Adjoint Administratif Territorial cheat sheet

Trois niveaux de collectivités à statut général : commune (article 72 et 72-1 de la Constitution, loi du 5 avril 1884 codifiée au CGCT), département (loi du 10 août 1871, érigé en collectivité par la loi du 2 mars 1982), région (loi du 5 juillet 1972, collectivité depuis la loi du 2 mars 1982).

Article 72 de la Constitution : les collectivités s'administrent librement par des conseils élus ; le représentant de l'État (préfet) a la charge des intérêts nationaux, du contrôle administratif et du respect des lois.

Élections : conseils municipaux au scrutin de liste (communes de 1 000 habitants et plus), durée du mandat 6 ans ; conseils départementaux et régionaux élus pour 6 ans, renouvelés intégralement.

Le maire est à la fois agent de la commune (exécutif du conseil) et agent de l'État (état civil, police judiciaire, recensement, listes électorales) ; il est officier d'état civil et officier de police judiciaire.

Compétences par niveau : commune (urbanisme local, état civil, voirie communale, action sociale facultative), département (action sociale et aide sociale à l'enfance, collèges, voirie départementale, RSA), région (lycées, formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, transports régionaux).

Loi NOTRe du 7 août 2015 : suppression de la clause de compétence générale des départements et régions, transfert des transports interurbains et scolaires aux régions, création de la collectivité unique fusionnée ; les communes conservent une clause générale.

Intercommunalité à fiscalité propre : métropole, communauté urbaine, communauté d'agglomération, communauté de communes ; le transfert de compétences est exclusif et la représentation au conseil communautaire est fonction de la population.

Établissements publics de coopération : SIVOM et SIVU (syndicats), syndicat mixte ouvert ou fermé selon l'adhésion d'acteurs hors du périmètre (chambres consulaires, établissements publics).

Tutelle supprimée en 1982 : le préfet exerce un contrôle de légalité a posteriori (déféré préfectoral, article 72 de la Constitution et CGCT) et non plus une approbation préalable.

Hiérarchie des normes : Constitution et bloc de constitutionnalité > traités et droit de l'Union européenne > lois et ordonnances > règlements (décrets, arrêtés) > actes individuels ; le règlement doit respecter la loi, la loi doit respecter les traités.

Acte administratif unilatéral : décision exécutoire créatrice de droits ou faisant grief ; distinction entre actes réglementaires (impersonnels, abrogables à tout moment) et actes individuels (délai de retrait de 4 mois en cas d'illégalité, retrait possible sans délai si créateur de droits obtenu par fraude).

Recours : recours gracieux ou hiérarchique (facultatif, proroge le délai contentieux), recours pour excès de pouvoir (REP) devant le tribunal administratif dans un délai de 2 mois à compter de la notification ou publication.

Moyens d'illégalité externe : incompétence de l'auteur, vice de forme ou de procédure ; moyens d'illégalité interne : détournement de pouvoir, violation de la loi, erreur de droit, erreur de fait, erreur manifeste d'appréciation.

Responsabilité administrative : faute simple (activité de service public), faute lourde (activités de police, sauf police des étrangers et secours), responsabilité sans faute pour risque (choses dangereuses) ou pour rupture d'égalité devant les charges publiques.

Contrats administratifs : critères du contrat administratif (clause exorbitante du droit commun ou participation au service public) ; le juge du contrat peut prononcer la résiliation ou indemniser, pas l'annulation rétroactive (arrêt Béziers I, 2011).

Principe de légalité : l'administration est soumise à la loi ; elle peut prendre des actes réglementaires dans le respect des normes supérieures ; le silence de l'administration vaut rejet dans les deux mois (loi du 12 avril 2000).

Déontologie et transparence : code des relations entre le public et l'administration (CRPA, 2015) impose le respect du contradictoire avant toute décision défavorable, la motivation de certaines décisions et l'accès aux documents administratifs (CADA).

Voies de recours contre un jugement administratif : appel devant la cour administrative d'appel (2 mois), pourvoi en cassation devant le Conseil d'État (2 mois) ; référé-suspension (urgence + doute sérieux) et référé-liberté (atteinte grave et manifestement illégale à une liberté fondamentale, 48 heures).

Circuit de la dépense : engagement (service prescripteur), liquidation (service fait constaté), ordonnancement (maire ou président), paiement (comptable public) ; séparation obligatoire entre l'ordonnateur et le comptable (décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique).

Service fait : constatation matérielle de la livraison ou de l'exécution de la prestation ; sans service fait, la liquidation est irrégulière et le comptable engage sa responsabilité.

Gestion des ressources humaines : recrutement par concours ou contrat, tableau des effectifs, entretien professionnel annuel, régime des congés (congés annuels, RTT, CET), discipline (conseil de discipline, procédure contradictoire).

Accueil et information du public : obligation de réponse dans un délai de deux mois, désignation d'un correspondant accessibilité, registre des demandes, affichage des horaires et des voies de recours.

Procédure de marché public (code de la commande publique, 2018) : seuils de 40 000 € HT pour la dispense de publicité, procédure adaptée (MAPA) en dessous de 221 000 € HT pour les fournitures et services, appel d'offres au-delà.

Archivage : plan de classement, durées de conservation, versement aux archives départementales ; les documents engageant la responsabilité doivent être conservés (délais variables selon la nature, 10 ans pour les pièces comptables).

Sécurité et confidentialité : règlement général sur la protection des données (RGPD), registre des traitements, désignation d'un délégué à la protection des données (DPO), information des usagers, droit d'accès et de rectification.

Rédaction interne : note de service (portée collective, information descendante), circulaire (interprétation d'un texte), compte rendu de réunion (relevé des décisions et actions), fiche de procédure (étapes et responsabilités).

Contrôle interne : cartographie des risques, séparation des tâches, piste d'audit fiable, contrôles par échantillonnage ; articulation avec le contrôle de gestion et l'évaluation des politiques publiques.

Instructions budgétaires et comptables applicables : M57 (communes et EPCI, généralisation), M52 (départements), M71 (régions), M4 (services publics industriels et commerciaux) ; le budget est voté par l'organe délibérant avant le 15 avril (ou 30 avril en année d'élection).

Principes budgétaires : annualité, unité, universalité, spécialité, équilibre réel, sincérité ; le budget doit être voté en équilibre réel (section de fonctionnement et section d'investissement).

Sections : fonctionnement (charges courantes, dépenses de personnel, intérêts, dotations aux amortissements) et investissement (dépenses d'équipement, remboursement du capital de la dette, immobilisations).

Épargne brute = recettes réelles de fonctionnement − dépenses réelles de fonctionnement ; épargne nette = épargne brute − remboursement du capital de la dette ; taux d'épargne brute = épargne brute / recettes réelles de fonctionnement.

Excédent de fonctionnement reporté, résultat de l'exercice, reste à réaliser (RAR) : le résultat de clôture intègre les restes à réaliser en recettes et en dépenses d'investissement.

Comptabilité de droits constatés : rattachement des charges et produits à l'exercice, amortissement des immobilisations, provisions pour risques et charges (provision pour litiges, dépréciation des créances).

Délais de mandatement : la collectivité doit mandater les dépenses dans le délai de 30 jours suivant la réception de la facture (délai de paiement de 30 jours, article L. 2192-10 du code de la commande publique) ; intérêts moratoires en cas de retard.

Comptes de gestion et compte administratif : le compte de gestion du comptable et le compte administratif de l'ordonnateur doivent être votés avant le 30 juin ; ils doivent être conformes (écart nul) pour être approuvés.

Indicateurs de contrôle : coefficient de rigidité (charges de personnel / recettes de fonctionnement), taux d'endettement (dette / recettes de fonctionnement), capacité de désendettement (dette / épargne brute), délai de désendettement en années.

Structure d'une note administrative : en-tête (collectivité, service, objet, référence), introduction (contexte, objet, enjeu), développement organisé en parties équilibrées, conclusion avec propositions opérationnelles ; pas de formule de politesse dans une note interne.

Règle de rédaction : une idée par paragraphe, phrase de 20 à 25 mots maximum, voix active, présent de l'indicatif, pas de substantifs en cascade, pas de double négation.

Formules d'appel et de courtoisie : « Monsieur le Maire », « Madame la Présidente », formule finale « Je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de ma considération distinguée » (pas de « meilleures salutations » dans une lettre officielle).

Types d'écrits : lettre administrative (correspondance avec un usager ou un partenaire), note de service (information interne), compte rendu (relation factuelle d'une réunion), procès-verbal (constat officiel des décisions), rapport (analyse et propositions).

Ponctuation et typographie : une espace avant et après le point-virgule, les deux-points et le point d'interrogation ; pas d'espace avant le point et la virgule ; les nombres s'écrivent en chiffres pour les données techniques et en lettres pour les dates et les montants en début de phrase.

Éviter les ambiguïtés : préciser le référent (qui agit), le délai (quand), la modalité (comment) ; remplacer « il faudrait » par « il convient de » ou « la direction doit ».

Reformulation et synthèse : conserver les faits, les chiffres et les décisions, supprimer les redondances et les commentaires personnels ; un résumé doit être plus court d'un tiers à la moitié du texte source.

Registre : le vouvoiement est de rigueur avec les usagers et les partenaires ; le « nous » de modestie est réservé aux écrits signés par le service, pas au « je » dans une note d'analyse.

Relecture : vérifier l'accord du participe passé (avec être : accord avec le sujet ; avec avoir : accord avec le COD antéposé), les majuscules des noms de collectivités (« la commune de X », « le département de Y ») et la cohérence des sigles.

Accord du participe passé : avec l'auxiliaire être, accord avec le sujet ; avec avoir, accord avec le complément d'objet direct placé avant le verbe ; les verbes pronominaux suivent des règles spécifiques (accord avec le sujet si le pronom est COD).

Homophones à distinguer : « a » (verbe avoir) / « à » (préposition) ; « ou » (choix) / « où » (lieu) ; « ce » (démonstratif) / « se » (pronom réfléchi) ; « leur » (pronom, invariable) / « leurs » (déterminant possessif, pluriel).

Accord des adjectifs de couleur : accord avec le nom sauf si l'adjectif est issu d'un nom (marron, orange) ou composé (bleu clair) ; « demi » et « nu » placés avant le nom restent invariables.

Conjugaison : le futur de l'indicatif se forme sur l'infinitif (je ferai, tu iras, il viendra) ; le conditionnel présent exprime une hypothèse ou une politesse ; l'impératif n'a pas de pronom sujet.

Subordonnées : « bien que » et « quoique » exigent le subjonctif ; « après que » se construit avec l'indicatif (pas le subjonctif) ; « avant que » et « pour que » exigent le subjonctif.

Ponctuation : la virgule sépare des éléments de même fonction, ne sépare pas le sujet de son verbe ; le point-virgule marque une pause plus forte que la virgule ; les guillemets encadrent une citation exacte.

Vocabulaire administratif : « proroger » (prolonger dans le temps), « rescinder » (annuler), « obtempérer » (se soumettre), « déférer » (saisir une juridiction), « entériner » (valider), « échéance » (date limite), « diligence » (soin apporté).

Pièges fréquents : « pallier » est transitif direct (pallier un problème, pas « pallier à ») ; « se rappeler de » est incorrect (se rappeler quelque chose, se souvenir de quelque chose) ; « davantage » (quantité) ≠ « d'avantage » (bénéfice).

Nombres et dates : les dates s'écrivent sans majuscule au mois (« le 5 janvier 2024 ») ; les siècles en chiffres romains (« le XXIe siècle ») ; les nombres composés sont reliés par des traits d'union (vingt et un, quatre-vingt-dix-neuf).

Pourcentages : augmenter de t % multiplie par (1 + t/100) ; diminuer de t % multiplie par (1 − t/100) ; une hausse de 10 % suivie d'une baisse de 10 % donne un résultat inférieur de 1 % au départ (0,9 × 1,1 = 0,99).

Règle de trois : si a correspond à b, alors c correspond à (c × b) / a ; utile pour les conversions d'unités et les calculs de proportionnalité (effectifs, budgets).

Moyenne, médiane, étendue : moyenne = somme des valeurs / effectif ; médiane = valeur qui partage l'effectif en deux ; étendue = valeur maximale − valeur minimale ; la moyenne est sensible aux valeurs extrêmes, pas la médiane.

Suites logiques : arithmétique (on ajoute une constante), géométrique (on multiplie par une constante) ; chercher l'écart entre les termes puis l'écart des écarts avant de conclure.

Logique : implication « si A alors B » équivaut à « non B donc non A » (contraposée) ; la réciproque « si B alors A » n'est pas équivalente ; la négation de « tous les X sont Y » est « au moins un X n'est pas Y ».

Dénombrement : arrangements (ordre compte) et combinaisons (ordre ne compte pas) ; pour deux choix indépendants, multiplier les possibilités (principe multiplicatif).

Problèmes de mélange et de débit : débit = volume / temps ; vitesse = distance / temps ; pour deux véhicules qui se croisent, additionner les vitesses ; pour un rattrapage, soustraire les vitesses.

Calcul mental : priorité opératoire (parenthèses, puis puissances, puis multiplication/division, puis addition/soustraction) ; multiplier par 0,25 revient à diviser par 4 ; diviser par 0,5 revient à multiplier par 2.

Interprétation de tableaux : vérifier l'unité (milliers d'euros, pourcentage), la base de calcul (population totale ou population active) et la date de référence avant de comparer deux séries.

Tableur : une formule commence par « = » ; référence relative (A1) se décale lors de la copie, référence absolue ($A$1) reste fixe, référence mixte ($A1 ou A$1) fixe une seule dimension ; les fonctions SOMME, MOYENNE, SI, RECHERCHEV, NB.SI couvrent la majorité des besoins.

Tableur : erreurs courantes - #DIV/0! (division par zéro), #VALEUR! (type de donnée incompatible), #REF! (référence supprimée), #N/A (valeur non trouvée par RECHERCHEV).

Traitement de texte : les styles (Titre 1, Titre 2) permettent de générer automatiquement une table des matières ; le mode révision suit les modifications ; le publipostage fusionne un document type avec une source de données.

Messagerie et collaboration : la copie cachée (Cci) protège la confidentialité des destinataires ; l'accusé de réception ne vaut pas preuve de lecture ; les espaces collaboratifs partagés doivent respecter la politique d'accès définie par la collectivité.

Sécurité : mot de passe robuste (longueur, diversité des caractères), authentification à deux facteurs, chiffrement des supports amovibles, méfiance envers les pièces jointes et l'hameçonnage (phishing).

RGPD et données personnelles : minimisation, finalité déterminée, durée de conservation limitée, information des personnes, droit d'accès et de rectification, registre des traitements, notification des violations à la CNIL sous 72 heures.

Formats et accessibilité : privilégier les formats ouverts et interopérables (ODF, PDF/A pour l'archivage), vérifier l'accessibilité des documents (titres, textes alternatifs, contraste) conformément au RGAA.

Gestion documentaire : nommage normalisé (date, service, objet, version), arborescence partagée, versionnage, sauvegarde régulière et plan de reprise d'activité (PRA).

Structure d'une présentation orale : annonce du plan (3 parties maximum), développement avec transitions explicites, conclusion avec message clé ; règle des 3 messages à retenir pour un exposé de 10 minutes.

Entretien d'embauche : préparation de 3 à 5 exemples concrets d'expérience (méthode STAR : Situation, Tâche, Action, Résultat), connaissance de la collectivité (organigramme, projets, budget) et du poste (fiche de poste).

Communication non verbale : contact visuel, posture stable, débit de 130 à 150 mots par minute, pauses pour respirer ; éviter les tics de langage (« euh », « du coup », « voilà »).

Écoute active : reformuler (« si je comprends bien, vous... »), poser des questions ouvertes, valider les émotions ; en situation de tension, accuser réception avant de proposer une solution.

Gestion du stress : respiration abdominale, préparation physique de la voix (échauffement, hydratation), anticipation des questions difficiles, répétition à voix haute avec chronomètre.

Réponse à une question piège : reconnaître le point soulevé, apporter un exemple factuel, recentrer sur la valeur ajoutée ; ne jamais contredire un membre du jury de manière frontale.

Prise de parole en réunion : annoncer l'objectif, gérer le temps de parole, reformuler les décisions, conclure par un relevé de décisions avec responsables et échéances.

Entretien professionnel annuel : préparer un bilan des objectifs, des compétences développées et des besoins de formation ; l'échange est un dialogue, pas une évaluation unilatérale.

Communication de crise : un seul porte-parole, message factuel et daté, information régulière aux usagers, coordination avec la hiérarchie et les autorités (préfecture) avant toute déclaration publique.