Penyuntingan Surat Dinas dalam Dua Jam
Anda penyunting di bagian umum sebuah instansi. Naskah surat undangan empat halaman harus dikirim dalam dua jam. Atasan meminta bahasanya "enak dibaca" tetapi tetap formal. Dalam naskah terdapat: "Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih"; "para hadirin sekalian"; "praktek"; "di mana" sebagai penghubung antarkalimat; dan "sekitar 3 (tiga) orang". Waktu hanya cukup untuk satu kali baca ulang menyeluruh, sehingga Anda harus memilah mana yang wajib diperbaiki menurut kaidah, mana yang sekadar preferensi gaya, dan mana yang sebaiknya dibiarkan. Anda juga tahu bahwa terlalu banyak perubahan dapat menggeser nada surat yang sudah disetujui pimpinan.
1. Kelompokkan kelima temuan menjadi (a) wajib diperbaiki, (b) sebaiknya diperbaiki, (c) biarkan. Beri alasan setiap keputusan.
Read the worked answer
(a) Wajib - mengubah ketepatan atau menyalahi kaidah:
- praktek → praktik: bentuk baku; kesalahan ejaan mudah terlihat dan mudah diperbaiki.
- Atas perhatiannya → Atas perhatian Bapak/Ibu: "-nya" menunjuk pihak ketiga sehingga rujukannya ambigu; pada surat resmi penyapa harus eksplisit.
- di mana sebagai penghubung → pisahkan kalimat atau gunakan "sedangkan"/"sementara itu": "di mana" bukan konjungsi antarkalimat dalam bahasa Indonesia baku.
(b) Sebaiknya - keefektifan kalimat:
- para hadirin sekalian → hadirin atau Bapak/Ibu sekalian: "hadirin" sudah bermakna jamak, sehingga "para" berlebihan; "sekalian" menambah kemubaziran. Perbaikan ini menaikkan mutu tanpa mengubah isi.
(c) Biarkan:
- sekitar 3 (tiga) orang: dalam surat dinas, penulisan angka diikuti bentuk huruf dapat diterima. Mengubahnya tidak menambah kejelasan dan memakan jatah waktu yang lebih baik dipakai untuk butir (a).
Logika pemilahan: dahulukan yang berisiko menimbulkan salah tafsir atau dinilai tidak baku oleh penerima; tunda yang hanya soal selera.
2. Mengapa mengganti "di mana" menjadi "dimana" bukan solusi? Perbaiki kalimat berikut dan jelaskan kriterianya: "Acara akan dimulai pukul 09.00, di mana para tamu diharap hadir lebih awal."
Read the worked answer
Mengapa bukan solusi: masalahnya bukan ejaan, melainkan fungsi. "Di mana" di sini dipakai sebagai penghubung antarkalimat - peran yang tidak dimiliki bentuk itu dalam bahasa Indonesia baku. Menuliskannya serangkai ("dimana") justru menambah kesalahan ejaan tanpa menyelesaikan masalah fungsinya.
Perbaikan: "Acara akan dimulai pukul 09.00; para tamu diharap hadir lebih awal." (alternatif: "...pukul 09.00, karena itu para tamu diharap hadir lebih awal.")
Kriteria yang dipakai:
- Apakah kata itu menduduki fungsi yang sah (kata tanya, kata hubung, atau pewatas)? Jika tidak, ubah strukturnya.
- Apakah hubungan makna antarklausa berupa sebab, akibat, atau penambahan? Pilih penghubung yang sesuai, bukan yang sedang populer.
- Apakah pemecahan kalimat menghilangkan informasi? Jika tidak, memecah lebih aman daripada memaksakan penghubung.
3. Atasan meminta bahasa yang "enak dibaca". Bagaimana Anda menyeimbangkan permintaan itu dengan kesetiaan pada naskah yang sudah disetujui, mengingat waktu hanya dua jam?
Read the worked answer
Prinsip: "enak dibaca" adalah preferensi gaya; kesalahan kaidah dan ambiguitas adalah risiko. Keduanya jangan dicampur dalam satu daftar tanpa penanda.
Langkah praktis:
- Perbaiki langsung butir kategori wajib (lihat tugas sebelumnya) - ini tidak menuntut persetujuan ulang karena memulihkan bentuk baku.
- Untuk usulan gaya (misalnya memecah kalimat panjang, mengganti "sekalian"), tulis di lembar catatan terpisah dengan alasan satu baris, agar pimpinan dapat memutuskan tanpa menahan pengiriman.
- Jangan mengubah substansi (tanggal, nama, angka, dasar undangan) walau terasa "kurang enak dibaca".
- Kirim tepat waktu dengan catatan penyuntingan; keterlambatan akibat penyempurnaan gaya adalah kerugian yang tidak sebanding.
Ukuran keberhasilan: penerima tidak menemukan kesalahan baku, dan pimpinan tahu persis apa yang Anda ubah.