Ujian PPAT cheat sheet

Dasar hukum utama: UU No. 8 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang menggantikan Perpres 54/2010 beserta perubahannya; peraturan pelaksana dijabarkan dalam Perpres dan Peraturan LKPP.

Ruang lingkup pengadaan meliputi barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi, dan jasa lainnya; setiap jenis memiliki metode pemilihan dan dokumen yang berbeda.

Prinsip pengadaan: efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel; pelanggaran prinsip ini menjadi dasar sanggahan atau pembatalan.

Asas pengadaan mencakup juga pemenuhan nilai manfaat (value for money), bukan semata harga terendah; evaluasi kualitas dan biaya harus dipertimbangkan sesuai metode.

Para pihak: Pengguna Anggaran (PA), Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan, Pokja/UKPBJ, dan penyedia; kewenangan masing-masing diatur peraturan, bukan diskresi bebas.

Ambang batas nilai menentukan metode: pengadaan langsung untuk nilai kecil, penunjukan langsung untuk kondisi tertentu yang diizinkan, dan tender/seleksi untuk nilai besar sesuai ketentuan berlaku.

Pengadaan langsung dapat dilakukan untuk nilai paling banyak Rp200 juta (pekerjaan konstruksi/jasa lainnya) atau sesuai batas yang diatur; verifikasi angka terkini pada peraturan LKPP yang berlaku.

Sanksi administratif bagi penyedia meliputi peringatan, denda keterlambatan, pencantuman dalam daftar hitam, dan pemutusan kontrak; daftar hitam menghalangi keikutsertaan pada pengadaan berikutnya.

Perubahan regulasi wajib dirujuk pada tanggal dokumen pemilihan ditetapkan; ketentuan yang berlaku adalah yang berlaku saat proses pemilihan dimulai, bukan saat kontrak ditandatangani.

Perencanaan dimulai dari identifikasi kebutuhan riil satuan kerja, lalu disusun dalam Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara (RKBMN) dan Rencana Umum Pengadaan (RUP).

RUP wajib diumumkan melalui sistem informasi pengadaan (SiRUP) dan menjadi acuan pemilihan penyedia; pengadaan yang tidak tercantum dalam RUP berisiko tidak dapat diproses.

Penyusunan RUP memuat nama paket, nilai pagu, sumber dana, metode pemilihan, jadwal, dan lokasi; konsistensi antar-elemen ini diperiksa saat pemilihan.

Pemaketan pengadaan harus memperhitungkan efisiensi, skala ekonomi, dan kemampuan penyedia; pemecahan paket tidak boleh bertujuan menghindari tender atau menguntungkan pihak tertentu.

Metode penghitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) berbasis harga pasar, harga kontrak sebelumnya, atau survei harga; HPS dirahasiakan sebelum pembukaan penawaran.

Ketersediaan anggaran harus dipastikan sebelum pemilihan dimulai; PPK menetapkan HPS dan spesifikasi/KAK berdasarkan kebutuhan yang telah disetujui.

Identifikasi kebutuhan mempertimbangkan standar barang, kebutuhan pemeliharaan, umur ekonomis, dan total biaya kepemilikan, bukan hanya harga beli awal.

Perencanaan berkelanjutan memasukkan kriteria lingkungan dan sosial sejak tahap kebutuhan, misalnya efisiensi energi, daur ulang, dan pemberdayaan UMKM lokal.

Revisi RUP diperbolehkan dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan, seperti perubahan anggaran atau kebutuhan mendesak, dan wajib tercatat dalam sistem.

Metode pemilihan: tender/kompetisi penuh, seleksi (jasa konsultansi), penunjukan langsung, pengadaan langsung, dan pengadaan melalui penyedia tunggal untuk kondisi tertentu.

Tender dapat berupa tender terbuka (semua penyedia memenuhi kualifikasi) atau tender terbatas (undangan kepada penyedia dalam daftar); pemilihan metode harus sesuai nilai dan kompleksitas.

Tahapan umum: pengumuman, pendaftaran, penjelasan (aanwijzing), pemasukan penawaran, pembukaan, evaluasi, penetapan pemenang, sanggahan, dan penandatanganan kontrak.

Evaluasi penawaran dapat memakai metode harga terendah, evaluasi biaya seumur hidup, atau sistem nilai/merit point; metode ditetapkan dalam dokumen pemilihan dan tidak boleh diubah di tengah proses.

Sanggahan diajukan peserta dalam tenggat yang ditetapkan setelah pengumuman pemenang; sanggahan hanya atas hal yang diatur, bukan atas dasar spekulasi.

Penunjukan langsung hanya untuk kondisi yang dibenarkan seperti keadaan darurat, pekerjaan lanjutan yang tidak dapat dipisahkan, atau penyedia tunggal yang sah.

Kualifikasi penyedia mencakup aspek hukum, teknis, finansial, dan administratif; verifikasi dilakukan pada dokumen kualifikasi dan dapat diverifikasi faktual.

Konsorsium diperbolehkan jika diatur dalam dokumen pemilihan, dengan perjanjian kerja sama yang memuat pembagian tanggung jawab dan porsi pekerjaan.

Pelelangan gagal jika tidak ada penawaran yang memenuhi syarat atau seluruh penawaran di atas HPS; langkah selanjutnya diatur (evaluasi ulang, pelelangan ulang, atau penunjukan langsung sesuai ketentuan).

Dokumen pemilihan terdiri atas: undangan, instruksi kepada peserta, syarat kualifikasi, KAK/spesifikasi teknis, rancangan kontrak, tata cara evaluasi, dan daftar kuantitas/harga.

KAK (Kerangka Acuan Kerja) untuk jasa konsultansi memuat latar belakang, tujuan, ruang lingkup, keluaran, jangka waktu, dan personel yang dibutuhkan.

Spesifikasi teknis barang harus netral merek dan berbasis kinerja, kecuali pengadaan suku cadang atau alasan teknis yang dapat dipertanggungjawabkan.

Rancangan kontrak dalam dokumen pemilihan bersifat mengikat; perubahan setelah penetapan pemenang hanya boleh bersifat administratif dan tidak mengubah substansi penawaran.

Kriteria evaluasi harus jelas, terukur, dan diumumkan sebelum penawaran; kriteria yang tidak diumumkan tidak boleh dipakai untuk menggugurkan peserta.

Dokumen pemilihan wajib memuat ketentuan TKDN bila relevan, persyaratan UMKM, serta syarat lain yang menjadi dasar evaluasi.

Aanwijzing bertujuan menjelaskan dokumen; hasilnya dituangkan dalam berita acara dan adendum bila ada perubahan, yang menjadi bagian dokumen pemilihan.

Kesalahan aritmetika dalam penawaran dikoreksi berdasarkan harga satuan; bila terdapat perbedaan antara angka dan huruf, ketentuan dokumen menentukan mana yang mengikat.

Jenis kontrak: lump sum (harga tetap untuk keluaran pasti), harga satuan (pembayaran berdasarkan kuantitas terpasang), gabungan, dan kontrak berbasis kinerja/waktu.

Kontrak lump sum tidak mengizinkan penyesuaian harga satuan; perubahan hanya melalui addendum untuk pekerjaan tambah/kurang yang sah.

Kontrak harga satuan memungkinkan pengukuran bersama (opname) dan pembayaran sesuai volume riil yang disetujui.

Kontrak wajib memuat para pihak, ruang lingkup, nilai, jangka waktu, hak dan kewajiban, jaminan pelaksanaan, cara pembayaran, denda, dan penyelesaian sengketa.

Jaminan pelaksanaan umumnya 5% dari nilai kontrak untuk pekerjaan bernilai tertentu; jaminan uang muka nilainya setara uang muka yang dibayarkan.

Addendum kontrak hanya untuk keadaan yang diatur, seperti perubahan lingkup akibat force majeure, perubahan jadwal, atau penyesuaian harga yang diperbolehkan.

Denda keterlambatan dihitung per hari dari nilai kontrak atau bagian yang terlambat, dengan tarif yang ditetapkan dalam kontrak (umumnya 1/1000 per hari).

Pemutusan kontrak dapat dilakukan karena wanprestasi, force majeure berkepanjangan, atau pelanggaran ketentuan; tata cara dan akibatnya diatur dalam kontrak.

Cara pembayaran dapat berupa termin, sekaligus, atau berdasarkan prestasi; setiap pembayaran memerlukan berita acara kemajuan pekerjaan dan dokumen pendukung.

PPK mengendalikan pelaksanaan kontrak melalui rapat persiapan, monitoring progres, dan evaluasi berkala terhadap jadwal dan mutu.

Pengawasan mutu dilakukan melalui pemeriksaan, pengujian, dan penerimaan hasil pekerjaan; konsultan pengawas dapat dilibatkan untuk pekerjaan konstruksi.

Berita Acara Kemajuan Pekerjaan (BAKP) menjadi dasar pembayaran termin; tanpa BAKP dan dokumen pendukung, pembayaran tidak dapat diproses.

Perubahan jadwal (time schedule) harus disetujui dan dicatat; keterlambatan yang bukan karena penyedia dapat menjadi dasar perpanjangan waktu tanpa denda.

Serah terima pekerjaan terdiri atas serah terima sementara (provisional handover) dan serah terima akhir setelah masa pemeliharaan berakhir.

Masa pemeliharaan diatur dalam kontrak; selama masa itu penyedia bertanggung jawab atas perbaikan cacat mutu yang timbul.

Force majeure harus dilaporkan dan dibuktikan; klaim perpanjangan waktu atau pembebasan denda diajukan sesuai tenggat dalam kontrak.

Pengendalian keuangan mencakup pencatatan realisasi terhadap pagu, verifikasi tagihan, dan kepatuhan terhadap perpajakan serta retensi.

Dokumentasi lengkap (berita acara, surat menyurat, laporan) menjadi bukti audit dan dasar penyelesaian sengketa bila terjadi.

Benturan kepentingan (conflict of interest) wajib dihindari dan dideklarasikan; pejabat pengadaan tidak boleh memiliki hubungan keluarga atau kepentingan finansial dengan peserta.

Gratifikasi dalam bentuk apa pun kepada pejabat pengadaan dilarang; pelaporan gratifikasi mengikuti ketentuan KPK dan instansi.

Kolusi antar-peserta (bid rigging), penawaran konsultasi harga, dan penyuapan merupakan tindak pidana korupsi yang dapat dikenai sanksi pidana dan daftar hitam.

Prinsip keterbukaan dan persaingan sehat mencegah pengaturan tender; pemecahan paket untuk menghindari tender adalah pelanggaran integritas.

Pengaduan masyarakat dan whistleblowing system menjadi saluran pengawasan; identitas pelapor dilindungi sesuai ketentuan.

Audit dan pengawasan oleh APIP, BPK, dan BPKP berfokus pada kepatuhan prosedur, kewajaran harga, dan kesesuaian hasil dengan kontrak.

Pejabat pengadaan wajib menandatangani pakta integritas yang memuat komitmen bebas korupsi, kolusi, dan nepotisme.

Dokumentasi keputusan dan jejak audit (audit trail) penting untuk membuktikan bahwa proses berjalan sesuai aturan bila terjadi pemeriksaan.

TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri) adalah persentase nilai komponen dalam negeri terhadap total nilai barang/jasa, dihitung sesuai formula yang ditetapkan.

Preferensi harga diberikan kepada barang/jasa dengan TKDN tertentu atau penyedia dengan status tertentu, sesuai persentase yang diatur dalam peraturan.

Kewajiban TKDN dapat menjadi syarat kualifikasi atau kriteria evaluasi, tergantung jenis pengadaan dan ketentuan sektoral (misalnya untuk pekerjaan konstruksi).

Pengadaan berkelanjutan mempertimbangkan aspek lingkungan (efisiensi energi, pengurangan limbah), sosial (tenaga kerja lokal, kesetaraan), dan ekonomi (biaya seumur hidup).

Pemberdayaan UMKM dilakukan melalui pengalokasian paket pengadaan, kemudahan akses, dan preferensi harga sesuai ketentuan yang berlaku.

Koperasi dan UMKM dapat memperoleh kesempatan pada pengadaan langsung atau paket kecil yang diperuntukkan bagi usaha kecil.

Sertifikat TKDN diterbitkan oleh instansi berwenang; penyedia wajib menunjukkan bukti yang masih berlaku saat evaluasi.

Kriteria hijau dalam spesifikasi dapat mencakup label efisiensi energi, kandungan daur ulang, dan persyaratan emisi; kriteria harus terukur dan tidak diskriminatif.

SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) digunakan untuk pengumuman, pendaftaran, pemasukan penawaran, evaluasi, dan pengumuman pemenang secara elektronik.

SiRUP adalah sistem informasi rencana umum pengadaan; RUP yang diumumkan menjadi acuan paket dan jadwal pemilihan.

e-Katalog menyajikan produk dengan harga terstandar; pembelian melalui katalog dapat mempercepat proses tanpa tender penuh sesuai ketentuan.

Tanda tangan elektronik dan sertifikat digital digunakan untuk keabsahan dokumen penawaran dan kontrak elektronik.

Penyedia wajib terdaftar dalam sistem (SIKaP) dan memiliki akun yang aktif untuk mengikuti pemilihan secara elektronik.

Dokumen penawaran diunggah sebelum batas waktu; keterlambatan unggah tidak dapat diterima dan sistem menutup akses otomatis.

Jejak audit elektronik mencatat waktu unggah, perubahan dokumen, dan akses sistem, sehingga integritas proses dapat diverifikasi.

Gangguan sistem yang dibuktikan dapat menjadi dasar perpanjangan waktu pemasukan penawaran sesuai pengumuman resmi.

Data dan dokumen elektronik wajib dijaga kerahasiaannya; akses diberikan berdasarkan peran (role-based access) untuk mencegah kebocoran penawaran.