Late levering van een Britse leverancier
Van Loon Lighting importeert led-armaturen uit het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf bestelde 120 armaturen bij BrightLine Ltd voor £42 per stuk, met afgesproken levering op 10 maart. Van Loon heeft een project waarbij uiterlijk op 15 maart 100 armaturen gemonteerd moeten zijn. Bij te late oplevering geldt een boete van €750 per dag, met een maximum van €3.000. In het magazijn liggen nog 30 armaturen van dezelfde kwaliteit. Op 6 maart mailt BrightLine: 'Due to a customs delay, the shipment will arrive on 24 March. If you accept the delay, we can offer a 5% discount on this order. If not, you may cancel without penalty.' Een Nederlandse leverancier kan binnen drie dagen 70 vergelijkbare armaturen leveren voor €58 per stuk. De wisselkoers is £1 = €1,17. De directeur wil de goedkoopste oplossing, maar ook de relatie met BrightLine voor toekomstige orders behouden. Hij vraagt zich af of hij moet annuleren, de vertraging moet accepteren of moet onderhandelen.
1. Bereken de kosten van twee opties in euro's: (a) de vertraging accepteren en de boete betalen; (b) de order annuleren en 70 armaturen bij de Nederlandse leverancier kopen, met 30 uit voorraad. Gebruik £1 = €1,17 en laat zien welke kosten je meetelt.
Read the worked answer
Optie A: vertraging accepteren
- Orderbedrag: 120 × £42 = £5.040.
- Met 5% korting: £5.040 × 0,95 = £4.788.
- In euro's: £4.788 × 1,17 = €5.601,96.
- Levering op 24 maart in plaats van uiterlijk 15 maart: 9 dagen te laat. De boete is €750 per dag, maar gemaximeerd op €3.000. Dus €3.000 boete.
- Totale kosten: €5.601,96 + €3.000 = €8.601,96.
Optie B: annuleren en Nederlands inkopen
- 70 armaturen × €58 = €4.060.
- 30 armaturen uit voorraad. De voorraad heeft waarde: 30 × £42 × 1,17 = €1.474,20.
- Economische kosten: €4.060 + €1.474,20 = €5.534,20.
- Geen boete, want de 100 armaturen zijn op tijd beschikbaar.
Verschil: optie B is ongeveer €3.067,76 goedkoper. Alleen de cash-out van optie B is €4.060, maar de voorraad is niet gratis; daarom is de economische vergelijking eerlijker.
2. Geef een onderbouwd advies. Betrek naast de berekening minstens twee kwalitatieve factoren.
Read the worked answer
Advies: annuleer de order bij BrightLine en koop de ontbrekende 70 armaturen bij de Nederlandse leverancier. Optie B kost ongeveer €5.534,20 aan economische kosten; optie A kost ongeveer €8.601,96. Het verschil is ruim €3.000, vooral door de boete. De Nederlandse leverancier levert binnen drie dagen, dus de projectdeadline van 15 maart blijft haalbaar.
Kwalitatieve factoren: (1) Betrouwbaarheid en klantrelatie: een boete en een te late oplevering kunnen de relatie met de opdrachtgever schaden. Op tijd leveren weegt zwaar. (2) Relatie met BrightLine: die blijft behouden als je snel, zakelijk en vriendelijk cancelt en aangeeft dat je graag opnieuw zaken doet. Vraag bijvoorbeeld om voorrang bij de volgende zending of een korting op een toekomstige order. (3) Kwaliteit: de Nederlandse armaturen zijn vergelijkbaar, dus er is geen technische reden om te wachten.
Randvoorwaarde: laat de Nederlandse leverancier schriftelijk bevestigen dat 70 stuks binnen drie dagen leverbaar zijn. Als dat niet lukt, wordt onderhandelen met BrightLine over luchtvracht of het overnemen van de boete alsnog interessant.
3. Schrijf een korte e-mail in het Engels (60-90 woorden) aan BrightLine waarin je je beslissing uitlegt en de relatie goed houdt.
Read the worked answer
E-mail:
Dear [Name],
Thank you for your message and for offering a discount. Unfortunately, we cannot accept the delay: our project deadline is 15 March and the daily penalty is too high. We therefore cancel this order without penalty, as you proposed. We value our relationship and would like to discuss future orders. Could you confirm the cancellation and let us know whether you can prioritise our next shipment?
Kind regards, [Name] Van Loon Lighting
Toelichting: de e-mail is kort, noemt de reden (deadline en boete), maakt gebruik van de aangeboden annulering zonder boete en houdt de deur open voor toekomstige zaken. Zo blijft de toon professioneel zonder de schade te verdoezelen.