PPA Gred 1-4 flashcards

33 cards. Read the term and the definition here. The deck at the top of this page is optional.

Fungsi pengurusan POSDC

Singkatan Planning, Organizing, Staffing, Directing dan Controlling. Lima fungsi ini membentuk kitaran pengurusan asas yang digunakan untuk merancang, menyusun sumber, menggerakkan kakitangan dan mengawal pencapaian objektif organisasi.

Rantaian arahan

Saluran rasmi arahan dan laporan dalam organisasi, dari Ketua Jabatan kepada pegawai bawahan dan sebaliknya. Ia memastikan arahan tidak bercanggah dan akauntabiliti setiap keputusan dapat dikesan.

Delegasi kuasa

Pemindahan kuasa menjalankan tugas tertentu daripada pegawai atasan kepada bawahan. Delegasi mesti dibuat secara bertulis, dalam had peraturan, dan tidak menghapuskan tanggungjawab pegawai atasan.

KPI SMART

Petunjuk prestasi utama yang Specific, Measurable, Achievable, Relevant dan Time-bound. KPI sebegini membolehkan kemajuan diukur secara objektif dan dinilai pada tarikh sasaran yang ditetapkan.

Kitaran PDCA

Plan, Do, Check, Act. Kitaran penambahbaikan berterusan yang merancang tindakan, melaksanakannya, menyemak hasil dan mengambil tindakan pembetulan sebelum kitaran seterusnya bermula.

Logik program

Rangkaian Input, Aktiviti, Output, Outcome dan Impak. Ia menunjukkan bagaimana sumber bertukar menjadi aktiviti dan hasil, serta memastikan outcome program boleh diukur dan dinilai.

Pemantauan berbanding penilaian

Pemantauan menjejak aktiviti dan output semasa program berjalan, manakala penilaian menilai keberkesanan dan impak. Kedua-duanya diperlukan untuk pengurusan program yang berkesan.

Analisis keperluan latihan

Proses mengenal pasti jurang antara kemahiran semasa pekerja dan kemahiran yang diperlukan oleh tugas. Hasilnya menentukan kandungan, sasaran dan bentuk program latihan yang sesuai.

Model Kirkpatrick

Empat tahap penilaian latihan: Reaction, Learning, Behavior dan Results. Tahap pertama mengukur reaksi peserta, manakala tahap akhir mengukur hasil organisasi yang berpunca daripada latihan.

Matriks risiko program

Alat yang menilai risiko berdasarkan kebarangkalian berlakunya dan kesan terhadap program. Risiko dengan skor tinggi memerlukan pelan mitigasi dan pemantauan yang lebih kerap.

Prinsip perolehan kerajaan

Perolehan awam mesti telus, adil, kompetitif dan akauntabel serta memberikan nilai terbaik untuk wang. Setiap keputusan perolehan perlu disokong dokumen dan justifikasi yang boleh diaudit.

Rundingan terus

Kaedah perolehan tanpa persaingan terbuka yang hanya dibenarkan dalam keadaan tertentu, seperti pembekal tunggal atau kecemasan. Justifikasi bertulis dan kelulusan pihak berkuasa diperlukan sebelum ia digunakan.

Bon pelaksanaan

Jaminan kewangan yang disediakan kontraktor untuk melindungi kerajaan jika kontrak gagal dilaksanakan. Ia biasanya dikaitkan dengan nilai kontrak dan boleh dijadikan asas tuntutan.

Pindahan peruntukan bajet

Pemindahan dana antara objek atau kod peruntukan dalam bajet yang diluluskan. Ia hanya sah dengan kelulusan pihak berkuasa kewangan yang ditetapkan dan mesti direkodkan.

Kos sepanjang hayat

Jumlah kos aset atau projek sepanjang tempoh penggunaannya, termasuk kos pemerolehan, operasi, penyelenggaraan dan pelupusan. Ia memberi gambaran kos sebenar berbanding harga pembelian sahaja.

Audit dalaman

Semakan bebas dalam organisasi terhadap pematuhan proses, kawalan kewangan dan pengurusan risiko. Hasilnya dilaporkan kepada pengurusan untuk tindakan pembetulan dan penambahbaikan.

LNPT

Laporan Nilaian Prestasi Tahunan yang menilai prestasi penjawat awam setiap tahun. Markah dan gred prestasi mempengaruhi kenaikan pangkat, ganjaran dan keputusan pengurusan sumber manusia.

Tindakan tatatertib

Tindakan terhadap penjawat awam yang melanggar peraturan perkhidmatan, selepas siasatan dan hak representasi diberi. Hukuman boleh termasuk amaran, denda, turun pangkat atau buang kerja.

Surat tunjuk sebab

Surat rasmi yang meminta pegawai menjelaskan sebab sesuatu kesalahan atau kelemahan prestasi. Jawapan pegawai diambil kira sebelum keputusan tatatertib atau kaunseling dibuat.

Skim perkhidmatan

Dokumen yang menetapkan syarat lantikan, gred, laluan kerjaya, kelayakan akademik dan faedah bagi sesuatu jawatan. Ia menjadi rujukan utama dalam pengambilan dan kenaikan pangkat.

Pengurusan konflik kolaboratif

Pendekatan menyelesaikan konflik dengan mencari penyelesaian yang memberi manfaat kepada kedua-dua pihak. Ia sesuai apabila isu penting, hubungan jangka panjang dan masa mencukupi untuk berbincang.

Ultra vires

Tindakan pentadbiran yang melampaui kuasa yang diberikan oleh statut adalah tidak sah. Prinsip ini menghadkan tindakan pegawai kepada kuasa yang nyata atau tersirat dalam undang-undang.

Audi alteram partem

Prinsip keadilan semula jadi yang memberi hak kepada individu untuk didengar sebelum keputusan yang menjejaskan dirinya dibuat. Ia terpakai dalam tindakan tatatertib dan keputusan pentadbiran.

Perundangan subsidiari

Peraturan, kaedah atau notis yang dibuat oleh badan berkuasa di bawah kuasa akta induk. Ia menguatkuasakan butiran teknikal dan mesti tidak bercanggah dengan akta induk.

Akta Rahsia Rasmi

Undang-undang yang melindungi maklumat rasmi kerajaan daripada pendedahan tanpa kebenaran. Dokumen bertanda sulit tidak boleh dikongsi, disalin atau dibawa keluar tanpa kelulusan.

Jadual pelupusan rekod

Jadual yang menetapkan tempoh simpanan dan kaedah pelupusan rekod rasmi. Pemusnahan rekod tanpa mengikut jadual dan kelulusan boleh menjadi pelanggaran peraturan.

Konflik kepentingan

Keadaan apabila kepentingan peribadi pegawai boleh mempengaruhi keputusan rasminya. Pegawai mesti mengisytiharkan konflik dan mengelak daripada membuat keputusan dalam perkara tersebut.

Whistleblowing

Laporan jujur mengenai salah laku melalui saluran rasmi. Pelapor yang bertindak dengan niat baik dilindungi, dan identitinya hendaklah dirahsiakan daripada pihak yang dilaporkan.

Gratifikasi

Pemberian atau manfaat yang diterima berkaitan tugas rasmi dan boleh mempengaruhi keputusan. Penerimaan tanpa kebenaran boleh menjadi kesalahan rasuah di bawah undang-undang.

Piagam pelanggan

Dokumen yang menyatakan standard perkhidmatan, tempoh masa dan saluran aduan kepada pelanggan. Ia menjadi ukuran prestasi agensi dan asas kepada maklum balas pelanggan.

Model SERVQUAL

Model kualiti perkhidmatan dengan lima dimensi: tangibles, reliability, responsiveness, assurance dan empathy. Ia mengukur jurang antara jangkaan pelanggan dan persepsi mereka terhadap perkhidmatan.

Kitaran aduan pelanggan

Aliran terima, rekod, siasat, tindakan, maklum balas dan semakan kepuasan. Setiap peringkat mesti mempunyai pemilik dan tempoh masa supaya aduan tidak terhenti tanpa penyelesaian.

Pengesahan dua faktor

Kaedah keselamatan yang menggabungkan dua bukti identiti berbeza, contohnya kata laluan dan kod pada telefon. Ia mengurangkan risiko akaun diambil alih walaupun kata laluan terdedah.