Demande de communication de documents administratifs : entre occultation et refus implicite
Vous êtes affecté au service « relations avec le public » d'une commune de 25 000 habitants. Le 3 mars, l'association « Les Jardins du Vallon » adresse par courriel une demande de communication de trois documents : la convention d'occupation d'une parcelle municipale qui lui a été consentie en 2022 ; la liste nominative des membres de la commission d'attribution des jardins familiaux, avec leurs adresses personnelles ; le rapport d'enquête d'un agent technique constatant, selon l'association, des « manquements graves » à ses obligations. Le même courriel demande une « réponse sous huit jours ». Le service accuse réception le 8 mars, sans indiquer de délai, puis classe le dossier. Nous sommes le 20 avril : aucune réponse n'a été envoyée. La directrice vous demande de reprendre le dossier. Elle envisage de répondre que « ces documents sont internes et ne concernent pas l'association ». Le président de l'association a annoncé son intention de saisir la CADA et « d'aller au tribunal ».
1. Qualifiez chacun des trois documents demandés au regard du droit d'accès aux documents administratifs et indiquez, pour chacun, la suite à donner. La réponse envisagée par la directrice peut-elle être retenue ?
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Principe. L'article L. 311-1 du code des relations entre le public et l'administration (CRPA) ouvre à toute personne le droit de consulter et d'obtenir copie des documents administratifs, sans avoir à justifier d'un intérêt. La qualité de demandeur n'est donc pas déterminante : ce qui compte est la nature du document, produit ou reçu par la commune dans le cadre de sa mission de service public.
1. La convention d'occupation. Document reçu par la commune pour la gestion de son domaine : communicable. Seules les mentions couvertes par un secret protégé ou portant atteinte à la vie privée de tiers seront occultées. La demande est fondée.
2. La liste des membres et leurs adresses. Le nom et la qualité des membres d'une commission administrative ne relèvent pas de la vie privée : ils sont communicables. Les adresses personnelles, en revanche, relèvent de la vie privée : elles doivent être occultées, sauf si leur communication était indispensable, ce qui n'est pas le cas ici. Si des membres ont signalé des menaces, la commune peut refuser la communication de leurs coordonnées au titre de la sécurité des personnes.
3. Le rapport d'enquête. Il n'existe pas d'exception générale au profit des « documents internes ». Un rapport établi par un agent dans l'exercice de ses fonctions est un document administratif communicable, y compris s'il est défavorable au demandeur. Les mentions relatives à des tiers seront occultées.
Conclusion. La réponse « documents internes » est illégale : elle repose sur un motif inopérant et serait annulée par le juge. Il faut communiquer des copies, avec occultations ciblées, et motiver précisément tout refus partiel. La demande de « réponse sous huit jours » n'a aucune portée contraignante : seul compte le délai légal d'un mois.
2. Le service n'a pas répondu. Expliquez à la directrice les conséquences de ce silence, la procédure que l'association peut engager et les risques pour la commune. Que faut-il faire dès maintenant ?
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Le silence vaut refus. En application de l'article L. 311-2 du CRPA, l'administration dispose d'un mois pour répondre. À l'expiration de ce délai, le silence gardé vaut décision de refus. Nous sommes le 20 avril : le refus implicite est acquis depuis le début du mois d'avril. Ce refus est une décision défavorable, qui doit être motivée ; il est en outre fondé, en l'état, sur un motif illégal.
La voie de recours. L'association peut saisir la Commission d'accès aux documents administratifs dans les deux mois suivant le refus (art. L. 342-1 CRPA) : saisine gratuite, sans avocat, par simple courrier ou voie électronique. La CADA rend un avis - généralement sous un mois, deux pour les dossiers complexes - et peut recommander la communication. Si la commune persiste, l'association peut former un recours pour excès de pouvoir devant le tribunal administratif dans les deux mois, assorti éventuellement d'un référé. Le juge peut annuler le refus, prononcer une astreinte et condamner la commune aux frais.
Les risques. Annulation, injonction de communiquer, frais de procédure, atteinte à l'image de la collectivité, et difficulté à démontrer ensuite la bonne foi du service.
Ce qu'il faut faire. Ne pas attendre la CADA : répondre immédiatement, même tardivement, en communiquant les documents avec occultations et en motivant chaque refus partiel. Alerter la personne responsable de l'accès aux documents administratifs (PRADA), désignée en application de l'article L. 330-1 du CRPA. Tracer les occultations dans une fiche interne, car c'est la commune qui devra justifier ses choix devant le juge.