Rückruf wegen verschobenem Arzttermin
Sie hören eine Nachricht auf Ihrem Handy ab. Die Nachricht ist von der Ordination Dr. Berger: „Guten Tag, hier ist Ordination Dr. Berger. Ihr Termin am Donnerstag, 12. Juni, um 10:30 Uhr muss leider verschoben werden. Dr. Berger ist bis 13:00 Uhr im Krankenhaus. Sie können am selben Tag um 14:15 Uhr kommen oder am Freitag, 13. Juni, um 8:45 Uhr. Bitte rufen Sie uns bis Mittwoch, 11. Juni, 16:00 Uhr zurück und sagen Sie, welcher Termin Ihnen passt. Wenn Sie einen Termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie bitte 24 Stunden vorher ab. Die Ordination ist am Donnerstag nur bis 17:00 Uhr geöffnet.“ Sie haben am Donnerstag von 14:00 bis 15:00 Uhr eine wichtige Besprechung. Am Freitag fährt Ihr Zug um 8:00 Uhr. Sie können den Zug nicht später nehmen. Die Ordination ist am Mittwoch bis 16:00 Uhr telefonisch erreichbar. Sie möchten den Termin nicht ganz absagen.
1. Welchen Termin sollen Sie am Telefon nennen? Begründen Sie mit zwei Gründen.
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Sie sollten keinen der beiden Termine fest zusagen, sondern um einen anderen Termin bitten. Der Donnerstag um 14:15 Uhr passt nicht, weil Ihre Besprechung bis 15:00 Uhr dauert; Sie wären nicht pünktlich. Der Freitag um 8:45 Uhr passt auch nicht sicher, weil Ihr Zug bereits um 8:00 Uhr fährt und Sie ihn nicht später nehmen können. Deshalb ist die ehrliche Lösung: beide Hindernisse nennen und nach einer Alternative fragen.
2. Formulieren Sie kurz, was Sie am Telefon sagen.
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Zum Beispiel: „Guten Tag, hier ist [Name]. Ich rufe wegen des Termins am Donnerstag zurück. Leider kann ich um 14:15 Uhr nicht, weil ich bis 15:00 Uhr eine Besprechung habe. Am Freitag um 8:45 Uhr habe ich auch keine Zeit, weil mein Zug um 8:00 Uhr fährt. Können Sie mir bitte einen anderen Termin anbieten?“ Die Antwort ist höflich, nennt den Grund und die beiden Hindernisse und fragt nach einer Alternative. Der Rückruf erfolgt rechtzeitig bis Mittwoch 16:00 Uhr.
3. Was tun Sie, wenn niemand ans Telefon geht?
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Sie rufen am Mittwoch vor 16:00 Uhr erneut an, denn die Ordination ist nur bis 16:00 Uhr telefonisch erreichbar. Sie können auch eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen: Name, Rückrufnummer, den ursprünglichen Termin und die beiden Ausweichzeiten. Wichtig ist, nicht bis Donnerstag zu warten, weil die Praxis dann nur bis 17:00 Uhr geöffnet ist und der Rückruf bis Mittwoch erwartet wird.