Datos inconsistentes en el registro y una solicitud de periodista
Una entidad de certificación reportó 212 certificados emitidos en el último año. En la auditoría interna se detectan: 9 CURP mal capturadas (una corresponde a otra persona), 3 personas registradas con juicio favorable cuando el acta dice “aún no competente”, y 5 certificados firmados por un evaluador cuya certificación como evaluador había vencido tres meses atrás. También hay 26 certificados emitidos hace ocho meses que nunca se reportaron. El gerente pide “corregir en el sistema y ya”, sin avisar a nadie, porque la entidad se juega la renovación de su acreditación. En la misma semana, un periodista solicita por escrito la lista de las 212 personas con nombre completo, CURP y teléfono para una investigación sobre falsificación de certificados, y una egresada escribe porque su empleador rechazó su constancia al no encontrarla en la consulta pública. El plazo de respuesta al periodista vence en cinco días hábiles.
1. Prioriza las correcciones y distingue entre corregir un dato y dejar sin efectos un certificado. ¿Qué debe hacer la entidad?
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No todo es “corregir el dato”. Hay tres naturalezas distintas. (a) CURP mal capturadas: corrección con documento soporte, bitácora de cambio y acuse; es un error de captura. (b) Personas con juicio favorable cuando el acta dice “aún no competente”: no es error de dato, es un certificado sin sustento; procede dejarlo sin efectos mediante el procedimiento de la entidad, con notificación y oportunidad de audiencia a la persona afectada, y reportarlo a CONOCER. (c) Certificados firmados por evaluador sin certificación vigente: revisar la validez de esos actos y, si no se sostienen, reevaluar con evaluador vigente.
Los 26 no reportados. Se reportan de inmediato y el retraso se explica por escrito.
Lo que el gerente pide. Corregir en silencio es peor: cuando CONOCER audite, la corrección sin rastro se lee como alteración de registros. La regla es corregir con evidencia, dejar huella y avisar.
2. ¿Cómo debe responderse a la solicitud del periodista sin vulnerar la protección de datos personales ni obstruir una investigación legítima?
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Marco aplicable. La entidad es un particular que trata datos personales; la CURP y el teléfono son datos personales y la lista completa permite identificar a 212 personas. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares prohíbe transferirlos sin consentimiento, salvo excepciones legales, como el requerimiento de una autoridad competente.
Respuesta al periodista. Se acusa recibo por escrito, se le explica el marco y se le ofrece información agregada: número de certificados por estándar, por entidad y por periodo, sin identificadores. Si insiste en datos individuales, se le canaliza a la autoridad o a CONOCER, que como sujeto obligado cuenta con su propia unidad de transparencia y puede entregar versiones públicas.
Investigación de falsificación. Si lo que se investiga es falsificación de certificados, la vía es la denuncia ante CONOCER y, en su caso, ante la autoridad ministerial; eso no requiere publicar datos personales de personas certificadas.
3. La egresada no aparece en la consulta pública. ¿Qué verificación debe hacerse y qué se le comunica, a ella y a su empleador?
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Primero verificar, después explicar. Se busca el folio de la constancia, se revisa si el certificado existe en el registro de la entidad y si fue reportado al registro nacional; se comparan nombre, CURP, estándar, fecha y evaluador. Los 26 certificados no reportados explican varios casos como el suyo.
Respuesta a la egresada. Por escrito y con el resultado de la verificación: si el certificado es válido y solo faltaba el reporte, se corrige, se reporta y se le entrega una carta de verificación con folio y datos de contacto de la entidad. Si el certificado no existe o está sin efectos, se le dice con claridad, se le explica por qué y se le ofrece la reevaluación que corresponda.
Al empleador. Se le indica cómo verificar en la fuente y no solo con la constancia impresa: la verificación debe ser una práctica estándar de quien contrata.