Kes 3: Surat Rasmi yang Mengandungi Kesalahan Bahasa dan Format
Anda ialah pegawai penyelia di Pejabat Daerah Seri Murni. Seorang Pembantu Tadbir telah mengemukakan draf surat berikut untuk ditandatangani oleh pegawai daerah sebelum dihantar kepada Ketua Jabatan Pengangkutan di ibu pejabat. Draf itu perlu disemak dari segi format, bahasa dan ketepatan fakta sebelum diedarkan.
"Rujukan: PDSM/ADM/2025/118 Kepada: Ketua Jabatan Pengangkutan, Ibu Pejabat
Tuan Yang Di-Pertua, Adalah dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Saya adalah ingin memaklumkan bahawa mesyuarat penyelarasan akan diadakan pada 12hb Mei 2025, hari Selasa, jam 9.00 pagi, di mana kehadiran semua ketua unit adalah diwajibkan. 3. Para ketua unit sekalian diminta membawa laporan masing-masing dan hadir tepat pada masanya. Kelewatan tidak akan dilewatkan. 4. Kerjasama tuan adalah dihargai. Sekian, terima kasih. Yang benar, (tt) Siti Nurhaliza binti Ahmad Penolong Pegawai Tadbir"
Pegawai daerah meminta anda menyerahkan semakan bertulis sebelum jam 4 petang hari ini.
1. Kenal pasti sekurang-kurangnya enam kesalahan dalam draf ini. Bagi setiap satu, nyatakan pembetulan dan sebabnya.
Read the worked answer
Tiada tarikh surat dan tiada nombor rujukan kami yang lengkap. Surat rasmi kerajaan mesti mempunyai tarikh penuh di bawah alamat penerima, dan rujukan kami yang boleh dijejaki. Tanpa tarikh, surat tidak boleh dikira sebagai notis sah untuk mesyuarat.
Alamat penerima tidak lengkap. 'Ketua Jabatan Pengangkutan, Ibu Pejabat' tidak menyatakan nama ibu pejabat dan alamat penuh; surat sukar dihantar dan direkod dengan betul.
Sapaan 'Tuan Yang Di-Pertua' tidak kena pada tempatnya. Penerima ialah ketua jabatan, maka sapaan yang betul ialah 'Tuan,'. 'Yang Di-Pertua' digunakan untuk Speaker Dewan atau pengerusi badan tertentu.
Struktur 'Adalah dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas' janggal. Bentuk lazim ialah 'Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk' atau 'Saya merujuk kepada perkara di atas'.
'Saya adalah ingin memaklumkan' salah. 'Adalah' tidak boleh menjadi kata pemeri di hadapan kata kerja; betulkan menjadi 'Saya ingin memaklumkan bahawa...'.
'12hb Mei 2025' tidak mengikut gaya baku. Tulis '12 Mei 2025'. Tarikh juga tidak perlu diikuti koma.
Hari tidak sepadan dengan tarikh. 12 Mei 2025 ialah hari Isnin, bukan Selasa. Kesilapan fakta dalam surat rasmi boleh menyebabkan ketidakhadiran dan membatalkan keputusan mesyuarat.
'Di mana' digunakan sebagai penghubung dalam bahasa Melayu rasmi. Gantikan dengan 'dan' atau bina ayat baharu: '...jam 9.00 pagi. Kehadiran semua ketua unit adalah diwajibkan.'
'Para ketua unit sekalian' berlebihan. 'Para' sudah membawa makna jamak; cukup 'Para ketua unit'.
'Kelewatan tidak akan dilewatkan' tidak bermakna. Maksud sebenar mungkin 'Kelewatan tanpa makluman munasabah akan direkodkan'.
'Kerjasama tuan adalah dihargai' janggal. Gunakan 'Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih' atau ringkasnya 'Kerjasama tuan amat dihargai'.
2. Tulis semula surat itu sepenuhnya dalam format rasmi yang betul. Kekalkan maksud asal dan tambah hanya maklumat yang memang tersedia dalam draf.
Read the worked answer
Ruj. Kami: PDSM/ADM/2025/118 Tarikh: 5 Mei 2025
Ketua Jabatan Pengangkutan Ibu Pejabat Pengangkutan Jalan Persekutuan 41000 Klang, Selangor
Tuan,
MESYUARAT PENYELARASAN PENGANGKUTAN DAERAH SERI MURNI
Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
- Sukacita dimaklumkan bahawa mesyuarat penyelarasan akan diadakan seperti berikut:
Tarikh: 12 Mei 2025 (Isnin) Masa: 9.00 pagi Tempat: Bilik Mesyuarat Utama, Pejabat Daerah Seri Murni
Kehadiran semua ketua unit adalah diwajibkan. Para ketua unit diminta membawa laporan masing-masing dan hadir tepat pada masanya.
Sebarang kelewatan hendaklah dimaklumkan kepada Urus Setia Mesyuarat sebelum 9 Mei 2025 bagi membolehkan rekod kehadiran diselaraskan.
Kerjasama tuan amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
'BERKHIDMAT UNTUK NEGARA'
Saya yang menurut perintah,
(tt) Siti Nurhaliza binti Ahmad Penolong Pegawai Tadbir Pejabat Daerah Seri Murni
s.k. Pegawai Daerah Seri Murni
Nota semakan: Tarikh surat 5 Mei 2025 dan tarikh akhir makluman kelewatan ditambah sebagai maklumat pentadbiran biasa; tempat mesyuarat perlu disahkan dengan urus setia kerana draf asal tidak menyatakannya. Jika pejabat daerah tidak menggunakan cogan kata 'Berkhidmat Untuk Negara', baris itu boleh ditinggalkan mengikut amalan pejabat.
3. Selain bahasa, apakah semakan ketepatan dan tadbir urus yang perlu anda lakukan sebelum surat ini ditandatangani?
Read the worked answer
Bahasa yang betul tidak bermakna surat itu selamat dihantar. Semakan ketepatan perlu dibuat dahulu kerana kesilapan fakta dalam surat rasmi memberi kesan perundangan dan operasi.
Pertama, sahkan tarikh, hari, masa dan tempat mesyuarat dengan urus setia dan kalendar pegawai daerah. Kesilapan hari (Selasa berbanding Isnin) akan menyebabkan ketidakhadiran yang tidak dapat dipulihkan. Kedua, sahkan senarai penerima sebenar - sama ada surat perlu dialamatkan kepada ketua jabatan atau kepada pegawai yang dinamakan, dan sama ada salinan perlu dihantar kepada pihak lain. Ketiga, pastikan surat tidak mencipta kewajipan baharu yang belum diluluskan, contohnya mewajibkan kehadiran semua ketua unit jika arahan asal hanya untuk wakil unit.
Dari sudut tadbir urus, surat rasmi kerajaan mesti ditandatangani oleh pegawai yang mempunyai kuasa, direkodkan dalam daftar surat keluar, dan disimpan salinannya. Draf ini juga perlu disemak oleh pegawai yang lebih kanan jika kandungannya menyentuh arahan wajib. Jika surat dihantar melalui e-mel, simpan versi PDF bertandatangan dan catat tarikh penghantaran.
Akhir sekali, maklumkan kepada penulis draf tentang kesilapan yang berulang, terutamanya pengiraan hari dan penggunaan 'adalah', supaya pembetulan menjadi pembelajaran dan bukan sekadar pembetulan satu dokumen.