Protocolización de asamblea sin convocatoria ni quórum
Ferretería del Norte, S.A. de C.V., con domicilio en Chihuahua y cinco accionistas, celebró una asamblea general extraordinaria para aumentar el capital social en $2,000,000, reformar los estatutos y remover al administrador único. La convocatoria se envió por WhatsApp 72 horas antes y no se publicó en el Periódico Oficial ni en un diario. La asamblea se realizó en un café; asistieron accionistas que representan el 68% del capital. Uno de los ausentes, titular del 12%, envía una carta objetando la falta de convocatoria y el hecho de que el aumento de capital excluyó su derecho de preferencia. El administrador saliente pide al notario que protocolice el acta y «le dé fe» de lo ocurrido; el notario observa que el acta no contiene el orden del día ni la forma de votación, y que el 68% no alcanza el quórum estatutario del 75%. Los presentes ofrecen firmar una «ratificación» al día siguiente. El notario debe decidir si protocoliza.
1. ¿Debe el notario protocolizar el acta de esa asamblea?
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No debe protocolizarla como acta válida de asamblea. La protocolización notarial no convalida los vicios de convocatoria, quórum o votación; solo fija la fecha y autentica las firmas y el contenido del documento. Si el notario protocoliza un acta que no cumple los requisitos de la Ley General de Sociedades Mercantiles, puede generar una apariencia de legalidad que perjudique a los accionistas ausentes y comprometa su propia responsabilidad.
El notario debe revisar la convocatoria, su publicación oportuna, el orden del día, la representación de los asistentes, el quórum estatutario y legal, y la forma de votación. El 68% no alcanza el 75% estatutario, y la convocatoria por WhatsApp no sustituye la publicación exigida, salvo que se trate de una asamblea totalitaria con todos los accionistas presentes y de acuerdo con el orden del día. Aquí no ocurrió así: faltó el 12% y ese accionista objetó expresamente.
Lo procedente es rechazar la protocolización, devolver el acta con observaciones y sugerir que se convoque correctamente o que se celebre una asamblea con la totalidad de los accionistas. Si las partes insisten, el notario podría dar fe de hechos sobre lo ocurrido, pero sin calificarlo como asamblea válida ni protocolizar acuerdos sociales.
2. ¿La firma de una «ratificación» al día siguiente por todos los accionistas cura los defectos?
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No necesariamente. La ratificación puede tener valor si todos los accionistas, con capacidad y representación bastantes, comparecen ante notario, conocen el orden del día, aceptan los acuerdos y renuncian expresamente a impugnar los vicios de convocatoria. Pero no debe confundirse con una simple firma al calce del acta: requiere una manifestación de voluntad informada y, preferentemente, un instrumento público nuevo.
Además, hay límites. El derecho de preferencia en el aumento de capital no puede excluirse sin una base estatutaria o legal y sin la conformidad de los afectados. Si la ratificación implica renuncia de derechos de un accionista o afecta derechos de terceros, el notario debe verificar que la renuncia sea expresa, válida y no contraria a normas imperativas. La ratificación tampoco puede borrar el hecho de que la asamblea se celebró sin convocatoria y con quórum insuficiente.
La vía correcta es celebrar una nueva asamblea, con convocatoria en forma y quórum completo, o una asamblea totalitaria con todos los accionistas presentes. El notario debe asesorar sobre el costo de hacerlo bien frente al riesgo de nulidad y de litigio.
3. ¿Qué responsabilidad asume el notario que protocoliza un acta con estos defectos?
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El notario asume una responsabilidad profesional y patrimonial. Su función no es la de un simple fotógrafo de firmas: debe calificar la legalidad del acto que autoriza y cerciorarse de la identidad, capacidad y representación de los comparecientes. Si protocoliza acuerdos adoptados sin convocatoria válida y sin quórum, puede ser señalado como coadyuvante en la creación de un acto nulo y responder frente a los accionistas perjudicados.
También puede incurrir en responsabilidad administrativa ante la autoridad notarial, en responsabilidad civil por daños y perjuicios, y en casos graves, en responsabilidad penal si hay falsedad o fraude. La protocolización de actas societarias exige revisar los libros corporativos, la escritura constitutiva, los estatutos y las convocatorias; no basta con la buena fe de los presentes.
La conducta prudente es documentar por escrito las observaciones, negarse a protocolizar mientras no se subsanen los defectos y conservar copia de la convocatoria y de las actas. Esa diligencia protege a los accionistas, al notario y a la fe pública.