La reunió de dilluns: un termini contradictori i una instrucció de canal
Ets la Laia, tècnica de projectes en una cooperativa de set persones. Cada dilluns la Marta, la teva cap, fa una reunió de vint minuts. Avui us ha encarregat un informe per a un client del sector alimentari i li has sentit dir: «El pressupost és de 4.800 euros i amb això hem de cobrir l'anàlisi i la presentació. Si podem tenir l'informe divendres al matí, perfecte; si no, dilluns tampoc passa res, però el client ha dit que sí o sí el necessita dilluns a primera hora, perquè presenta el projecte a la tarda. Ah, i això no cal que ho comentis amb en Pau, que ja s'ho diré jo.» En Pau és el responsable comercial que va tancar l'encàrrec i qui parla habitualment amb el client. Després de la reunió, la Marta marxa a una visita i no torna fins dimecres. Tens pendent des de dijous passat el correu de resposta al client, que et demana confirmació de dates, i un company t'ha demanat ajuda per a un altre lliurament amb el mateix termini.
1. Quin termini real has de complir i com resols la contradicció entre «dilluns tampoc passa res» i «sí o sí dilluns a primera hora»?
Read the worked answer
Cal distingir el contingut literal de la mitigació. «Si no, dilluns tampoc passa res» és una fórmula de cortesia que resta pressió a la preferència; no cancel·la la necessitat del client, expressada amb «sí o sí» i amb una conseqüència externa: la presentació a la tarda. El que està en joc -quedar bé amb el client- és més costós que l'objectiu intern de lliurar divendres. Per tant, planifico com a data límit real dilluns a primera hora i tracto divendres al matí com a objectiu desitjable. A la pràctica: tanco l'anàlisi divendres i reservo el cap de setmana només com a coixí; confirmo al client «dilluns al matí» per escrit, sense prometre divendres. Si algú pregunta, explico la diferència entre els dos enunciats, no la ignoro.
2. Què inferiries de «no cal que ho comentis amb en Pau» i què faràs?
Read the worked answer
La instrucció restringeix el canal, no la informació. En Pau és qui parla amb el client i qui va tancar l'encàrrec; si el marge o l'abast canvien, ell ho ha de saber per no contradir el que diu la Marta. Inferir «secret» seria excessiu; el més plausible és que la Marta vulgui controlar el missatge i evitar que el comercial renegociï condicions. La decisió prudent: no comentar-ho informalment amb en Pau, però sí demanar a la Marta per escrit qui comunica què al client i quan; si en Pau ha de respondre al client abans de dimecres, li ho plantejo a ella, no a ell. Així respecto la instrucció sense bloquejar la feina.
3. Amb 4.800 € i aquestes condicions, quina part del treball protegeixes i quina retallaries si el temps s'escurça?
Read the worked answer
El pressupost és una xifra global, no un desglossament, així que no puc calcular cost per fase; decideixo per risc. El que no es pot tocar és allò que el client veurà i farà servir: l'anàlisi i la presentació, perquè són el motiu de la reunió de dilluns. El que es pot comprimir és la part interna: format, maquetació, annexos i reunions de coordinació. Si cal, proposo un lliurament mínim viable (anàlisi i presentació de deu diapositives) i deixo la resta per a una segona entrega, sempre amb el vistiplau de la Marta o, si no hi és, documentat per correu. No retallaria la revisió de dades: un error allà costa més que el marge.