Kes 2: Salah Laku Ringan Berulang dan Permohonan Cuti Tanpa Gaji
Encik Hafiz, Pembantu Tadbir N19 di Unit Khidmat Pengurusan, telah berkhidmat enam tahun. Antara Januari dan Mac 2025, rekod kehadiran menunjukkan beliau lewat masuk pejabat lima kali (antara 30 hingga 75 minit) dan tidak hadir tiga hari tanpa sebarang makluman. Dalam tempoh sama, beliau mengambil 34 hari cuti sakit: 22 hari dengan sijil sakit yang diserahkan tepat pada masanya, manakala 12 hari sijil sakit diserahkan selepas beliau kembali bertugas. Ketua unit pernah menegur secara lisan dua kali, tetapi tiada rekod teguran dibuat. Encik Hafiz kini memohon cuti tanpa gaji selama dua tahun untuk melanjutkan pelajaran, dan dalam surat yang sama memohon pertimbangan 'kerana masalah kewangan keluarga'. Unit ini hanya mempunyai empat anggota, dan projek pemutakhiran fail yang dikendalikan beliau dijadualkan siap pada Ogos 2025. Ketua jabatan meminta pandangan anda sebagai pegawai penyelia sebelum apa-apa keputusan dibuat.
1. Bezakan tindakan pengurusan (pentadbiran) daripada tindakan tatatertib dalam kes ini, dan nyatakan urutan tindakan yang patut diambil dalam tempoh dua minggu.
Read the worked answer
Perbezaan asas. Tindakan pengurusan ialah tindakan segera untuk memastikan kerja berjalan dan rekod dikemas kini - contohnya pengesahan kehadiran, pengagihan semula tugas, dan dokumentasi. Tindakan tatatertib pula ialah proses formal di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 yang bermula dengan laporan kepada pegawai bertanggungjawab dan siasatan, kemudian surat tunjuk sebab yang menyatakan pertuduhan dan hak untuk menjawab. Kedua-duanya tidak boleh dicampur: teguran lisan tanpa rekod tidak boleh dijadikan asas hukuman, dan hukuman tidak boleh dijatuhkan sebelum pegawai diberi peluang menjelaskan.
Urutan dua minggu.
- Kumpul dan sahkan fakta: rekod cap masa, sijil sakit asal, tarikh serahan sijil, surat permohonan cuti, dan kenyataan penyelia. Bina ringkasan kronologi satu halaman.
- Rekodkan teguran yang akan datang secara bertulis, walaupun untuk perkara kecil, supaya ada jejak audit.
- Serahkan laporan bertulis kepada pegawai bertanggungjawab/lembaga tatatertib jabatan untuk penentuan sama ada siasatan formal perlu dibuka.
- Sementara itu, laksanakan tindakan pengurusan: tetapkan semula jadual kerja, sediakan pelan serah tugas projek Ogos, dan pastikan kehadiran dipantau harian.
- Jangan sekali-kali memindahkan, menahan kenaikan gaji, atau menggantung tugas sebagai 'hukuman awal' tanpa kuasa; itu boleh dipertikaikan.
Prinsip yang dipegang: setiap keputusan mesti berdasarkan bukti bertulis, sebab dan akibat dinyatakan, dan pegawai diberi hak untuk didengar sebelum keputusan menjejaskan perkhidmatannya.
2. Bagaimana anda mengendalikan 12 hari sijil sakit yang diserahkan lewat dan tiga hari ketidakhadiran tanpa makluman? Nyatakan prinsip yang digunakan, bukan hanya keputusan.
Read the worked answer
Prinsip. Ketidakhadiran hanya boleh diiktiraf sebagai cuti sakit jika ada sokongan perubatan yang sah dan diserahkan mengikut prosedur. Sijil yang lewat diserahkan tidak automatik batal, tetapi tidak juga automatik diterima: pegawai perlu diberi peluang menjelaskan kelewatan, dan penjelasan itu dinilai secara munasabah - contohnya dimasukkan ke hospital, kecemasan keluarga, atau kesilapan pentadbiran yang boleh disahkan.
Langkah. (a) Minta penjelasan bertulis bagi setiap kelewatan serahan sijil dan bagi tiga hari ketidakhadiran, dengan tarikh akhir yang munasabah dan dinyatakan dalam surat. (b) Sahkan ketulenan sijil dengan klinik atau doktor berkenaan mengikut saluran yang dibenarkan; jangan syak tanpa bukti, jangan terima tanpa semakan. (c) Jika penjelasan diterima, cuti sakit diiktiraf dan tiada tindakan lanjut bagi tempoh itu. (d) Jika tidak diterima, tempoh berkenaan diuruskan sebagai ketidakhadiran tanpa kebenaran, dan implikasi cuti (sama ada dipotong daripada cuti rehat atau diurus sebagai cuti tanpa gaji) ditentukan mengikut Perintah Am Bab C dan pekeliling perkhidmatan yang berkuat kuasa pada tarikh kejadian - kadar dan kelayakan mesti disemak dengan versi terkini, bukan diingati. (e) Jika didapati cuti sakit palsu, itu isu tatatertib berasingan yang lebih berat dan mesti dirujuk melalui proses formal.
Yang penting, jangan gunakan isu cuti ini sebagai hukuman tersembunyi terhadap permohonan cuti tanpa gaji beliau. Setiap isu dinilai atas faktanya sendiri, dan setiap keputusan direkodkan supaya boleh disemak semula jika pegawai membuat representasi.
3. Nasihatkan ketua jabatan tentang permohonan cuti tanpa gaji dua tahun itu, dengan mengambil kira kesan operasi dan status isu tatatertib.
Read the worked answer
Kedudukan asas. Cuti tanpa gaji ialah kemudahan yang tertakluk kepada kelulusan pihak berkuasa yang berkenaan, bukan hak automatik. Permohonan mesti dinilai dari tiga sudut: kelayakan di bawah Perintah Am Bab C dan pekeliling semasa, keperluan operasi jabatan, dan rekod perkhidmatan pemohon.
Penilaian. Dari sudut operasi, unit hanya mempunyai empat anggota dan projek pemutakhiran fail dijadualkan siap Ogos 2025; pelepasan dua tahun tanpa pelan pengganti akan meninggalkan jurang kemahiran dan risiko projek terbengkalai. Dari sudut tadbir urus, terdapat isu kehadiran yang belum diselesaikan; meluluskan cuti panjang sebelum isu itu diklarifikasi boleh dilihat sebagai pengelakan proses, dan boleh merumitkan siasatan kerana pegawai berada di luar pejabat.
Cadangan. (a) Tangguhkan keputusan muktamad sehingga penjelasan bertulis bagi isu kehadiran diterima dan direkod, supaya permohonan dinilai atas rekod yang lengkap; (b) minta pemohon mengemukakan pelan serah tugas, cadangan pengganti, dan tarikh mula pengajian yang disahkan oleh institusi; (c) pertimbangkan tempoh yang lebih pendek atau cuti tanpa gaji berperingkat jika dasar membenarkan, dengan syarat projek Ogos dilindungi; (d) jika ditolak atau diubah, berikan alasan bertulis yang jelas dan nyatakan saluran rayuan.
Elakkan menolak semata-mata kerana 'masalah kewangan keluarga' - itu bukan kriteria sah. Sebaliknya, keputusan mesti berpaksi kepada keperluan perkhidmatan dan kelayakan, dan sebab penolakan mesti boleh dipertahankan jika disemak.