Pengadaan Secara Elektronik (e-Procurement) dan Sistem Informasi
Domain ini menguji pemanfaatan SPSE, e-katalog, dan sistem informasi pendukung, termasuk batas keabsahan dokumen elektronik.
Sistem utama
- SPSE: aplikasi pemilihan berbasis web yang dioperasikan LPSE; mencakup pengumuman, dokumen, penawaran, evaluasi, dan sanggah.
- SiRUP: media pengumuman RUP dan dasar penelusuran paket.
- E-katalog dan toko daring: katalog produk, e-purchasing, dan negosiasi harga.
- SIKAP: rekam jejak kinerja penyedia.
- Tanda tangan elektronik tersertifikasi (PSrE) memberi keabsahan sesuai UU ITE.
Prinsip dan kendali
E-procurement meningkatkan transparansi dan jejak audit, tetapi tidak menghapus risiko kolusi. Kendali: pemisahan akun dan peran, autentikasi, pencatatan waktu unggah, dan larangan berbagi kata sandi. Integrasi SiRUP, SPSE, dan SIKAP memungkinkan penelusuran dari paket sampai kinerja penyedia. Arsip elektronik wajib diunduh dan disimpan karena sistem dapat berubah versi.
Contoh
Penyedia mengunggah dokumen penawaran satu menit setelah batas waktu sistem. Sistem menolak unggahan. Penyedia meminta panitia menerima berkas lewat surel dengan alasan teknis. Pokja harus menolak: waktu sistem adalah acuan dan penawaran di luar sistem tidak sah. Bila terjadi gangguan resmi, panitia mencatat dan mengumumkannya melalui menu yang disediakan.
Perangkap
- Menerima dokumen penawaran lewat surel atau flashdisk.
- Berbagi akun Pokja sehingga jejak audit kabur dan sulit dipertanggungjawabkan.
- Tidak mengunduh dokumen dan berita acara elektronik sebagai arsip.
- Menganggap e-katalog otomatis menjamin harga terendah tanpa negosiasi.