Secrétariat et bureautique : techniques de secrétariat et outils bureautiques
Ce domaine évalue les techniques de secrétariat et la maîtrise des outils bureautiques. Il porte sur la rédaction administrative, la gestion documentaire et l'usage professionnel des logiciels.
Écrits professionnels
- La lettre administrative suit un plan : objet, référence, contexte, décision, formule de politesse.
- La note de service est interne, descendante et impérative.
- La circulaire commente ou précise l'application d'un texte.
- Le compte rendu rapporte des faits ; le procès-verbal constate officiellement une réunion.
Organisation et bureautique
Le classement doit permettre une recherche rapide : ordre alphabétique, chronologique ou thématique. Un tableau Excel utilise des formules simples comme SOMME, MOYENNE, SI et RECHERCHEV, et un tableau croisé dynamique pour synthétiser. Un courriel professionnel a un objet explicite, un message court et des pièces nommées clairement.
Exemple raisonné
Le directeur veut informer les chefs de service d'une nouvelle procédure interne. On rédige une note de service, car le message est interne, descendant et obligatoire. On n'utilise pas une circulaire, réservée à l'interprétation d'un texte réglementaire, ni une lettre administrative, destinée à un correspondant extérieur.
Pièges
Confondre note de service et note de synthèse. Oublier la confidentialité d'un document. Utiliser une formule de politesse dans une note interne. Enregistrer un fichier sans nom ni version.