Die Rechnung, die Webseite und die Ärztin
Sie sind seit 18 Monaten als Lebens- und Sozialberaterin in Wien selbstständig (Einzelunternehmen, Kleinunternehmerregelung). Praxis: 26 Kontakte im Monat zu je 85 Euro für 60 Minuten, Fixkosten von 1.450 Euro monatlich (Miete, Versicherung, Software, Fortbildung). Im Schnitt fallen vier Absagen ohne 24-Stunden-Vorlauf an, die Sie bisher nie verrechnet haben. Eine schriftliche Vereinbarung gibt es nicht, Termine werden per WhatsApp ausgemacht. Auf Ihrer Webseite stehen „Psychotherapie“, „Burnout-Therapie“, „wissenschaftlich fundiert“ und „garantiert erfolgreich“. Eine Allgemeinmedizinerin überweist eine Patientin und möchte einen „kurzen Befund mit Diagnose“. Eine Klientin fragt, ob sie die Rechnungen bei der Krankenkasse einreichen kann. Außerdem planen Sie eine Kooperation mit einer Frauenberatungsstelle und einer Mittelschule.
1. Rechnen Sie die Wirtschaftlichkeit nach und leiten Sie konkrete Maßnahmen ab.
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Ausgangsrechnung. Umsatz 26 × 85 = 2.210 Euro. Abzüglich Fixkosten 1.450 Euro bleiben 760 Euro vor Steuern und Sozialversicherung. Bei realistisch 1,5 Stunden pro Kontakt (Vorbereitung, Nachbereitung, Dokumentation, Terminorganisation) sind das rund 39 Kontaktstunden plus ca. 8–10 Stunden Verwaltung, Akquise und Fortbildung – also etwa 48 Stunden für 760 Euro.
Der eigentliche Befund. Der wirksame Stundenlohn liegt bei ungefähr 16 Euro. Das Problem ist nicht die Nachfrage, sondern die Kalkulation: Fixkosten sind gedeckt, Arbeitszeit und Ausfallrisiko sind es nicht. Vier Absagen im Monat entsprechen 340 Euro oder rund 4.000 Euro im Jahr – der größte Einzelposten nach der Miete.
Maßnahmen. (1) Schriftliche Vereinbarung mit Ausfallregelung: Absage innerhalb von 24 Stunden wird zu 50 bis 100 Prozent verrechnet, Terminbestätigung 24 Stunden vorher. (2) Warteliste und feste Terminslots statt WhatsApp-Einzelabsprache. (3) Honorar anheben, gestaffelt und angekündigt, mit reduziertem Kontingent für einkommensschwache Klientinnen. (4) Kostenlose Erstberatung von 20 Minuten als klar begrenztes Angebot, nicht als offene Sitzung. (5) Fixkosten jährlich prüfen, Fortbildung als Kalkulationsbestandteil behandeln.
Steuerlicher Hinweis. Bei Kleinunternehmerregelung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen; die jeweils aktuelle Umsatzgrenze ist zu prüfen, weil eine Honorarerhöhung die Grenze überschreiten kann. Dafür ist rechtzeitige Beratung durch Steuerberatung nötig.
2. Bewerten Sie den Webseitenauftritt berufsrechtlich und formulieren Sie eine zulässige Alternative.
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Was unzulässig ist. „Psychotherapie“ und „Burnout-Therapie“ sind geschützte bzw. reservierte Tätigkeitsbezeichnungen: Psychotherapie darf nur nach dem Psychotherapiegesetz ausgeübt werden, die Behandlung psychischer Störungen ist Ärzten, Psychotherapeuten und klinischen Psychologen vorbehalten. Die Verwendung solcher Begriffe ist irreführend und kann berufsrechtlich wie wettbewerbsrechtlich verfolgt werden. „Garantiert erfolgreich“ ist ein Erfolgsversprechen, das fachlich nicht einlösbar und berufsethisch unzulässig ist. „Wissenschaftlich fundiert“ ist nur zulässig, wenn es durch konkrete Angaben gedeckt ist (Methode, Ausbildung, Quelle).
Warum das nicht formalistisch ist. Wer sich als Psychotherapie anbietet, verschiebt die Erwartung der Klientinnen: Sie kommen mit einem Behandlungsauftrag, den die Beratung nicht erfüllen kann, und die notwendige Weiterverweisung wird als Abbruch erlebt.
Zulässige Alternative. Klare Bezeichnung „Lebens- und Sozialberatung“ mit Nennung des Schwerpunkts (z. B. Trennung und Scheidung, Familienberatung, Arbeitsbelastung) und der tatsächlich angewandten Methoden (systemisch, lösungsorientiert, körperorientiert) sowie der Qualifikationen. Formulierungen wie „Unterstützung bei …“, „Beratung zur Orientierung“, „wir erarbeiten gemeinsam …“. Kein Heilversprechen, keine Diagnosebegriffe, keine Garantien.
Zusätzlich zu regeln. Impressum, Datenschutzhinweis für die Kontaktaufnahme, klare Angaben zu Honorar und Absagebedingungen, Hinweis, dass keine Krankenbehandlung erbracht und keine Diagnosen gestellt werden. Das schützt auch vor dem Missverständnis, Sie seien Ansprechstelle für Akutfälle.
3. Wie antworten Sie der Ärztin, der Klientin mit der Krankenkassenfrage – und worauf achten Sie bei der geplanten Kooperation?
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Anfrage der Ärztin. Sie stellen keinen Befund und keine Diagnose aus – das liegt außerhalb Ihres Berufsbildes. Sie antworten mit einer klaren Rollenauskunft: „Ich berate im Rahmen der Lebens- und Sozialberatung und darf keine Diagnosen stellen. Ich bestätige Ihnen auf Wunsch, dass die Beratung stattfindet, sofern die Klientin schriftlich einwilligt.“ Jede Information über Inhalte, auch mündlich am Telefon, ist ohne Einwilligung ausgeschlossen.
Krankenkassenfrage. Die Leistungen der Lebens- und Sozialberatung sind keine Kassenleistung; eine Erstattung durch die Krankenkasse erfolgt nicht. Private Zusatzversicherungen erstatten teilweise, was vorab zu klären ist. Für die Rechnung gilt: leistungsbezogen, mit Datum, Leistung, Dauer, Honorar und, je nach steuerlicher Situation, ohne Umsatzsteuer oder mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Kooperation mit Frauenberatungsstelle und Schule. Vor dem ersten gemeinsamen Termin klären: Wer ist Auftraggeberin, wer trägt Fallverantwortung, wie ist die Schweigepflicht zwischen den Einrichtungen geregelt? Schriftliche Einwilligung der Klientin für jede Weitergabe, definierter Umfang, jederzeit widerruflich. Keine Fallbesprechung mit Klarnamen ohne Einwilligung.
Qualitätssicherung. Feste Ansprechpersonen, definierte Rückmeldewege, eine schriftliche Kooperationsvereinbarung und regelmäßige Auswertung (Wie viele Zuweisungen? Wie viele kommen tatsächlich an? Wo brechen sie ab?). Supervision als Standard, nicht als Zusatz. Sonst entsteht der typische Effekt, dass Netzwerkarbeit viel Zeit kostet, aber keine tragfähigen Zuweisungen bringt – und niemand merkt, warum.