Compraventa con administrador único pariente por afinidad y acta de hechos sobre WhatsApp

Sí existe impedimento y la única salida correcta es la excusa oportuna.

• La Ley del Notariado del Estado de Yucatán prohíbe al notario autorizar instrumentos en los que tenga interés directo o indirecto, o en los que intervengan sus parientes en línea recta sin limitación y en la colateral dentro de los grados que la ley señala, por consanguinidad o por afinidad. La afinidad reproduce el grado del cónyuge: el hijo de la hermana del cónyuge es sobrino en tercer grado colateral, de modo que el administrador único de la compradora -no un simple apoderado- encuadra en el supuesto.
• No es un problema de ética profesional solamente: el instrumento autorizado por notario impedido es irregular, expone a nulidad y genera responsabilidad administrativa.

Procedimiento:

1. Negarse a autorizar y comunicarlo por escrito a ambas partes, asentando razón en el expediente.
2. Invitar a que acudan ante otro notario de la circunscripción; no hay obligación de designar sustituto para el caso concreto.
3. Devolver los documentos contra recibo, dejando constancia de los recibidos.
4. No intentar «salvar» la operación sustituyendo al administrador por un apoderado: si el interés del pariente subsiste, el impedimento también.

Si el instrumento ya se hubiera otorgado, debe valorarse la aclaración o la nulidad; preventivamente, lo correcto es excusarse antes de firmar.

Sí puede, con límites muy estrictos.

• El acta de hechos es actuación fuera de protocolo: se asienta en el apéndice o libro de actas y de ella se expiden traslados; no ingresa al protocolo salvo petición expresa de protocolización posterior.
• La notaria debe acudir al lugar y percibir personalmente los hechos. Puede pedir que el cliente abra el teléfono, pero debe describir el dispositivo, el número o usuario, la fecha y la hora, y asentar que las imágenes son las que aparecen desplegadas en su presencia.

Qué puede certificar: que ante ella se mostraron determinados mensajes, con su texto y capturas impresas que se firman. Qué no puede certificar: la autenticidad del contenido, la identidad del remitente, que la conversación no fue editada, ni que «la otra parte confesó la deuda». La fe recae sobre el hecho percibido, nunca sobre la valoración jurídica.

Cuidados:

• No transcribir dictados ni apreciaciones del cliente; describir solo lo visto y oído.
• Hacer constar la fecha y hora de impresión y conservar respaldo digital.
• Advertir que el acta no sustituye la pericial informática ni la confesión judicial.
• La copia simple debe ser traslado del acta, con razón de que concuerda con el original.

Certificar lo que solo el cliente narra, sin percepción directa, desnaturaliza la función.

Recaudos mínimos antes de firmar:

• Certificado o constancia de gravámenes actualizada y antecedente registral del inmueble, para verificar tracto y titularidad.
• Documento que acredite el régimen matrimonial de la vendedora (acta de matrimonio y, en su caso, capitulaciones inscritas) y el carácter propio del bien si proviene de herencia.
• Identificación y constancia de situación fiscal de las partes, instrucción de pago del banco y avalúo.
• Verificación del pago del impuesto sobre adquisición de inmuebles y del predial, y constancia de no adeudo.
• Poder o documento que acredite la representación de la S.A. de C.V. y la personalidad de su administrador.

Efectos de otorgar pese al impedimento:

• El instrumento nace viciado; puede ser impugnado y anulado, con daño directo a las partes y al banco.
• El registrador puede calificar negativamente si advierte la irregularidad, y la inscripción quedaría expuesta a cancelación.
• Se actualiza responsabilidad administrativa del notario y posible responsabilidad civil frente a los otorgantes.
• La protocolización no sanea el vicio: la fe pública no convalida lo que la ley prohíbe.

La ganancia de honorarios jamás justifica el riesgo: la excusa es la decisión técnicamente correcta.