Noções de Arquivologia e Gestão Documental
Conceitos básicos
Arquivo é conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica no exercício de atividades. Diferencie arquivo, biblioteca e museu: arquivo é orgânico e único; biblioteca é coleção; museu preserva objetos. Documento é suporte + informação.
Classificação e temporalidade
O plano de classificação organiza documentos por função e atividade. A tabela de temporalidade define prazos de guarda na fase corrente, intermediária e destinação final (eliminação ou guarda permanente). A teoria das três idades é central. Armadilha: confundir fase intermediária (aguardando destinação, uso pouco frequente) com corrente (uso frequente).
Protocolo
O setor de protocolo recebe, registra, autua, distribui e controla a tramitação de documentos. O número de protocolo é o identificador do documento. Controle de tramitação evita extravios.
Digitalização
A digitalização produz cópia digital. Se o documento digitalizado for autenticado conforme normas, pode substituir o original em certos casos. Preserve metadados e resolva questões de assinatura digital (ICP-Brasil).
Lei de Arquivos
A Lei 8.159/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, define gestão documental e protege documentos sigilosos. O CONARQ é órgão central.
Exemplo
Um processo com prazo de guarda de 5 anos na fase corrente e 10 na intermediária só pode ser eliminado após 15 anos, se não houver valor histórico; caso contrário, vai para guarda permanente.