Sumbangan, Saudara Saham dan Panggilan "Luluskan Segera"
Anda ialah Ketua Unit Pelesenan di sebuah pihak berkuasa tempatan. Sebuah syarikat yang sedang dinilai untuk pembaharuan lesen premis menawarkan sumbangan RM5,000 kepada kelab sukan unit anda dan mengundang anda serta keluarga ke majlis makan malam tahunan syarikat di sebuah hotel. Semasa semakan dokumen, didapati isteri anda memegang 15% saham dalam syarikat itu melalui satu syarikat nominal, dan laporan pemeriksaan premis mencatat bahawa laluan kecemasan tidak mematuhi syarat. Pada minggu yang sama, seorang kenamaan tempatan menelefon anda dan meminta fail syarikat itu "diluluskan segera" kerana ia akan membuka 40 peluang pekerjaan; dokumen pencegahan kebakaran syarikat masih belum lengkap. Fail itu juga sudah tertunggak 21 hari melebihi tempoh perkhidmatan pelanggan 14 hari, dan syarikat mengugut akan membuat aduan kepada media. Unit anda mempunyai tiga pegawai penilai dan hanya seorang yang berpengalaman dalam lesen premis makanan.
1. Bagaimana anda harus bertindak berhubung sumbangan RM5,000 dan jemputan makan malam itu?
Read the worked answer
Kedua-dua pemberian mesti ditolak, walaupun ia dibingkaikan sebagai sumbangan masyarakat atau majlis tahunan syarikat.
- Sumbangan kepada kelab sukan unit ialah manfaat tidak langsung kepada unit dan kepada pegawai yang mengetuainya. Ia menimbulkan tanggapan bahawa keputusan lesen boleh dipengaruhi, terutamanya ketika fail syarikat itu sedang dinilai.
- Jemputan makan malam untuk pegawai dan keluarga ialah layanan yang lebih jelas konfliknya; nilai, konteks dan masa jemputan menjadikannya tidak wajar diterima.
Tindakan:
- Tolak dengan sopan secara bertulis, nyatakan dasar jabatan dan bahawa keputusan lesen akan dibuat mengikut merit.
- Jika sumbangan sudah diterima atau tidak dapat dipulangkan, serahkan kepada akaun rasmi jabatan dan rekodkan urusan itu.
- Catat dalam daftar hadiah dan borang pendedahan kepentingan.
- Maklumkan kepada penyelia dan Unit Integriti - pendedahan selepas kejadian lebih baik daripada tiada langsung.
Rasional: ujian integriti bukan hanya sama ada pegawai benar-benar dipengaruhi, tetapi sama ada orang luar boleh mempercayai keputusan itu. Menolak secara terbuka juga melindungi pegawai daripada tuduhan kemudian hari, terutamanya apabila laluan kecemasan premis itu didapati tidak mematuhi syarat dan keputusan kelulusan akan dipersoalkan.
2. Apakah yang perlu dilakukan berhubung pemilikan 15% saham isteri anda melalui syarikat nominal?
Read the worked answer
Ini konflik kepentingan kewangan yang mesti diisytiharkan serta-merta, walaupun saham tidak dipegang atas nama anda sendiri.
- Isytihar secara bertulis kepada Ketua Jabatan dan Unit Integriti: 15% saham isteri melalui syarikat nominal dalam syarikat pemohon. Jangan tunggu fail selesai.
- Tarik diri sepenuhnya daripada pemprosesan: tiada semakan dokumen, tiada cadangan keputusan, tiada tandatangan. Serahkan fail kepada pegawai lain dan catat serahan itu dalam fail.
- Semak tandatangan terdahulu: jika anda telah menandatangani apa-apa dokumen berkaitan sebelum ini, maklumkan supaya keputusan itu disemak semula oleh pegawai bebas.
- Serahkan maklumat struktur syarikat nominal kepada Unit Integriti untuk penilaian. Struktur yang menyembunyikan pemilikan boleh menimbulkan persoalan tambahan; ia tidak sepatutnya disiasat sendiri oleh pegawai yang terlibat.
Jika tidak diisytiharkan: akibatnya lebih berat daripada kehilangan hak memproses satu fail. Keputusan lesen boleh dicabar sebagai tidak sah, pegawai terdedah kepada tindakan tatatertib, dan jika ada unsur memberi kelebihan kepada syarikat yang berkaitan, ia boleh membawa kepada siasatan di bawah undang-undang pencegahan rasuah.
Nota penting: isteri tidak dilarang memegang saham. Yang menjadi kesalahan ialah pegawai membuat keputusan dalam keadaan konflik tanpa pendedahan dan tanpa menarik diri.
3. Bagaimana anda mengendalikan panggilan kenamaan, dokumen tidak lengkap, kelewatan 21 hari dan ugutan media secara serentak?
Read the worked answer
Tiga perkara berasingan perlu diurus tanpa mencampurkan tekanan dengan merit.
(a) Panggilan kenamaan: dengar, jelaskan secara neutral bahawa kelulusan tertakluk kepada dokumen lengkap dan syarat keselamatan, dan bahawa anda tidak boleh memberi komitmen. Catat panggilan dalam fail (tarikh, siapa, apa yang diminta) dan maklumkan kepada Ketua Jabatan. Jika tekanan berterusan, laporkan kepada Unit Integriti.
(b) Dokumen tidak lengkap: keluarkan notis bertulis ketiga yang menyenaraikan dokumen spesifik (pelan kebakaran, sijil pemeriksaan alat pemadam api), dengan tempoh yang munasabah dan saluran penyerahan yang jelas. Beri pemohon peluang membela diri; jika masih gagal, keluarkan keputusan penolakan bertulis dengan alasan dan saluran rayuan.
(c) Kelewatan 21 hari dan ugutan media: kelewatan ialah isu dalaman yang perlu dijawab, bukan sesuatu yang boleh "ditebus" dengan meluluskan permohonan. Semak punca kelewatan, maklumkan status dan tarikh sasaran kepada pemohon secara bertulis, dan sediakan jawapan fakta untuk media melalui saluran rasmi jabatan.
Prinsip: permohonan yang belum lengkap tidak boleh diluluskan hanya kerana ia berpotensi mencipta pekerjaan atau kerana tekanan; sebaliknya, kelewatan pihak berkuasa tidak boleh dijadikan alasan untuk menggantung hak pemohon tanpa notis dan tanpa jadual penyelesaian.