औपचारिक आवेदन के तीन ड्राफ़्टों की तुलना

ड्राफ़्ट ब सर्वाधिक उपयुक्त है। पहला, इसमें ‘सेवा में’ और ‘विषय’ के साथ औपचारिक ढाँचा है; विषय-पंक्ति पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करती है। दूसरा, दो ठोस कारण हैं-हिंदी की संदर्भ-पुस्तकें/पत्रिकाएँ पढ़ने की आवश्यकता और पुस्तकालय का केवल एक पीरियड खुलना; ये कारण सामान्य नारे नहीं। तीसरा, ‘कृपा करें’ और ‘सादर’ से विनम्र अनुरोध तथा औपचारिक समापन होता है। ड्राफ़्ट अ में ‘बहुत खराब’ और ‘वरना’ धमकी/अतिशयोक्ति है; ड्राफ़्ट स में ‘प्रिय महोदय’ अनौपचारिक है और ठोस कारण नहीं।

ड्राफ़्ट अ से ‘हमारे विद्यालय का हिंदी पुस्तकालय बहुत खराब है’ को हटाकर तथ्यात्मक वाक्य ‘हिंदी की संदर्भ-पुस्तकें और पत्रिकाएँ पर्याप्त उपलब्ध नहीं हैं’ रखें; कारण-‘बहुत खराब’ भावुक और अस्पष्ट आरोप है। ‘आप तुरंत... वरना हमें परीक्षा में हानि होगी’ को ‘यदि संभव हो तो सप्ताह में एक अतिरिक्त पीरियड देने की कृपा करें’ से बदलें; कारण-‘तुरंत’ और ‘वरना’ दबाव/धमकी का स्वर देते हैं, जो औपचारिक आवेदन में अनुचित है।

तीन तत्व जोड़ेंगे: (1) विषय-पंक्ति, (2) दो ठोस कारण, (3) औपचारिक समापन। नमूना: ‘सेवा में, प्राचार्य महोदय। विषय: हिंदी पुस्तकालय हेतु अतिरिक्त पीरियड। महोदय, कक्षा 10 के विद्यार्थी हिंदी की संदर्भ-पुस्तकें पढ़ना चाहते हैं, पर पुस्तकालय सप्ताह में केवल एक पीरियड खुलता है। अतः एक अतिरिक्त पीरियड देने की कृपा करें। सादर, कक्षा 10।’ इसमें ‘हिंदी अच्छी भाषा है’ जैसा सामान्य वाक्य हटाकर पाठक को निर्णय लेने योग्य ठोस सूचना दी गई है।