Redação oficial e prazo de resposta
Um órgão recebe ofício de outro órgão solicitando informações sobre execução de contrato. O prazo é de 10 dias úteis. O setor responsável tem os dados, mas o chefe está em viagem e o substituto só retorna em 5 dias. Há um e-mail interno com a minuta de resposta, mas sem assinatura. O ofício veio sem número de protocolo e com endereço incompleto. O prazo começa a contar da entrada no protocolo, que ocorreu em uma sexta-feira. O órgão precisa responder de forma oficial e com linguagem clara.
1. Como calcular o prazo e organizar a resposta oficial?
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O prazo de 10 dias úteis conta a partir do primeiro dia útil seguinte ao protocolo, excluindo o dia de entrada. Se o protocolo foi na sexta, a contagem começa na segunda. O setor deve preparar a minuta, revisar a linguagem, numerar o ofício de resposta, indicar referência ao ofício recebido e assinar pela autoridade competente. A ausência de número de protocolo não impede a resposta; deve-se registrar a data e o remetente. O substituto pode responder se tiver delegação. A resposta deve ser objetiva, com os dados solicitados e prazo. Se não houver dados completos, informar o que existe e o motivo da ausência.
2. Quais falhas de redação oficial devem ser evitadas na minuta?
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Evitar linguagem rebuscada, abreviações obscuras, falta de clareza e excesso de adjetivos. Usar tratamento adequado, impessoalidade, concisão e ordem direta. Não misturar assuntos nem omitir a referência. Não usar gírias ou expressões regionais. A estrutura deve ter identificação, assunto, corpo e fecho. A minuta deve ser revisada quanto a dados e anexos. Se o ofício recebido tiver endereço incompleto, registrar a ocorrência e enviar pelos canais disponíveis, mantendo cópia no processo.