De kantineadministratie die niet klopt met de kas
De kantinecommissie van een voetbalclub houdt de verkoop na elk thuisduel bij in één Excel-bestand. Vrijwilligers vullen per regel in: datum, product, aantal en bedrag.
De penningmeester ziet dat het totaal in de sheet 47,50 euro hoger is dan het geld in de kas. Het bestand ziet er zo uit: rij 1 bevat de titel in een samengevoegde cel, rij 2 is leeg, rij 3 bevat de koppen en daaronder staan per duel de regels. Sommige aantallen zijn met een spatie ingetypt (12 ), sommige bedragen staan als tekst doordat er een apostrof voor stond. In kolom D staat =SOM(D4:D60), maar in de laatste weken zijn nieuwe regels onder rij 60 geplakt. De btw is over alles met 21% berekend, ook over broodjes en melk.
Het bestand wordt via WhatsApp gedeeld met acht mensen. Er zit ook een tabblad in met namen, telefoonnummers en het IBAN van vaste klanten. De ledenadministratie vraagt om die gegevens voor de contributie.
1. Hoe zoekt de penningmeester uit waar het verschil van 47,50 euro vandaan komt?
Read the worked answer
Systematisch uitsluiten, niet gokken:
- Bereik controleren. Klopt =SOM(D4:D60) nog? Zijn er regels onder rij 60 bijgekomen, dan tellen die niet mee. Laat de computer het hele bereik opnieuw bepalen of maak er een tabel van.
- Getallen als tekst opzoeken. Bedragen met een apostrof of een spatie worden door SOM genegeerd. Je ziet het aan links uitgelijnde getallen en aan een groen driehoekje. Controleer met =AANTAL(D4:D60) tegenover =AANTALARG(D4:D60): is het tweede aantal hoger, dan staan er tekstgetallen tussen.
- Structuur controleren. Samengevoegde cellen en lege tussenregels zorgen ervoor dat regels buiten de berekening vallen of dubbel meetellen.
- Per duel vergelijken. Zet de kastelling van elk duel naast de som van dat duel. Zo zie je meteen bij welk duel het misgaat, in plaats van in het jaartotaal te zoeken.
- Dubbele of verwisselde regels. Sorteer op datum en product en kijk of een regel twee keer is ingevoerd.
De btw-fout veroorzaakt het verschil in de kas niet, want die raakt de omzet niet. Het is wel een apart probleem dat omzetting naar 9% en 21% nodig maakt.
2. Hoe richt het team het bestand opnieuw in zodat deze fouten niet terugkomen?
Read the worked answer
Eén regel per verkochte transactie, met vaste kolommen: datum, duel, product, aantal, prijs per stuk, bedrag en btw-tarief. Bedrag is een formule (aantal × prijs), geen ingetypt getal.
Schoonmaken: geen samengevoegde cellen, geen lege tussenregels, geen titelrij boven de koppen. Koppenrij vastzetten.
Tabel gebruiken (Invoegen > Tabel). Dan groeien formules automatisch mee als er regels bijkomen, en verdwijnt het probleem van het bereik dat te kort is.
Invoer beveiligen met gegevensvalidatie: product kiezen uit een lijst, aantal alleen als geheel getal, bedragen als valuta. Zo verdwijnen spaties en apostrofs.
Btw goed regelen: een aparte productlijst met product en btw-tarief. De sheet zoekt het tarief op met VERT.ZOEKEN of X.ZOEKEN, in plaats van één tarief over alles. Broodjes en melk vallen onder 9%, de meeste andere producten onder 21%.
Totalen met SOM.ALS per product en per duel, plus een controlekolom: kas geteld min sheet, die nul moet zijn. Formules beveiligen zodat vrijwilligers ze niet per ongeluk overschrijven.
Testen: één oefenduel invoeren met een uitkomst die je van tevoren met de hand hebt berekend.
3. Wat vind je van het tabblad met namen, telefoonnummers en IBAN's in een bestand dat via WhatsApp met acht mensen wordt gedeeld, en wat adviseer je?
Read the worked answer
Dit is te ruim gedeeld. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als dat nodig is, en alleen bij mensen die ze voor hun taak nodig hebben. Acht vrijwilligers in een WhatsApp-groep is geen afgebakende kring: het bestand staat op acht telefoons, is doorgestuurd en wie de groep verlaat heeft het nog.
Risico: IBAN's en telefoonnummers zijn precies waar fraudeurs mee werken. Bij een telefoon die wordt verloren of een doorgestuurd bestand is de club verantwoordelijk.
Advies:
- Haal het tabblad uit het kantinebestand. De kantine heeft alleen aantallen en bedragen nodig, geen namen.
- Zet de ledengegevens in een apart bestand op de beveiligde omgeving van de club, met rechten voor alleen de penningmeester en de ledenadministratie.
- Laat vrijwilligers de kopieën op hun telefoon verwijderen en spreek af wie wat mag zien.
- Gebruik voor de contributie liever het ledenadministratiesysteem van de bond of club dan een spreadsheet.
Als er toch iets misgaat (verkeerd bestand gedeeld, telefoon kwijt), dan geldt de datalekprocedure: beoordelen welke gegevens het betreft en zo nodig melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.