Chiusura dell'esercizio, somma urgenza e residui passivi
Il 12 dicembre il Direttore della sede INAIL di Bologna deve chiudere tre pratiche entro la fine dell'esercizio. Un allagamento ha danneggiato l'archivio storico il 9 dicembre: il ripristino, stimato in 78.000 euro, non può attendere. Il contratto di manutenzione degli impianti scade il 31 dicembre e il nuovo servizio decorre dal 1° febbraio; il canone annuo è di 240.000 euro. Sul capitolo «beni e servizi» del 2025 restano 1,4 milioni, di cui 320.000 già impegnati; sui capitoli degli anni precedenti figurano 210.000 euro di residui passivi, dei quali 90.000 relativi a un contratto mai stipulato. Il Direttore generale scrive: «chiudere tutto entro il 31 dicembre, anche con impegni sull'anno in corso». Il responsabile finanziario segnala che il bilancio è in equilibrio e che non ci sono margini sul fondo di riserva. Il Direttore deve decidere cosa impegnare, come e con quale motivazione.
1. Può il Direttore procedere all'affidamento urgente del ripristino dell'archivio e con quale copertura?
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Due questioni separate: procedura e copertura.
Procedura. L'allagamento del 9 dicembre è un evento imprevedibile e non imputabile all'amministrazione, che ha reso indifferibile l'intervento: ricorrono i presupposti della procedura negoziata senza bando per ragioni di estrema urgenza, secondo il codice applicabile ratione temporis (art. 63, comma 2, lett. c), d.lgs. 50/2016; analoga ipotesi nel d.lgs. 36/2023). La motivazione deve ricostruire fatto, imprevedibilità, nesso temporale tra urgenza e affidamento, impossibilità di rispettare i termini ordinari, e contenere l'indicazione dell'operatore e del criterio di scelta. La «fretta» organizzativa di chiudere l'anno non integra i presupposti e non va spesa come motivazione.
Copertura. Prima di ordinare la spesa va verificata la capienza del capitolo e l'imputazione all'esercizio in cui l'obbligazione diventa esigibile. L'impegno è possibile solo su disponibilità effettiva: 1,4 milioni meno 320.000 già impegnati lascia spazio sufficiente per 78.000 euro, ma la verifica va fatta sul singolo capitolo e non sul totale. Non si può «spendere prima e coprire dopo».
Sequenza corretta. Determina a contrarre motivata, verifica della disponibilità, impegno, affidamento, esecuzione, liquidazione previa verifica della regolarità, comunicazione al Direttore generale. Se la disponibilità fosse insufficiente, occorrerebbe una variazione di bilancio o un prelievo dal fondo di riserva, con provvedimento formale e non con un impegno «provvisorio».
Tracciabilità. Conservare perizia o preventivo, verbale di sopralluogo e ogni documento sullo stato dei luoghi: è la prova dell'urgenza in sede di controllo.
2. Come vanno trattati i residui passivi e l'impegno del nuovo canone di manutenzione al 31 dicembre?
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Residui passivi. Il riaccertamento richiede la verifica delle obbligazioni giuridicamente perfezionate ed esigibili. I 90.000 euro relativi a un contratto mai stipulato vanno eliminati e iscritti a economia: manca il titolo giuridico dell'obbligazione, quindi il residuo non ha ragione di esistere. Gli altri 120.000 vanno mantenuti solo se l'obbligazione è effettivamente perfezionata e il creditore è individuato. L'eliminazione non è una perdita di risorse «disponibili»: è il ripristino della veridicità del bilancio.
Nuovo canone. L'impegno sorge quando il contratto è perfezionato e si imputa all'esercizio in cui l'obbligazione è esigibile, secondo il principio di competenza finanziaria (per gli enti che lo applicano, art. 42 d.lgs. 118/2011; per l'Istituto valgono i principi generali e il proprio regolamento di contabilità). Se il nuovo servizio decorre dal 1° febbraio e il contratto sarà stipulato a gennaio, l'impegno appartiene all'esercizio 2026, salvo la quota di rateo riferita al 2025 se il servizio è effettivamente reso. Non è corretto impegnare nel 2025 l'intero canone annuo per «far comparire» la spesa nell'anno.
Impegni pluriennali. Sono ammessi se la spesa è compatibile con gli equilibri e con la programmazione, con adeguata copertura: è possibile impegnare il canone per l'intera durata contrattuale se il bilancio lo consente, ma l'imputazione resta per esigibilità.
La direttiva del Direttore generale. «Chiudere tutto entro il 31 dicembre» è un obiettivo gestionale, non una fonte di deroga ai principi contabili. Il dirigente deve rispondere con una nota che distingue ciò che è chiudibile (residui da riaccertare, spesa urgente) da ciò che non lo è (impegno di un'obbligazione futura), indicando tempi e modalità.
3. Quali profili di responsabilità emergono per il Direttore che operasse diversamente?
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Responsabilità amministrativo-contabile. Un impegno senza copertura o un pagamento su capitolo incapiente integrano danno erariale, con giurisdizione della Corte dei conti (art. 1 l. 20/1994): il danno può essere pari all'importo non coperto o alla maggiore spesa sostenuta. La buona fede non esclude automaticamente la responsabilità, che richiede il rapporto di servizio e la colpa grave nei casi di dolo o colpa grave nelle fattispecie previste dalla legge.
Responsabilità dirigenziale. L'art. 21 d.lgs. 165/2001 collega la responsabilità al raggiungimento dei risultati e al rispetto degli obiettivi: un'obbligazione irregolare può incidere sulla valutazione, con conseguenze sul trattamento accessorio e sull'incarico.
Responsabilità contabile interna. Il parere di regolarità contabile e il visto del responsabile finanziario non esonerano il dirigente: sono controlli concorrenti, non sostitutivi. Se il parere è negativo o condizionato, il dirigente non può procedere senza motivare e assumersi formalmente la responsabilità.
Responsabilità disciplinare. La violazione dei doveri di correttezza e diligenza e delle norme contabili può integrare illecito disciplinare ai sensi del codice di comportamento.
Come proteggersi. Mettere per iscritto le valutazioni, chiedere parere al responsabile finanziario, non firmare impegni privi di copertura, documentare il riaccertamento dei residui, segnalare al Direttore generale l'impossibilità di eseguire la direttiva nei termini richiesti. La tracciabilità è la migliore difesa in sede di controllo.