100 शब्दों में प्रधानाचार्य को पत्र: तीन माँगें, एक उद्देश्य
कक्षा 10 का छात्र राहुल 5 अंकों के पत्र-लेखन प्रश्न में 'पुस्तकालय में पुस्तकों की कमी' पर प्रधानाचार्य को पत्र लिख रहा है; शब्द-सीमा 100 से 120 है। उसका मसौदा यह है: 'प्रिय महोदय, सविनय निवेदन है कि मैं बीमार था इसलिए तीन दिन स्कूल नहीं आया और पुस्तकालय में नई पुस्तकें नहीं हैं, अतः आप मेरी फीस माफ कर दें और पुस्तकें मँगवा दें। मेरी कक्षा में 45 छात्र हैं। धन्यवाद। आपका प्रिय, राहुल।' पत्र में संबोधन, विषय-पंक्ति और हस्ताक्षर-स्थान ठीक नहीं हैं; पहले ही परिच्छेद में तीन अलग माँगें हैं और अंतिम पंक्ति में 'जल्दी करें' लिखा है। शिक्षक को एक ही उद्देश्य वाला, औपचारिक और शब्द-सीमा के भीतर रहने वाला पत्र चाहिए, जिसमें विवरण ठोस हों-जैसे पुस्तकालय में कितनी पुस्तकें हैं, कौन-सी पुस्तकें तीन सप्ताह से नहीं हैं।
1. मसौदे की तीन प्रमुख त्रुटियाँ पहचानिए और बताइए कि प्रत्येक अंक क्यों कटवाती है।
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- संबोधन और हस्ताक्षर का स्वर गलत - 'प्रिय महोदय' में 'प्रिय' अपनत्वसूचक है, जो औपचारिक पत्र में नहीं आता; प्रधानाचार्य के लिए 'सेवा में, प्रधानाचार्य, राजकीय उच्च विद्यालय...' और अंत में 'आपका आज्ञाकारी शिष्य' उपयुक्त है। पत्र-लेखन के अंकों में प्रारूप का अपना हिस्सा होता है, इसलिए यहाँ सीधे कटौती होती है।
- एक पत्र में तीन उद्देश्य - अवकाश, फीस-माफी और पुस्तक-माँग। औपचारिक पत्र एक ही विषय पर होता है; तीन माँगें एक साथ रखने से विषय-पंक्ति ही नहीं बन पाती और पत्र बिखरा लगता है। मूल्यांकन में 'विषय की एकता' पर अंक जाता है।
- विषय-पंक्ति का अभाव तथा असभ्य समापन - 'जल्दी करें' आदेशात्मक है; औपचारिक निवेदन में 'आशा है कि आप शीघ्र आवश्यक कार्रवाई करने की कृपा करेंगे' चाहिए। साथ ही 'धन्यवाद' के बाद हस्ताक्षर का स्थान और दिनांक भी अपेक्षित है।
इन तीनों का साझा सूत्र है-पत्र में विनम्रता, एक विषय और पूरा प्रारूप। तथ्य सही होने मात्र से अंक नहीं मिलते।
2. यदि लक्ष्य केवल पुस्तकालय के लिए पुस्तकें मँगवाना है, तो 100-120 शब्दों में क्या रखेंगे और क्या हटाएँगे? शब्द-बजट दीजिए।
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हटाएँ: बीमारी और अवकाश (विषय से बाहर), फीस-माफी (असंगत माँग), कक्षा में 45 छात्रों की संख्या (अप्रमाणित और अनावश्यक), 'जल्दी करें' (आदेशात्मक स्वर)।
रखें-शब्द-बजट: संबोधन एवं विषय-पंक्ति 12 शब्द; प्रस्तावना (छात्र होना, पुस्तकालय से संबंध) 20 शब्द; समस्या के ठोस तथ्य 30 शब्द-'पुस्तकालय में कक्षा 9-10 के लिए केवल 40 पुस्तकें हैं, प्रतियोगी परीक्षा की पुस्तकें तीन सप्ताह से उपलब्ध नहीं'; प्रभाव 20 शब्द-'इससे 120 विद्यार्थियों की तैयारी प्रभावित हो रही है'; विनम्र अनुरोध 20 शब्द; समापन एवं हस्ताक्षर 10 शब्द। कुल लगभग 112 शब्द।
तर्क: संख्या और अवधि जैसे तथ्य पत्र को विश्वसनीय बनाते हैं और परीक्षक को दिखाते हैं कि समस्या वास्तविक है; भावुक विशेषणों से अंक नहीं बढ़ते। सीमा की रक्षा के लिए पहले विषय-पंक्ति और अनुरोध लिखिए, फिर बीच का विवरण भरिए-अंत में शब्द गिनने पर काट-छाँट आसान रहेगी।
3. औपचारिक और अनौपचारिक स्वर का अंतर मसौदे के दो वाक्यों को सुधारकर दिखाइए।
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मसौदे का वाक्य 1: 'आप मेरी फीस माफ कर दें और पुस्तकें मँगवा दें।' सुधार: 'अतः आपसे विनम्र निवेदन है कि पुस्तकालय हेतु आवश्यक पुस्तकें मँगवाने की कृपा करें।' कारण: पहला वाक्य आदेश है और दो अलग माँगें एक साथ रखता है; दूसरा वाक्य निवेदन है, एक विषय पर टिका है और 'कृपा करें' से विनम्रता आती है।
मसौदे का वाक्य 2: 'जल्दी करें। आपका प्रिय, राहुल।' सुधार: 'आशा है कि आप शीघ्र आवश्यक कार्रवाई करेंगे। धन्यवाद। आपका आज्ञाकारी शिष्य राहुल, कक्षा 10, अनुक्रमांक 14' कारण: 'प्रिय' और 'जल्दी करें' अनौपचारिक संबंध का स्वर है-मित्र या परिचित को लिखी चिट्ठी में चल सकता है, प्रधानाचार्य को लिखे प्रार्थना-पत्र में नहीं। औपचारिक पत्र की कसौटी तीन हैं: संबोधन में पद और पता, भाषा में निवेदन, और समापन में विनम्र संबंध-सूचक हस्ताक्षर। स्वर बदलते ही वही तथ्य स्वीकार्य हो जाते हैं।