Actes non publiés, délais dépassés : reconstruire une chaîne de validité
Mairie de 6 200 habitants. Le secrétariat général ne compte que deux agents, dont l'un est en arrêt maladie depuis cinq semaines. Le nouveau DGS découvre en reprenant les dossiers : neuf délibérations adoptées entre le 2 et le 30 septembre, dont six transmises au préfet seulement le 28 octobre ; quatre arrêtés signés par le maire (stationnement, circulation, tarifs de la salle municipale, régie de recettes) dont aucun n'a été publié ni affiché ; un arrêté temporaire de stationnement jamais publié, qui a servi de base à deux contraventions contestées ; enfin un classeur où les actes sont rangés par ordre d'arrivée, sans numérotation ni bordereau. Un administré a écrit pour contester son amende en invoquant l'inopposabilité de l'arrêté. Le maire demande au DGS « une procédure simple, tenable avec deux agents, et un moyen de savoir chaque mois ce qui a été fait ».
1. Quelles conséquences juridiques les dysfonctionnements constatés entraînent-ils ? Classez-les par gravité.
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Le plus grave d'abord : les actes non publiés. Selon l'article L.2131-1 du CGCT, un acte communal n'est exécutoire qu'après publication ou affichage et transmission au représentant de l'État, la transmission devant intervenir dans les quinze jours. Les quatre arrêtés non publiés ne sont pas exécutoires : ils ne sont pas opposables aux administrés. Un agent qui verbalise sur ce fondement, ou un usager qui se voit appliquer un tarif non publié, est dans une situation irrégulière.
Ensuite, les deux contraventions : l'arrêté de stationnement non publié ne pouvait pas les fonder. La contestation de l'administré est fondée ; la commune s'expose à un classement, à un remboursement et, si un préjudice est démontré, à une demande indemnitaire.
Enfin, la transmission tardive : le préfet peut encore déférer, son délai de deux mois courant à compter de la réception. Une transmission à 40 jours n'annule pas le contrôle, elle prive simplement la collectivité de sécurité juridique et peut être signalée comme un dysfonctionnement.
À la clé : responsabilité du maire et du secrétaire général en cas de désordre durable, et perte de crédibilité du service.
2. Concevez la procédure interne : circuit, registre, délais, responsabilités et indicateurs mensuels.
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Objectif : une fiche de vie de l'acte, tenable avec deux agents, et un tableau de bord d'une page.
Circuit en cinq étapes datées : J0 signature et apposition du numéro d'enregistrement sur un registre chronologique unique ; J+2 publication (affichage et recueil des actes) ; J+5 transmission dématérialisée au préfet avec bordereau ; J+5 constitution de la preuve (capture du dépôt, date d'affichage, attestation du maire) ; J+7 mise à jour du tableau de bord.
Registre unique, une ligne par acte : numéro, type, date de signature, date de publication, date de transmission, observations. Abandon du classement par ordre d'arrivée.
Responsabilités : l'agent en charge du secrétariat tient le registre ; le DGS contrôle chaque mois un échantillon de cinq actes et signe le tableau de bord ; un binôme de secours est désigné pour qu'une absence ne bloque pas la chaîne.
Indicateurs mensuels : nombre d'actes par type, délai moyen de publication, délai moyen de transmission, nombre d'actes en attente à plus de quinze jours, incidents. Transmission au maire en une page, avec les deux ou trois actes à régulariser en priorité.
3. Comment traitez-vous le dossier des deux contraventions contestées ?
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Je commence par vérifier si l'arrêté a été publié à une autre date que celle attendue : panneau d'affichage, recueil des actes, site internet, avec preuve datée. Si une publication existe, l'arrêté est opposable à compter de cette date et la contestation doit être examinée au fond.
Si aucune publication n'est établie, l'arrêté n'est pas opposable. J'informe alors le maire par écrit et je propose : (1) de reconnaître le caractère non fondé des deux contraventions et d'en tirer les conséquences - classement, remboursement le cas échéant ; (2) de préparer un nouvel arrêté régulier pour l'avenir, publié le jour de sa signature, sans effet rétroactif sur les faits passés ; (3) de rédiger une note retraçant les faits, les dates et les décisions prises, versée au dossier, pour la traçabilité et la protection des agents ; (4) de vérifier si d'autres actes de la même période présentent le même défaut.
Règle de conduite à poser au service : ne jamais produire en contentieux un acte dont on ne peut établir la publication, et ne jamais reconstituer une preuve d'affichage après coup.