सूचना लेखन में प्रारूप बनाम विषयवस्तु
आप कक्षा 10 के रचना खंड की जाँच कर रहे हैं। प्रश्न है: 'विद्यालय के वार्षिक खेल दिवस के लिए 50 शब्दों में सूचना तैयार कीजिए (5 अंक)'। मार्किंग स्कीम में प्रारूप 2, विषयवस्तु 2 और भाषा 1 अंक का है। एक छात्र की प्रति इस प्रकार है:
सूचना सभी विद्यार्थियों को सूचित किया जाता है कि विद्यालय का वार्षिक खेल दिवस 15 दिसंबर को होगा। जो विद्यार्थी भाग लेना चाहते हैं वे मेरे पास नाम दे दें।
- खेल सचिव
इस प्रति में बॉक्स नहीं है, विद्यालय का नाम और दिनांक नहीं है, 'मेरे पास' जैसा व्यक्तिगत प्रयोग है और नाम देने की अंतिम तिथि तथा स्थान नहीं दिया गया। शेष 41 प्रतियों में भी इसी तरह एक-दो चूकें मिलीं। आपको अंक देने के साथ-साथ एक संक्षिप्त फीडबैक-पत्र भी तैयार करना है जो अगली कक्षा में बाँटा जाएगा।
1. इस प्रति को 5 अंकों में से कितने अंक देंगे? घटकवार विभाजन दीजिए।
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घटकवार देखें। प्रारूप (2 अंक): 'सूचना' शीर्षक और हस्ताक्षर-पद मौजूद हैं, पर बॉक्स, विद्यालय का नाम और दिनांक तीनों अनुपस्थित - अतः 1 अंक। विषयवस्तु (2 अंक): कार्यक्रम और तिथि स्पष्ट है, पर स्थान, समय और नाम देने की अंतिम तिथि नहीं - अतः डेढ़ के बजाय 1 अंक, क्योंकि सूचना में 'कब तक, कहाँ, किसे' तीनों ज़रूरी हैं। भाषा (1 अंक): वाक्य शुद्ध हैं, पर 'मेरे पास' से सूचना व्यक्तिगत और अनौपचारिक हो जाती है; सूचना तटस्थ, बहुवचन और औपचारिक होनी चाहिए - अतः आधा अंक।
कुल सवा दो नहीं, बल्कि 2.5 अंक। शिक्षक चाहें तो इसे 2.5 या 3 के बीच रख सकते हैं, पर निर्णय का आधार घटक ही होना चाहिए, 'अच्छा लिखा है' जैसी भावना नहीं। एक ही नियम शेष 41 प्रतियों पर लगाएँ, अन्यथा कक्षा में असंतोष पैदा होगा।
2. इस सूचना का शुद्ध और पूर्ण प्रारूप लिखिए (50 शब्दों की सीमा में)।
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नमूना उत्तर:
आदर्श विद्यालय, कृष्णानगर सूचना दिनांक: 5 दिसंबर 20XX
वार्षिक खेल दिवस
सभी विद्यार्थियों को सूचित किया जाता है कि विद्यालय का वार्षिक खेल दिवस 15 दिसंबर को प्रातः 9 बजे विद्यालय मैदान में आयोजित होगा। दौड़, कबड्डी, खो-खो और गोला-फेंक स्पर्धाएँ होंगी। इच्छुक विद्यार्थी 10 दिसंबर तक अपना नाम क्रीड़ा-शिक्षक को लिखित रूप में दें।
- खेल सचिव
यहाँ ध्यान दें कि पाँचों तत्व - संस्था का नाम, शीर्षक, दिनांक, विषय, हस्ताक्षर-पद - अपनी जगह हैं; भाषा औपचारिक है और 'मैं/मेरे' का प्रयोग नहीं है। कक्षा में इसी प्रारूप को मानक मानकर अभ्यास कराएँ, क्योंकि अधिकांश अंक-कटौती प्रारूप के इन्हीं तत्वों पर होती है।
3. यदि कोई छात्र बॉक्स न बनाकर सूचना को साधारण अनुच्छेद की तरह लिख दे, तो कितने अंक काटेंगे और क्यों?
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बॉक्स प्रारूप का दृश्य तत्व है, विषयवस्तु का नहीं। यदि सारे आवश्यक तत्व - नाम, शीर्षक, दिनांक, विषय, अंतिम तिथि, हस्ताक्षर-पद - उपस्थित हैं और भाषा औपचारिक है, तो बॉक्स न होने पर केवल आधा अंक काटें, पूरा प्रारूप-अंक नहीं। इसके विपरीत यदि बॉक्स बना है पर दिनांक और अंतिम तिथि गायब हैं, तो विषयवस्तु और प्रारूप दोनों से अंक कटेंगे।
सिद्धांत यह है कि प्रारूप के अंक उन तत्वों पर दिए जाएँ जो पाठक को सूचना का संदर्भ देते हैं (संस्था, दिनांक, हस्ताक्षर-पद, शीर्षक) - बॉक्स उनमें सहायक है, अनिवार्य शर्त नहीं। पर यह छूट सबको समान रूप से दें और फीडबैक-पत्र में स्पष्ट लिखें कि बोर्ड की प्रतियों में बॉक्स बनाना सुरक्षित रहता है, क्योंकि जाँचकर्ता पहली दृष्टि में प्रारूप देखता है।