मराठी सूचना-मसुद्यातील त्रुटी आणि पत्रव्यवहार नियम
तुम्ही कार्यालयातील कनिष्ठ लिपिक आहात. मुख्य अभियंत्यांच्या स्वाक्षरीसाठी खालील मराठी सूचना-मसुदा तुमच्याकडे आला आहे:
'का.नं. -- /सूचना/२०२५ सर्व कर्मचाऱ्यांना सूचित करण्यात येत आहे की, दिनांक १० फेब्रुवारी २०२५ रोजी सकाळी १० ते दुपारी २ या वेळेत देखभाल कामामुळे वीजपुरवठा खंडित राहील. सदरची सूचना सर्व कर्मचाऱ्यांना माहिती करण्यात आले आहे. अग्निशामक यंत्राची तपासणी करण्यात आले. अत्यावश्यक सेवेतील कर्मचाऱ्यांनी कार्यालयात हजर राहणे बंधनकारक आहे. कृपया सर्वांनी सहकार्य करावे.'
तुमच्या लक्षात आले की दोन वाक्यांत क्रियापदाचे लिंग-अनुकूलन चुकले आहे, 'माहिती करण्यात आले' हा शब्दप्रयोग चुकीचा आहे, आणि सूचनेवर जारी दिनांक व स्वाक्षरी-अधिकारी यांचा उल्लेख नाही. कार्यालयाच्या पत्रव्यवहार नियमावलीप्रमाणे प्रत्येक सूचनेला संदर्भ क्रमांक, जारी दिनांक आणि अधिकृत स्वाक्षरी असणे आवश्यक आहे. मुख्य अभियंता यांनी मसुदा दुरुस्त करून पुन्हा आणण्यास सांगितले आहे.
1. मसुद्यातील प्रत्येक त्रुटी ओळखा, दुरुस्तीचे स्वरूप द्या आणि व्याकरणाचे कारण सांगा.
Read the worked answer
१. 'सूचना ... माहिती करण्यात आले आहे' - दोन दोष एकत्र. पहिला, 'माहिती करणे' हा प्रयोग मराठीत रूढ नाही; योग्य प्रयोग 'माहिती देण्यात आली आहे' किंवा 'कळविण्यात आली आहे'. दुसरा, 'सूचना' हे स्त्रीलिंगी एकवचनी सामान्यनाम असल्याने क्रियापद 'आली' असावे, 'आले' नाही.
२. 'अग्निशामक यंत्राची तपासणी करण्यात आले' - 'तपासणी' स्त्रीलिंगी असल्याने 'करण्यात आली' किंवा 'तपासणी झाली' असे असावे. क्रियापदाने कर्त्याच्या (तपासणीच्या) लिंग-वचनाशी जुळणे आवश्यक आहे.
३. 'वीजपुरवठा खंडित राहील' - व्याकरणदृष्ट्या चालणारे, पण अधिकृत सूचनेत 'खंडित होईल' असे क्रियापद अधिक स्पष्ट व औपचारिक.
४. 'कृपया सर्वांनी सहकार्य करावे' - 'कृपया' (विनंती) आणि 'करावे' (आदेश) यांची रजिस्टरमध्ये गल्लत; 'सर्व कर्मचाऱ्यांनी सहकार्य करावे, ही विनंती' असा औपचारिक प्रयोग योग्य.
५. प्रक्रियात्मक त्रुटी - 'का.नं. --' रिकामा, जारी दिनांक नाही, स्वाक्षरी-अधिकारी व पद नाही, वितरण-यादी नाही. नियमावलीप्रमाणे हे अनिवार्य आहे.
2. मसुदा औपचारिक मराठीत, ४–५ ओळींत, दुरुस्त करून पुन्हा लिहा.
Read the worked answer
महाराष्ट्र राज्य विद्युत पारेषण कंपनी मर्यादित का.नं. एमटी/सूचना/२०२५/____ दिनांक ०३.०२.२०२५
सूचना
सर्व कर्मचाऱ्यांना सूचित करण्यात येते की, दिनांक १० फेब्रुवारी २०२५ रोजी सकाळी १०.०० ते दुपारी २.०० या वेळेत देखभाल कामामुळे वीजपुरवठा खंडित होईल. या कालावधीत अत्यावश्यक सेवेतील कर्मचाऱ्यांनी कार्यालयात हजर राहणे बंधनकारक आहे. अग्निशामक यंत्राची तपासणी दिनांक ____ रोजी पार पडली असून त्याची नोंद संबंधित नोंदवहीत घेण्यात आली आहे. सर्व कर्मचाऱ्यांनी सहकार्य करावे, ही विनंती.
(स्वाक्षरी) नाव, पद
दुरुस्तीचे मुद्दे: 'आले' → 'आली'; 'माहिती करण्यात' → 'सूचित करण्यात'; तपासणीचे क्रियापद स्त्रीलिंगी; कंपनीचे नाव, संदर्भ क्रमांक, जारी दिनांक, स्वाक्षरी-स्थान व पद जोडले. एकूण मजकूर आदेश + विनंती या एकाच औपचारिक पातळीवर ठेवला आहे.
3. सूचना स्वाक्षरीसाठी पाठवण्यापूर्वी कोणत्या गोष्टी तपासाल? कारणासह स्पष्ट करा.
Read the worked answer
१. कंडिका/परवाना - देखभाल कामासाठी ऑपरेशन्स विभागाची मंजुरी व नियोजित वेळ (१० ते २) जुळतो का, हे तपासणे. सूचनेतील वेळ चुकीचा असल्यास ग्राहक व कर्मचारी दोघेही गैरसमज करतील. २. संदर्भ क्रमांक व दिनांक - सूचना-नोंदवहीतून पुढील अनुक्रमांक घेणे आणि जारी दिनांक टाकणे; रिकामा क्रमांक ठेवणे नियमबाह्य. ३. स्वाक्षरी-अधिकार - सूचना कोणत्या पदावरून काढायची आणि त्या पदाला ती काढण्याचा अधिकार आहे का, हे पाहणे; अधिकार नसल्यास वरिष्ठ कार्यालयाकडे पाठवणे. ४. वितरण-यादी - कोणत्या विभागांना व कर्मचाऱ्यांना प्रत जाणार, आणि ग्राहकांसाठी स्वतंत्र जाहिरात आवश्यक आहे का. ५. भाषा व टंकण - मराठी शुद्धलेखन, लिंग-अनुकूलन व एकसमान संज्ञा ('वीजपुरवठा', 'देखभाल') तपासणे. ६. अधिकृत प्रत - स्वाक्षरीनंतरची एक प्रत कार्यालयीन नोंदवहीत ठेवणे, कारण पुढे या सूचनेचा आधार घ्यावा लागू शकतो.