共有Excelによる在庫管理の限界と移行判断
従業員45名、取扱商品約1,200点の文具卸売会社B社では、在庫管理をマクロ付きExcelブック1冊（約18MB）で行っている。ファイルは社内ファイルサーバの共有フォルダに置かれ、営業事務3名が日中に随時更新し、経理1名が毎日17時に棚卸集計を締める。受注はFAXとメールが中心で、在庫照会は1日20件程度ある。商品コードは英数字6桁で、同一商品が複数倉庫に分散するためブック内には倉庫別のシートが4つある。先月、3つの事象が重なった。(1) 2名が同じブックを同時に開いて編集し、後から保存した側の内容で上書きされ、在庫差異が3回、最大12万円分発生した。(2) 営業部長がスマートフォンのテザリングからVPN経由で開いたところマクロが無効化され、手入力で直した数量が集計に反映されなかった。(3) ファイルサーバの空き容量が残り8%となり、日次バックアップが2回失敗した。社長は「クラウドの在庫管理サービスへ移行すべきか、Excelの運用ルール見直しで済ませるべきか」と迷っている。予算は年間60万円まで、移行に使える作業時間は実質2週間である。
1. 3つの事象の原因を「仕組み」「運用」「インフラ」の観点で切り分け、共通する根本原因を述べよ。
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- (1)同時編集の上書き：仕組みの問題。ファイル単位で共有する方式では排他制御の粒度が粗く、後勝ちで内容が消える。Excelの共有ブック機能もロック単位がセルではなく行・シートに寄り、実運用では衝突が残る。
- (2)マクロ無効化：運用と環境差の問題。端末ごとのセキュリティ設定・バージョン差でマクロが止まり、手入力の修正が集計に載らない。入力規則が機能していないことが本質で、通信方式（テザリング）自体は原因ではない。
- (3)容量逼迫とバックアップ失敗：インフラの監視不足。18MBのブックを世代管理し、4シートに履歴を抱え込んだ結果である。 共通する根本原因は、データ・計算処理・入力画面を単一ファイルに詰め込み、複数人利用を前提とした設計になっていない点にある。したがって、ルールの追加だけでは再発し、対策は「同時編集を前提とした仕組み」に替えるか「更新を直列化する運用」に寄せるかの二択になる。
2. 予算年間60万円・作業2週間という制約の下で、クラウドサービス移行と運用ルール見直しのどちらを選ぶべきか。判断の根拠を数値で示せ。
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判断軸は(a)同時編集の発生頻度、(b)誤りの金額影響、(c)2週間で移行できるか、(d)年間60万円に初期費用が含まれるか、の4点である。
- 金額影響は12万円×3回＝年36万円程度。移行費用60万円と同水準で、費用対効果だけでは移行を正当化できない。しかも差異の原因が「上書き」なのか「入力ミス」なのか未分解で、対策が変わる。
- 1,200品目のマスタ移行、4倉庫分の残高突合、3名の習熟を2週間で終えるのは非現実的で、移行途中の並行運用期間にこそ差異が増える。 結論は段階移行。まず共有フォルダのブックをクラウド表計算に移し、同時編集と変更履歴を確保する（低コスト・短期）。並行して商品マスタと倉庫別残高の突合を進め、差異件数を月次で測る。3か月後、差異が減らなければ在庫管理サービスへ本移行する。最初に「差異の原因内訳」を1か月分記録することが、どちらの案を選ぶかの前提になる。
3. 移行・見直しのどちらを選んでも必要になる再発防止の運用設計を3つ挙げ、それぞれの効果と副作用を述べよ。
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- 更新時間帯の分離：締め前1時間は読み取り専用にする。効果は上書きの物理的防止。副作用は繁忙時間帯の修正対応が遅れることで、緊急受注の例外手順を別途決める必要がある。
- 入力チェックの追加：数量が前日比±20%を超えたら警告し、理由欄の入力を必須にする。効果は誤入力の早期発見と監査証跡の確保。副作用は正当な大口受注を警告が止める可能性で、しきい値は商品区分ごとに変える。
- 容量・バックアップの監視：空き容量80%で通知、日次バックアップの成否を毎朝確認し、失敗時は当日中に再実行する。効果は復旧可能性の担保。副作用は確認作業の負荷で、自動通知と当番表で吸収する。 いずれも「更新者・日時・理由」を残す列の追加とセットで運用する。効果測定は在庫差異の件数と金額を月次で追い、3か月続けて減少しているかで判断する。