokumen yang perlu dibawa, termasuk ke mana perlu pergi (JPN) dan anggaran masa.
- Tawarkan pilihan sah yang ada: temujanji keutamaan, perkhidmatan pemprosesan dipercepat jika layak dan dibayar di kaunter rasmi dengan resit, atau permohonan di pejabat lain.
- Jika dia mahu membuat aduan, berikan saluran rasmi dan nombor rujukan - jangan halang.
Dari segi integriti:
- Tolak sebarang bayaran tambahan di luar kaunter rasmi dengan tegas tetapi sopan, dan jelaskan bahawa bayaran sedemikian bukan sahaja tidak dibenarkan malah boleh dianggap rasuah di bawah Akta SPRM 2009.
- Jangan sekali-kali menerima 'tanda terima kasih' walaupun kecil, kerana ia mewujudkan kewajipan dan preseden.
- Catat dalam fail bahawa tawaran bayaran dibuat, termasuk masa dan butiran, dan laporkan kepada pegawai atasan pada hari yang sama.
- Jika ibu terus mendesak atau mengugut, hentikan transaksi di kaunter itu dan panggil pegawai bertanggungjawab; jangan terus berunding bersendirian.