Tiga Pesanan Belian untuk Satu Keperluan 40 Unit Komputer Riba
Unit Latihan di sebuah agensi persekutuan perlu membeli 40 unit komputer riba untuk program literasi digital yang dijadualkan bermula dalam tempoh enam minggu. Sebut harga terendah yang diterima ialah RM186,000, iaitu RM36,000 melebihi baki peruntukan vot 29000 (RM150,000). Pegawai kewangan mencadangkan tiga pesanan belian berasingan bernilai RM62,000 setiap satu kepada tiga pembekal berbeza supaya urusan selesai sebelum tarikh program dan "tidak perlu melalui proses yang panjang". Semasa semakan, didapati pemilik pembekal dengan sebut harga terendah ialah sepupu kepada Penolong Pengarah unit tersebut, yang turut menandatangani kertas cadangan perolehan. Ketua Jabatan memaklumkan bahawa vot lain di bawah program yang sama mempunyai baki RM95,000 tetapi 40% daripadanya telah dikomited untuk projek sukan bulan depan. Tarikh tutup urus niaga tahun kewangan tinggal 11 minggu dan tiada sebut harga alternatif diterima daripada dua pembekal lain selepas dua kali jemputan.
1. Nilaikan cadangan tiga pesanan belian berasingan itu dari sudut peraturan perolehan dan akauntabiliti. Apakah tindakan yang patut diambil?
Read the worked answer
Isu teras: nilai sebenar keperluan ialah RM186,000 untuk satu kelompok barangan, bukan tiga keperluan RM62,000.
Membahagikan satu keperluan kepada beberapa pesanan supaya setiap satu berada di bawah had kaedah perolehan tertentu ialah "pecah kecil" dan dilarang. Kesan perbuatan itu:
- Kaedah perolehan ditentukan oleh nilai agregat sepanjang tahun bagi barangan yang sama atau serupa, bukan nilai setiap pesanan.
- Tiga pesanan untuk 40 unit yang sama menghasilkan rekod yang tidak benar, menyukarkan audit dan boleh dianggap cubaan mengelak kelulusan pihak berkuasa perolehan.
- Pegawai yang menandatangani terdedah kepada tindakan tatatertib; jika ada unsur kepentingan peribadi, ia boleh membawa kepada siasatan di bawah undang-undang pencegahan rasuah.
Tindakan:
- Tolak cadangan itu secara bertulis dengan alasan peraturan, bukan sekadar tidak bersetuju.
- Kumpulkan semula keperluan sebagai satu perolehan RM186,000; tentukan kaedah (pembelian terus, sebut harga atau tender) mengikut had nilai dalam pekeliling perolehan yang berkuat kuasa dan dapatkan kelulusan pihak berkuasa perolehan yang betul.
- Catat keputusan dan justifikasi dalam minit supaya boleh diaudit.
Jurang RM36,000: pilihan yang sah ialah (i) kurangkan kuantiti kepada 32 unit dalam fasa pertama dan 8 unit kemudian; (ii) mohon pindah peruntukan daripada vot berbaki, tertakluk kepada had dan kelulusan Pegawai Pengawal - ambil perhatian bahawa 40% daripada RM95,000 sudah dikomited, jadi jumlah yang benar-benar bebas lebih kecil; (iii) sewa atau pinjam peralatan untuk fasa pertama. Yang tidak boleh dilakukan ialah "belanja dahulu, lulus kemudian", kerana itu menjadikan perbelanjaan tidak sah walaupun niatnya baik.
2. Bagaimanakah konflik kepentingan Penolong Pengarah perlu diuruskan, dan apakah risikonya jika dibiarkan?
Read the worked answer
Konflik kepentingan mesti diurus secara terbuka dan didokumenkan, bukan sekadar "dielakkan" secara diam-diam.
- Isytihar: Penolong Pengarah mengisi borang akuan pendedahan kepentingan kepada Ketua Jabatan dan Unit Integriti, menyatakan hubungan persaudaraan dengan pemilik pembekal.
- Tarik diri sepenuhnya: beliau tidak boleh menyediakan spesifikasi, menilai sebut harga, menandatangani kertas cadangan atau membuat cadangan keputusan. Spesifikasi yang telah disediakan perlu disemak semula oleh pegawai bebas untuk memastikan ia tidak "dijahit" ke arah pembekal berkenaan.
- Bentuk semula jawatankuasa penilaian dengan ahli yang tiada kaitan, dan minta setiap ahli menandatangani akuan kepentingan.
- Semak semula merit: jika terbukti spesifikasi memihak kepada pembekal itu, batalkan proses dan jemput semula sebut harga.
- Jika enggan mengisytiharkan: laporkan kepada Ketua Jabatan atau Unit Integriti. Pegawai atasan yang mengetahui konflik tetapi membiarkannya juga boleh dipersoalkan.
Rasional: ujian sebenar bukan hanya ketidakberpihakan sebenar, tetapi persepsi orang luar. Jika pembekal bersaudara dengan pegawai yang menandatangani kertas cadangan dan kemudian menang, integriti seluruh proses boleh dicabar walaupun harganya benar-benar terendah. Rekod pendedahan yang lengkap melindungi kedua-dua pegawai dan organisasi.
3. Bina pelan kewangan untuk menampung jurang RM36,000 tanpa melanggar peraturan, dan nyatakan urutan tindakan anda.
Read the worked answer
Setiap pilihan mesti disahkan sah sebelum sebarang komitmen dibuat.
Pilihan:
- Pindah peruntukan: semak sama ada perpindahan antara vot dibenarkan, had peratusnya, dan baki yang benar-benar tidak dikomited. Dengan 40% daripada RM95,000 sudah komited, ruang pindahan mungkin kurang daripada RM36,000 - kira dahulu sebelum memohon.
- Pengurangan skop berperingkat: 32 unit untuk fasa pertama, 8 unit dalam tahun berikutnya, dengan jadual bertulis kepada pemegang taruh program.
- Sewa atau pinjaman: peralatan sedia ada di unit lain atau pajakan jangka pendek untuk menampung fasa pertama.
- Semakan spesifikasi: pastikan keperluan minimum sebenar program, bukan spesifikasi mewah yang menaikkan harga.
Urutan tindakan:
- Sahkan baki sebenar dan komitmen setiap vot.
- Dapatkan kelulusan pindah peruntukan atau kelulusan pengurangan skop secara bertulis.
- Jalankan perolehan dengan kaedah yang betul pada nilai agregat.
- Selaraskan tarikh program dengan tarikh bekalan sebenar dan maklumkan lebih awal kepada peserta serta penaja.
Yang mesti dielakkan: memulakan program dengan andaian perolehan akan diluluskan kemudian, memecahkan kontrak untuk "menyesuaikan" nilai, atau menggunakan peruntukan projek sukan tanpa kelulusan pindahan. Jika tarikh program tidak boleh diubah dan perolehan tidak dapat diselesaikan, pilihan terbaik ialah menjalankan fasa pertama dengan peralatan sedia ada atau pinjaman dan menangguhkan fasa kedua.