Relire un courrier de refus avant signature

Langue : « suite à » est déconseillé (à remplacer par « à la suite de » ou « en réponse à ») ; « vous auriez du » s'écrit « dû » ; « la gène » s'écrit « la gêne » ; « donner une suite favorable à celle-ci » est lourd et la reprise par « celle-ci » est maladroite.

Style : incohérence énonciative (le « je » de « j'ai l'honneur » devient « nous » deux fois) ; « car » est familier dans un acte administratif ; les excuses (« nous vous prions de bien vouloir nous excuser ») affaiblissent une décision et n'ont pas leur place ; absence de formule de politesse finale, de mention du signataire et de ses qualités.

Sécurité juridique - c'est le plus grave, et de loin :

1. Un dossier incomplet ne justifie pas un refus : l'administration doit inviter le demandeur à compléter son dossier et lui indiquer les pièces manquantes.
2. Les pièces citées sont inexactes : l'agent parle du justificatif de domicile alors que manquent l'attestation d'assurance et le plan de masse. Le motif est faux.
3. La motivation est insuffisante : ni la date précise, ni l'objet, ni le texte appliqué ne sont énoncés (art. L.211-2 du CRPA pour les décisions devant être motivées, dont les refus d'autorisation).
4. Aucune mention des voies et délais de recours (art. L.221-1 du CRPA) : à défaut, le délai de recours n'est pas opposable au requérant.
5. « Veuillez contacter le secrétariat » ne donne ni nom, ni coordonnées, ni horaires.

Le choix juridiquement correct n'est pas le refus mais la demande de pièces complémentaires. Rédaction proposée :

« Madame, Monsieur, En réponse à votre demande reçue le 3 mars 2026, relative à l'installation d'une terrasse de 12 m² sur le domaine public, je vous informe que votre dossier est incomplet : l'attestation d'assurance et le plan de masse n'ont pas été joints. Je vous invite à produire ces deux pièces dans un délai de quinze jours à compter de la réception du présent courrier, afin que votre demande puisse être instruite. À défaut de réponse dans ce délai, votre demande sera regardée comme incomplète et pourra faire l'objet d'un refus, qui vous sera notifié avec la mention des voies et délais de recours. Pour toute question, le service urbanisme est joignable au 00 00 00 00 00, du lundi au vendredi de 9 h à 12 h. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. »

Si le maire maintient un refus, le courrier doit alors comporter : les faits (date et objet de la demande), le droit applicable (règlement d'occupation du domaine, délibération tarifaire), le motif précis, la mention des voies et délais de recours (tribunal administratif, deux mois) et les coordonnées du service. Deux paragraphes suffisent : un paragraphe de constat et de décision, un paragraphe de voies et délais.

Avant signature, quatre contrôles : (1) le fond - la décision est-elle la bonne réponse administrative, les pièces manquantes sont-elles exactement celles citées, les délais annoncés sont-ils réalistes ? (2) la forme - orthographe, accord, cohérence du « je » ou du « nous », une seule idée par paragraphe, pas de formule d'excuse ; (3) la compétence du signataire - le maire signe, ou l'adjoint s'il dispose d'une délégation régulière, mentionnée dans l'acte ; (4) le circuit - visa du service instructeur, enregistrement au registre des courriers avec numéro et date, puis signature.

Après signature : notification (recommandé avec accusé de réception pour un refus), mention de la date de notification dans le dossier, archivage du double et de la preuve de notification, mise à jour du suivi.

Mentions à sécuriser dans toute décision défavorable : identité et qualité du signataire, date et objet de la demande, base légale et règlement applicable, motivation en fait et en droit, voies et délais de recours, coordonnées du service. Un courrier mal rédigé se corrige en cinq minutes ; une décision mal motivée se perd en contentieux et coûte des mois.