Kastekort en btw in de kantinekas
Jayden loopt stage bij de penningmeester van voetbalvereniging FC De Meet. Hij beheert de kantinekas. Afspraak: in de kas zit altijd €200,00 wisselgeld. Op zaterdag zijn volgens het kassasysteem €687,50 aan contante ontvangsten geboekt; pinbetalingen (€312,40) gaan rechtstreeks naar de bank en blijven buiten de kas. Jayden heeft contant betaald: een levering bier van €121,00 inclusief 21% btw en een levering snacks van €54,50 inclusief 9% btw. Beide bonnen zitten in het laatje. Bij het tellen aan het eind van de dag vindt hij €701,40. Er zat ook een briefje van €20 tussen dat niet in het kassasysteem staat; Jayden denkt dat een bardienst van vorige week het vergeten is te noteren. De penningmeester is op vakantie en Jayden moet maandag de kas overdragen aan een medestagiair. Hij twijfelt of hij het tekort zelf moet aanvullen om gedoe te voorkomen.
1. Bereken de verwachte kasinhoud en het kastekort of -overschot. Laat de berekening zien.
Read the worked answer
Verwachte kasinhoud:
- Beginbedrag wisselgeld: €200,00
- Contante ontvangsten: €687,50
- Contante uitgaven: €121,00 + €54,50 = €175,50
- Verwacht: 200,00 + 687,50 − 175,50 = €712,00
Geteld: €701,40
Verschil: 701,40 − 712,00 = −€10,60, dus een kastekort van €10,60.
De pinbetalingen van €312,40 doen niet mee: dat geld is nooit in de kas geweest. Hetzelfde geldt voor de btw op de bonnen - die zit in het betaalde bedrag en is dus al als uitgave verwerkt; je mag hem er niet nog eens aftrekken.
Het losse briefje van €20,00 hoort niet zonder boeking in de kas. Als het inderdaad een ontvangst van vorige week is, hoort het bij de kas van vorige week en niet bij die van vandaag. Jayden mag het dus niet gebruiken om het tekort weg te poetsen: dan zou hij een tekort van €10,60 verbergen met geld dat niet van deze dag is. Hij legt het briefje apart met een notitie van datum, vindplaats en zijn vermoeden, en meldt het bij de overdracht.
2. Bereken de btw die in de twee bonnen zit. Laat de berekening zien en leg uit waarom je niet 21% van €121,00 mag nemen.
Read the worked answer
Bij een bedrag inclusief btw geldt: excl = incl / (1 + btw-percentage).
Bier (21%): €121,00 / 1,21 = €100,00 exclusief. Btw = 121,00 − 100,00 = €21,00. Controle: 21% van €100,00 = €21,00. Klopt.
Snacks (9%): €54,50 / 1,09 = €50,00 exclusief. Btw = 54,50 − 50,00 = €4,50. Controle: 9% van €50,00 = €4,50. Klopt.
Totaal btw: €21,00 + €4,50 = €25,50.
Waarom 21% van €121,00 fout is: dan reken je btw over een bedrag waar de btw al in zit. Je krijgt dan €25,41, terwijl het juiste bedrag €21,00 is. Het verschil ontstaat doordat €121,00 gelijk is aan 121% van het bedrag exclusief btw, niet aan 100%. Dezelfde fout bij de snacks zou €4,91 geven in plaats van €4,50.
Voor de administratie: de btw is geen opbrengst van de kantine en hoort niet in het kasresultaat thuis als winst. De penningmeester verwerkt de btw uit de bonnen in de boeking; Jayden bewaart de bonnen en noteert de bedragen zoals ze op de bon staan.
3. Wat moet Jayden met het kastekort doen? Geef minstens drie concrete stappen en leg uit waarom hij het tekort niet zelf aanvult.
Read the worked answer
Stap 1 - registreren, niet repareren. Noteer €10,60 als kastekort in het kasboek, met de datum en de getelde bedragen. Het tekort is een gegeven, geen fout die je wegmoet werken.
Stap 2 - melden bij de overdracht. Vertel het maandag meteen aan de medestagiair en informeer de penningmeester (mail of app). Wacht niet tot hij terug is: hoe langer het ligt, hoe minder goed je nog kunt reconstrueren wat er is gebeurd.
Stap 3 - oorzaak zoeken zonder schuldige aan te wijzen. Mogelijke oorzaken: verkeerd wisselgeld teruggegeven, een ontvangst die niet is geboekt, een bon die kwijt is, of het losse briefje van €20,00 dat bij een andere dag hoort. Loop het kassasysteem na en tel samen opnieuw.
Waarom niet zelf aanvullen: ook al is €10,60 klein, als Jayden het uit eigen zak bijlegt, klopt de administratie niet meer. Het tekort verdwijnt uit beeld, terwijl er misschien iets structureel mis is met het kasproces. Bovendien wekt zelf aanvullen de indruk dat hij iets te verbergen heeft. Hij is verantwoordelijk voor een eerlijke registratie, niet voor een kloppend saldo tegen elke prijs.
Voorkomen: laat twee mensen tellen en aftekenen, spreek een vast wisselgeldbedrag af, bewaar bonnen direct in een mapje in plaats van los in het laatje, en noteer afwijkende bedragen meteen. Herhaalt het tekort zich, dan is dat reden om het bestuur in te lichten.