Berufsrecht: Unabhängigkeit bei langjähriger Prüfung und Beratungsmandat
Die WP-Gesellschaft P prüft seit 2014 den Jahresabschluss der X-AG. Der verantwortliche Partner Herr K. zeichnet seit 2016 durchgehend verantwortlich. Seit 2021 erbringt P für die X-AG zusätzlich Beratungsleistungen zur Einführung eines ERP-Systems, darunter die Auswahl und Konfiguration des Systems sowie die Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter. Der Honoraranteil der X-AG an den Gesamteinnahmen von P beträgt 18 %. Die X-AG ist nicht börsennotiert, aber von öffentlichem Interesse wegen ihrer Größe. Für das Geschäftsjahr 2024 soll P erneut prüfen. Herr K. ist zudem Mitglied des Aufsichtsrats einer Tochtergesellschaft der X-AG.
1. Prüfen Sie die Unabhängigkeit der P für die Prüfung 2024. Gehen Sie auf die Beratungsleistungen, die Aufsichtsratstätigkeit des Herrn K. und die Honorarabhängigkeit ein.
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Maßgeblich sind die Unabhängigkeitsregeln der Berufssatzung WP/vBP und die Vorschriften der EU-Abschlussprüferverordnung bzw. des HGB für Unternehmen von öffentlichem Interesse.
Beratung ERP: Die Auswahl und Konfiguration eines ERP-Systems, das die Rechnungslegung erfasst, sowie die Schulung der Buchhaltungsmitarbeiter sind Tätigkeiten, die die Prüfung beeinträchtigen können. Bei einem Unternehmen von öffentlichem Interesse sind bestimmte Nichtprüfungsleistungen, insbesondere solche mit unmittelbarem Bezug zur Rechnungslegung, grundsätzlich unzulässig oder nur unter strengen Voraussetzungen zulässig. Selbst wenn die Tätigkeit zulässig wäre, müsste eine Gefährdungsanalyse (Selbstprüfung, Interessenkonflikt) erfolgen und Schutzmaßnahmen dokumentiert werden. Die Konfiguration des Systems durch den Prüfer begründet typischerweise eine Selbstprüfungsgefährdung, weil der Prüfer später die Ergebnisse seiner eigenen Systemgestaltung prüft.
Aufsichtsrat: Die Mitgliedschaft des verantwortlichen Partners im Aufsichtsrat einer Tochtergesellschaft der X-AG begründet einen Interessenkonflikt und verstößt gegen das Verbot der Organstellung bei Prüfungsmandanten. Herr K. kann die Prüfung nicht verantworten.
Honorarabhängigkeit: 18 % sind unterhalb der Schwelle von 15 % für Unternehmen von öffentlichem Interesse? Nein – 18 % überschreiten die 15-%-Grenze. Die Honorarabhängigkeit ist damit jedenfalls zu dokumentieren und zu würdigen; bei Überschreiten sind besondere Schutzmaßnahmen erforderlich, ggf. ist das Mandat niederzulegen.
Ergebnis: Die Unabhängigkeit ist nicht gegeben. P muss das Prüfungsmandat für 2024 ablehnen oder niederlegen, sofern die Beratung nicht beendet und der Partner ausgewechselt wird.
2. Welche berufsrechtlichen Folgen drohen Herrn K. persönlich, und welche Maßnahmen müsste P ergreifen, um künftig die Unabhängigkeit zu wahren?
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Persönliche Folgen für Herrn K.:
- Verstoß gegen die Unabhängigkeitspflichten nach der Berufssatzung und ggf. gegen § 319 HGB bzw. die EU-Verordnung; berufsrechtliche Maßnahmen nach der WPO reichen von einer Rüge über Geldbuße bis zum Verbot der Prüfungstätigkeit.
- Bei vorsätzlichem Verstoß kann die Berufsaufsicht ein Verfahren einleiten; zudem bestehen Haftungsrisiken gegenüber der X-AG und Dritten.
- Die Aufsichtsratstätigkeit bei einer Tochtergesellschaft des Prüfungsmandanten ist ein klarer Interessenkonflikt und muss unverzüglich beendet werden.
Maßnahmen der P:
- Trennung von Prüfung und Beratung organisatorisch und personell (Chinese Walls, getrennte Verantwortliche).
- Beendigung unzulässiger Nichtprüfungsleistungen beim Mandanten.
- Rotation des verantwortlichen Partners nach den gesetzlichen Vorgaben (bei Unternehmen von öffentlichem Interesse spätestens nach sieben Jahren, mit Cooling-off-Phase).
- Überwachung der Honorarabhängigkeit und Dokumentation der Schutzmaßnahmen.
- Einrichtung eines internen Qualitätssicherungssystems mit Unabhängigkeitsbestätigungen aller Mitarbeiter.
- Unterrichtung des Mandanten und ggf. der Aufsichtsbehörde.
3. Wie ist die Aufsichtsratstätigkeit des Herrn K. bei einer Tochtergesellschaft der X-AG rechtlich einzuordnen, wenn man berücksichtigt, dass die Tochter nicht selbst Prüfungsmandant ist?
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Die Tochtergesellschaft ist zwar nicht selbst Prüfungsmandant, aber ein verbundenes Unternehmen des Mandanten. Die Unabhängigkeitsregeln erfassen typischerweise auch verbundene Unternehmen, weil der Prüfer bei der Prüfung des Mutterunternehmens auch die Tochtergesellschaft einbezieht (Konsolidierung, interne Kontrolle, Geschäftsbeziehungen).
Die Organstellung bei einem verbundenen Unternehmen begründet einen Interessenkonflikt, weil Herr K. als Aufsichtsrat der Tochter deren Interessen vertreten muss, während er als Prüfer die Tochter im Konzernverbund prüft. Dies ist auch dann problematisch, wenn die Tochter nicht selbst Mandant ist. Die Berufssatzung verbietet die Übernahme von Organfunktionen bei Prüfungsmandanten und deren verbundenen Unternehmen, soweit dadurch die Unabhängigkeit beeinträchtigt wird.
Ergebnis: Die Tätigkeit ist unzulässig, solange P das Mandat bei der X-AG innehat. Herr K. muss das Aufsichtsratsmandat niederlegen oder P muss das Prüfungsmandat beenden.