Administratieve en secretariële vaardigheden
Administratieve en secretariële vaardigheden toetst of je een ondersteunende rol professioneel invult: post verwerken, afspraken plannen, vergaderingen voorbereiden, notuleren, archiveren en zakelijk corresponderen.
Post en agenda
- Postverwerking: ontvangen, openen, scannen, registreren, verdelen en afdoen. Markeer vertrouwelijke post en noteer de afhandeling in het systeem.
- Agenda: noteer de duur, locatie, deelnemers en benodigde stukken. Plan reistijd en voorkom dubbele boekingen; bevestig afspraken per e-mail.
Vergaderen en notulen
- Een vergadering heeft een oproep met agenda, vergaderstukken en een voorzitter. Notulen zijn geen woordelijk verslag: leg besluiten, actiepunten, eigenaar en deadline vast.
- Actiepunten krijgen een naam en datum; zonder eigenaar verdwijnen ze. Controleer na de vergadering of alle besluiten juist zijn genoteerd.
Archief en privacy
- Archief: dynamisch (in gebruik), semi-statisch (af en toe nodig), statisch (bewaren). Volg bewaartermijnen en gooi niet te vroeg weg.
- AVG: verwerk persoonsgegevens alleen met een doel, beveilig ze en bewaar ze niet langer dan nodig. Geef geen klantgegevens door zonder grondslag.
Correspondentie
- Zakelijke e-mail: duidelijke onderwerpregel, aanhef, korte alinea's, concrete actie en ondertekening. Gebruik 'u' als de relatie formeel is.
Uitgewerkt voorbeeld
Je krijgt een klacht over een te late levering. Registreer datum, afzender en ordernummer; stuur binnen één werkdag een ontvangstbevestiging met excuses en een nieuwe leverdatum. Leg de afspraak vast in het klantdossier en zet een actiepunt in de agenda. In de notulen komt: 'Besloten is de leverancier om een nieuwe leverdatum te vragen; J. de Vries informeert de klant uiterlijk vrijdag.'
Valkuilen
- Notulen als letterlijk verslag schrijven; daardoor verdwijnen de besluiten.
- Actiepunten zonder eigenaar of deadline noteren.
- Vertrouwelijke post in een open archief bewaren.
- Persoonsgegevens langer bewaren dan nodig of zonder doel verzamelen.