Protocolización de acta de asamblea con convocatoria defectuosa
El licenciado Óscar Fuentes, apoderado de Textiles del Norte, S.A. de C.V., solicita al notario protocolizar el acta de una asamblea general extraordinaria celebrada el 2 de junio de 2024. En ella se aprobó vender la planta principal y aumentar el capital social. La convocatoria se publicó ocho días antes, aunque los estatutos exigen quince. Un accionista con el 30% no asistió y no fue notificado personalmente. El acta está firmada por el presidente y el secretario, pero no por el comisario. Fuentes pide que el notario 'certifique que la asamblea se celebró conforme a la ley y a los estatutos' y que expida veinte copias certificadas para inscribir el aumento de capital. El notario revisa los documentos y detecta las irregularidades; el cliente insiste en que 'eso es problema de la sociedad, no del notario'.
1. ¿Qué puede y qué no puede certificar el notario respecto de la asamblea?
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No puede certificar la legalidad de la asamblea. La fe pública notarial acredita hechos que el notario percibe y la autenticidad de firmas, no la validez de actos societarios ni el cumplimiento de estatutos. Puede protocolizar el acta si los comparecientes reconocen su contenido y firmas, pero debe limitar la razón a: 'se protocoliza el documento que se agrega, con las firmas que constan'. No debe emitir juicio de legalidad. Sí debe advertir las irregularidades: convocatoria incompleta, falta de notificación al accionista del 30%, ausencia del comisario y posible nulidad. Si protocoliza, conviene dejar constancia de las observaciones y de que la sociedad asume el riesgo. Puede negarse a certificar una afirmación falsa. Las copias certificadas deben reproducir el documento y la razón, sin avalar la inscripción.
2. ¿Debe el notario negarse a protocolizar o puede hacerlo con reservas? Explique la decisión y sus fundamentos.
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Puede protocolizar con reservas, pero no debe avalar la legalidad. La protocolización es un acto de conservación documental y de fe sobre firmas y hechos; no purga los vicios de la asamblea. El notario debe valorar si el documento es auténtico y si los firmantes comparecen. Si detecta que se pretende usar la fe notarial para hacer pasar por válido un acto defectuoso, lo correcto es negarse o protocolizar dejando constancia expresa de las irregularidades. El fundamento es el deber de independencia y el principio de que la fe pública no convalida actos nulos. También debe cuidar que las copias certificadas no induzcan a error al Registro o a terceros. Si el cliente insiste en la certificación de legalidad, el notario debe rechazarla por escrito.
3. ¿Cómo debe redactar la razón o acta de protocolización para limitar su responsabilidad?
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La razón debe ser descriptiva y no valorativa. Debe indicar: fecha y lugar; quiénes comparecen y su identificación; que tienen a la vista el acta original; que manifiestan que las firmas son suyas; que el notario no califica la legalidad, validez ni el cumplimiento de estatutos; que se agrega el documento al apéndice o protocolo; y, en su caso, que se hacen constar las observaciones detectadas. Evitar frases como 'se certifica que la asamblea fue legal' o 'se cumple con la ley'. Las copias deben transcribir el documento y la razón. Así se protege la fe pública y se evita responsabilidad por afirmaciones que el notario no puede sostener.