Perencanaan Pengadaan dan Identifikasi Kebutuhan
Domain ini menguji rantai dari kebutuhan nyata sampai RUP dan paket pengadaan yang siap dipilih penyedianya.
Identifikasi kebutuhan
Kebutuhan diturunkan dari rencana kerja dan anggaran: jenis, volume, mutu, waktu, dan lokasi. Setiap kebutuhan dijustifikasi melalui kajian kebutuhan, standar harga satuan, dan data historis. Pada tahap ini juga diputuskan apakah pekerjaan dikerjakan sendiri (swakelola) atau oleh penyedia. Hasilnya berupa paket pengadaan: nama paket, nilai pagu, metode, jadwal, dan sumber dana.
RUP dan konsolidasi
PPK menyusun RUP, UKPBJ mengonsolidasi paket sejenis, lalu RUP diumumkan melalui SiRUP. Pengadaan tanpa RUP tidak boleh dilaksanakan; pengecualian hanya untuk keadaan darurat dengan dasar tertulis. Konsolidasi menurunkan harga satuan dan jumlah kontrak, tetapi harus mempertimbangkan kemampuan penyedia lokal agar tidak menutup partisipasi UMKM. Pemetaan penyedia dan analisis pasar dilakukan sebelum menetapkan metode.
Contoh
Kebutuhan 300 unit laptop, pagu Rp3 miliar, tersedia dalam DIPA. PPK menghitung HPS per unit dari beberapa sumber harga pasar, menetapkan tender karena pagu melewati batas pengadaan langsung, dan mengumumkan RUP sebelum pemilihan. Jika paket dipecah menjadi lima paket Rp600 juta agar bisa lewat pengadaan langsung, itu pemecahan paket dan merupakan pelanggaran.
Perangkap
- Memecah paket untuk menghindari tender.
- RUP tidak sinkron dengan kontrak yang akhirnya ditandatangani.
- KAK disusun setelah pemilihan dimulai sehingga spesifikasi mengikuti calon pemenang.
- Mengabaikan kajian kebutuhan sehingga volume berlebih dan anggaran terbuang.