कार्यालयीन आदेश के मसौदे का भाषिक परीक्षण
जिला कोषालय से जारी होने वाले एक कार्यालयीन आदेश का मसौदा परीक्षण हेतु प्रस्तुत किया गया है। मसौदे में अनेक व्याकरणिक एवं शैलीगत त्रुटियाँ हैं: 'सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि दिनांक 10 अक्टूबर 2024 को कार्यालय में समस्त कर्मचारियों की उपस्थिति अनिवार्य रूप से आवश्यक है। जो कर्मचारी अनुपस्थित रहेंगे उनके विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही की जाएगी। कार्यालय की समस्त फाइलें पूर्ववत् रूप से यथास्थान रखी जाएं। हस्ताक्षरकर्ता के लिए आवष्यक है कि वे समय पर हस्ताक्षर करें।' सहायक लेखाधिकारी चाहते हैं कि संशोधित मसौदा प्रत्येक संशोधन के कारण सहित प्रस्तुत किया जाए। एक प्रशिक्षु ने अलग से पूछा है कि 'विद्यालय', 'नरेन्द्र' तथा 'सूर्योदय' में कौन-सी संधि है, और क्या आदेश में 'आपको सूचित किया जाता है' लिखना अधिक उपयुक्त होगा।
1. मसौदे की त्रुटियाँ पहचानिए, संशोधित वाक्य लिखिए और प्रत्येक संशोधन का कारण संक्षेप में दीजिए।
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संशोधित मसौदा: 'सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि दिनांक 10 अक्टूबर 2024 को कार्यालय में उनकी उपस्थिति अनिवार्य है। जो कर्मचारी अनुपस्थित रहेंगे, उनके विरुद्ध अनुशासनात्मक कार्यवाही की जाएगी। कार्यालय की समस्त फाइलें यथास्थान रखी जाएँ। हस्ताक्षरकर्ता से अपेक्षा है कि वे समय पर हस्ताक्षर करें।'
त्रुटियाँ और कारण:
- 'अनिवार्य रूप से आवश्यक' - पुनरुक्ति (redundancy)। 'अनिवार्य' और 'आवश्यक' का अर्थ लगभग एक ही है; दोनों साथ लिखने से बल नहीं बढ़ता, वाक्य भारी होता है। केवल 'अनिवार्य है' पर्याप्त है।
- 'आवष्यक' - अशुद्ध वर्तनी। शुद्ध रूप 'आवश्यक' है (श + य)। आदेश में वर्तनी की एक भी भूल पूरे पत्र की विश्वसनीयता घटाती है।
- 'पूर्ववत् रूप से' - 'पूर्ववत्' में ही 'पहले जैसा' भाव है, अतः 'रूप से' अनावश्यक विस्तार है।
- 'सभी कर्मचारियों' का दोहराव - पहले वाक्य में 'सभी कर्मचारियों' और फिर 'समस्त कर्मचारियों'; दूसरी बार 'उनकी' लिखकर पुनरावृत्ति टाली जा सकती है।
- विराम-चिह्न - 'रहेंगे' के बाद अल्पविराम आवश्यक है, अन्यथा आश्रित और मुख्य उपवाक्य जुड़कर अर्थ में अस्पष्टता आती है।
- 'हस्ताक्षरकर्ता के लिए आवश्यक है' - यह अनुवाद-गंधी (translationese) शैली है; 'से अपेक्षा है' अधिक स्वाभाविक कार्यालयीन हिंदी है।
2. 'विद्यालय', 'नरेन्द्र' तथा 'सूर्योदय' का संधि-विच्छेद कीजिए, संधि का नाम बताइए और पहचानने की विधि समझाइए।
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| शब्द | संधि-विच्छेद | संधि का नाम |
|---|---|---|
| विद्यालय | विद्या + आलय | दीर्घ संधि |
| नरेन्द्र | नर + इन्द्र | गुण संधि |
| सूर्योदय | सूर्य + उदय | गुण संधि |
पहचानने की विधि: पूर्व शब्द के अंतिम स्वर और उत्तर शब्द के प्रथम स्वर को अलग-अलग देखिए, फिर जोड़िए -
- विद्या का अंतिम स्वर 'आ' और आलय का प्रथम स्वर 'अ'; आ + अ = आ, अर्थात् पहला ही स्वर बना रहा। जब दो सजातीय (समान) स्वर मिलकर दीर्घ बनें, वह दीर्घ संधि है।
- नर का अंतिम स्वर 'अ' और इन्द्र का प्रथम स्वर 'इ'; अ + इ = ए। 'अ' के बाद 'इ' या 'उ' आने पर क्रमशः 'ए' या 'ओ' बने, तो वह गुण संधि है।
- सूर्य का अंतिम स्वर 'अ' और उदय का प्रथम स्वर 'उ'; अ + उ = ओ, अतः गुण संधि।
परीक्षा-सूत्र: आ/ई/ऊ + समान स्वर = दीर्घ; अ + इ/ई = ए, अ + उ/ऊ = ओ, अ + ऋ = अर् - ये गुण संधि के लक्षण हैं। विच्छेद करने के बाद स्वरों को जोड़कर मूल शब्द बन रहा है या नहीं, यह जाँच सबसे सुरक्षित तरीका है।
3. क्या आदेश में 'आपको सूचित किया जाता है' लिखना अधिक उपयुक्त होगा? कार्यालयीन हिंदी की शैली के आधार पर उत्तर दीजिए।
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नहीं, 'सूचित किया जाता है' ही अधिक उपयुक्त है।
- अकर्तृक शैली - कार्यालयीन आदेश किसी एक व्यक्ति को नहीं, समस्त संबंधितों को संबोधित होता है। 'सूचित किया जाता है' अकर्तृक (impersonal) है और सब पर समान रूप से लागू होता है।
- 'आप' से शैली बदल जाती है - 'आपको सूचित किया जाता है' पत्र जैसा व्यक्तिगत लहजा देता है, जबकि आदेश अवैयक्तिक होना चाहिए। साथ ही 'आप' का प्रयोग कहीं एकवचन तो कहीं बहुवचन के अर्थ में भ्रम पैदा करता है।
- वैकल्पिक शिष्ट रूप - आवश्यकता हो तो 'सभी कर्मचारियों से अपेक्षा है कि...' या 'सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि...' लिखा जा सकता है; 'आपको' की आवश्यकता नहीं।
- सामान्य सिद्धांत - कार्यालयीन हिंदी में संक्षिप्तता, एकरूपता और अवैयक्तिकता प्रमुख हैं; अलंकारिक शिष्टाचार ('कृपया', 'आप') अनिवार्य नहीं। अनावश्यक शिष्टाचार से आदेश का बल घटता है और अर्थ अस्पष्ट होता है।
अतः मूल मसौदे की 'सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाता है' वाली रचना शैली की दृष्टि से ठीक है; त्रुटि 'आप' में नहीं, बल्कि पुनरुक्ति और वर्तनी में थी।