規程の用語統一--保証・保障・補償と、作成・作製、改訂・改定
あなたは従業員800名の住宅設備会社の法務部にいて、社内規程の用語統一を任されている。用語集は現在120語を収録しているが、このうち18語は複数の表記が混在したままだ。先月、経理規程と契約規程で同じ場面に「保証」と「保障」が使われていることを監査で指摘され、部長から「来月末までに全部潰せ」と言われた。用語集は規程本文だけでなく、営業が顧客に渡すパンフレットや、コールセンターの応対スクリプトにも反映される。したがって、法律の専門家にも現場にも説明できる基準でなければならない。あなたは候補を三つの組に絞り、それぞれ代表的な文例を一つずつ用意して、次回の用語検討会（参加者7名、うち法務3名・営業2名・経理2名）に諮ることになった。 (1)「機器の故障に備えてメーカーの（ ）期間を確認する」 (2)「社会保険は従業員の生活を（ ）する」 (3)「事故でけがをした利用者への（ ）を行う」 (4)「規程集を（ ）する」と「試作品を（ ）する」 (5)「条文を（ ）する」と「料金表の数値を（ ）する」
1. (1)〜(3)の空欄に「保証」「保障」「補償」のいずれを入れるか、それぞれ理由を添えて答えなさい。
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答え：(1)保証 (2)保障 (3)補償
三語は漢字の字義で切り分けられる。(1)の「保証」は「証」の字が示すとおり、品質や契約の内容を請け負い、間違いないと証明する意味で、保証期間・品質保証のように使う。(2)の「保障」は「障」、つまり障りを防ぐという発想で、権利や生活が損なわれないよう守る意味になり、社会保障・生活保障といった公的な文脈で使う。(3)の「補償」は「償」の字のとおり、生じた損害を金銭などで埋め合わせる意味で、事故や工事の損害賠償の場面に収まる。
判断の近道は、相手が「モノ・契約」なら保証、「暮らし・権利」なら保障、「金銭で埋める損害」なら補償と覚えることだ。用語集にはこの三行の対応表を載せ、営業資料でも同じ使い方をするよう注記する。
2. (4)の「作成」と「作製」はどう使い分けるか、用語集に載せる説明を書きなさい。
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答え：文書・計画など形のないものは「作成」、物品や材料を加工して作るものは「作製」。
「作成」は書類・規程・報告書・計画など、材料を加工するわけではない対象に使う。規程集・議事録・マニュアルはすべて作成である。これに対し「作製」は、部品や素材を組み立てたり加工したりして一つの物にする場合に使い、試作品・試作機・看板・図面の現物などがこれにあたる。
紛らわしいのは、同じ「資料」でも中身の文書を指すなら作成、模型や見本を指すなら作製になる点だ。用語集では対象の例を並べるだけでは足りないので、「材料を加工するか否か」という判定基準を一文で添える。この基準があれば、営業が現場で判断に迷ったときも同じ結論にたどり着ける。
3. (5)の「改訂」と「改定」は何を基準に選ぶか。規程と料金表という二つの文例を使って説明しなさい。
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答え：条文を「改訂」、料金表の数値を「改定」。
「改訂」は「訂」の字が示すとおり、文章や内容の誤り・古くなった記述を正す場合に使う。規程の条文を直す、教科書を改訂する、といった対象はこちらである。一方「改定」は、一度決めたものを改めて定めるという意味で、料金・基準・制度のように数値や条件を新しく設定し直す場合に使う。料金表の数値を改定する、最低賃金を改定する、がその例だ。
ただし実際の規程では、条文の修正と料金の見直しが同時に起きる。その場合は「規程を改訂し、別表の料金を改定する」と動作を分けて書くと、何をしたのかが読み手に伝わる。用語集にはこの複合例も併記しておきたい。