Opzegging voetbalclub na blessure
Je bent 15 jaar en lid van voetbalclub FC De Trap. Je hebt je voorste kruisband gescheurd en de arts zegt dat je vier maanden niet mag sporten. Je wilt je lidmaatschap per 1 maart beëindigen. Het huishoudelijk reglement zegt: opzeggen per e-mail, met naam, lidnummer en reden; de opzegtermijn is twee maanden; bij een medische reden kan het bestuur afwijken als er een doktersverklaring meegaat. Het is 10 januari. Je lidnummer is 4821. De contributie wordt automatisch geïncasseerd op de 25e van elke maand. Je wilt voorkomen dat de incasso van februari doorgaat. Je hebt een doktersverklaring van het ziekenhuis. De ledenadministratie is bereikbaar via [email protected]. Je hebt nog nooit eerder een e-mail naar het bestuur gestuurd en weet niet of je 'je' of 'u' moet gebruiken. De club heeft een informele toon op sociale media, maar het reglement spreekt van 'schriftelijk verzoek aan het bestuur'.
1. Schrijf de e-mail aan de ledenadministratie. Zorg dat alle verplichte gegevens erin staan en dat de toon past bij de situatie.
Read the worked answer
Model-e-mail: Onderwerp: Opzegging lidmaatschap 4821 wegens blessure
Beste ledenadministratie,
Mijn naam is [naam] en ik ben 15 jaar. Ik ben lid van FC De Trap onder lidnummer 4821. Ik wil mijn lidmaatschap per 1 maart beëindigen. Ik heb mijn voorste kruisband gescheurd en mag van de arts vier maanden niet sporten. Als bijlage stuur ik de doktersverklaring mee. Omdat de contributie op de 25e automatisch wordt geïncasseerd, verzoek ik u vriendelijk de incasso van februari te stoppen. Kunt u mij bevestigen dat de opzegging is ontvangen en dat de incasso is aangepast?
Met vriendelijke groet, [naam]
Redenering: Ik kies een zakelijke maar vriendelijke toon omdat dit een administratief verzoek is. Ik noem naam, lidnummer en reden, omdat het reglement die eist. De einddatum 1 maart maakt duidelijk waarom ik ondanks de opzegtermijn van twee maanden om een uitzondering vraag. De doktersverklaring noem ik als bijlage, omdat medische redenen alleen met verklaring kunnen afwijken. De vraag over de incasso is extra, maar praktisch: zonder die vraag wordt februari mogelijk toch afgeschreven.
2. Leg uit waarom je in deze e-mail 'u' gebruikt en niet 'je', ook al is de club op sociale media informeel. Gebruik een gegeven uit de setup.
Read the worked answer
Ik kies 'u' omdat dit een formele schriftelijke opzegging aan de ledenadministratie is, niet een chatbericht. Het reglement spreekt van een 'schriftelijk verzoek aan het bestuur'; dat vraagt om beleefde afstand. De informele toon op sociale media geldt voor promotie, niet voor een administratieve aanvraag. Omdat de afzender nog nooit contact had en een uitzondering op de opzegtermijn vraagt, is 'u' veiliger. 'Je' kan onprofessioneel lijken en de kans verkleinen dat het bestuur soepel meewerkt. De inhoud blijft vriendelijk, maar de vorm is zakelijk.
3. Welke informatie is verplicht volgens het reglement en welke informatie is extra? Noem twee verplichte gegevens en één extra gegeven.
Read the worked answer
Verplicht zijn: naam, lidnummer en reden. De reden is hier de knieblessure; de doktersverklaring hoort erbij omdat het reglement bij medische redenen om een verklaring vraagt. De gewenste einddatum (1 maart) is nodig om de opzegtermijn te kunnen beoordelen. Extra is bijvoorbeeld de vraag om de incasso van februari te stoppen: dat staat niet in het reglement, maar voorkomt een automatische afschrijving. Ook de mededeling dat dit het eerste contact is, is extra.