Organisation administrative et gestion documentaire
Cette épreuve évalue la capacité à structurer l’administration d’une PME et à garantir la traçabilité des documents : courrier, factures, contrats, dossiers du personnel, archives et procédures internes.
Règles et concepts clés
- Plan de classement : arborescence stable, codifiée, compréhensible par tous, par exemple activité, année, type de document.
- Circuit du document : réception, enregistrement, orientation, traitement, validation, classement, archivage.
- Gestion électronique des documents (GED) : indexation, droits d’accès, versioning, sauvegarde.
- Durées de conservation : à fixer selon la nature du document et les obligations légales, notamment fiscales et sociales.
- Procédure : qui fait quoi, quand, avec quelle preuve; registre des courriers et bordereaux de transmission.
Exemple chiffré
Une PME reçoit une facture fournisseur de 12 000 MAD HT. Le circuit retenu est : accusé de réception, scan, indexation « Comptabilité / Fournisseurs / 2025 / 03 », contrôle du bon de commande et du bon de réception, validation par le responsable, saisie comptable, puis classement de l’original. L’objectif est de retrouver la facture en moins de deux minutes et de prouver la validation. Raisonnement : le classement ne vaut que si l’indexation reprend les mêmes règles pour tous les documents du même type.
Pièges qui coûtent des marks
Tout conserver sans durée définie; mélanger documents comptables, RH et commerciaux dans un même dossier; classer par personne plutôt que par activité; ne pas versionner un document modifié; oublier la sauvegarde ou les droits d’accès; confondre archive et document de travail. Une procédure non écrite n’est pas auditable.
À retenir
Un bon classement repose sur une règle unique, un propriétaire de dossier et une preuve de validation.